Manos sudorosas, transpiración, aceleración cardiaca… Usted esta a punto de decirle a su audiencia algo que ellos no quieren escuchar. ¿Cual es la mejor forma de hacerlo? Aquí hay una lista de chequeo!
1. Tener algo de perspectiva:
Los políticos pasan sus días tratando de argumentar sus ideas con personas con puntos de vista totalmente opuestos. En grabaciones o en debates, son vistos como Rottweilers – e incluso, en escenarios cotidianos- Si, su audiencia puede en cualquier momento interrumpirle y molestarle con preguntas, incluso abuchearle. Pero el problema no es usted, es el mensaje que esta tratando de transmitir. Mantenga esto presente, usted es bueno y tiene una gran ventaja psicológica, esta tratando de transmitir un mensaje poco conocido.
2. Preparar
Usted siempre sabrá de antemano las probabilidades de encontrarse con una audiencia hostil. Así que, antes de presentar, asegúrese de haber analizado su público. Podrá hacer muchísimo para minimizar incluso, evitar una reacción negativa por parte de su audiencia. ¿Cómo? Anticipándose a la posible reacción que tendrá su publico frente a lo que esta diciendo. Póngase en sus zapatos. Imagine que tiene que decirle a sus empleados de que se recortará el presupuesto en un 10%. Si usted es el gerente o director y es quien ha tomado la decisión, será mejor que tenga todas las razones para justificarlo a su alcance. Pero si esta hablando en nombre de la junta directiva, será mucho más importante entender, -y creer- las razones porque fue tomada la decisión. Así que, tómese el tiempo para reunir todos los argumentos. Escríbalos. Coméntelos con un compañero o consigo mismo en voz alta. ¿Cree usted mismo lo que va a decir? ¿Puede justificar la decisión?
En la preparación, concéntrese en cada tema que pueda desencadenar emociones negativas, anticípese a cada rechazo que pueda venir por parte de su público, reconózcalo, y ubíquelo en el contexto de su exposición, de manera que sirva de soporte a su presentación. Enmarcar cada tema o asunto de la manera más conveniente a lo que esta diciendo, ayudara a lograr su objetivo.
3. Cuenta la historia tan positiva como honesta se pueda:
Hay algunas razones por las que el presupuesto debe ser recortado, clarifíquelas. Y, crucialmente use algunas comparaciones para mostrar que la situación podría ser peor. Por ejemplo:
“La compañía hace tres años estaba creciendo alrededor de un 30% al año, luego vino la crisis bancaria. De pronto los clientes no pudieron costear más la compra de nuestros productos.
Todos en ésta sala han visto que ha ocurrido con el departamento de Marketing: ellos han perdido muy buenos compañeros. Yo he determinado, que ha diferencia de marketing, de este departamento nadie será despedido. Pero para pagar vuestros salarios, se deberá recortar los gastos y presupuestos de otras áreas. Por lo que a partir de este momento se desautoriza los viajes en clase ejecutiva. Esto lo revisaremos dentro de 6 meses”.
Exitosamente usted ha contextualizado la situación. Después de todo, qué es peor: perder su trabajo o extra espacio para sus piernas en el asiento del avión. Y usted ha dado a entender que dicho recorte será solo temporal.
4. Algunos asuntos no pueden ser removidos…
Si sabe que ellos vienen a por usted, abórdelos de frente. Usted podrá presentar de forma tal, que pueda apaciguar cualquier situación. Además, direccionando temas sensibles como parte de sus observaciones generales, al menos mostrará que le interesan sus oyentes.
Al mismo tiempo, no se exceda cuando se anticipe a una respuesta negativa. Vaya con el conocimiento de su audiencia y su instinto para juzgar en que asuntos profundizar, en que camino direccionar en su presentación y, que deberá dejar de lado. Ciertamente usted no querrá profundizar en un tema que no esta en primer lugar de la mente de alguien.
5. Tenga en cuenta la expresión de su cuerpo:
Un estudio frecuentemente citado, llevado a cabo por el profesor Albert Mehrabian, de la Universidad de California encontró, que la mayor parte de la información que obtenemos, lo hacemos a través de la comunicación o lenguaje no verbal. El lenguaje de su cuerpo es más confiable que lo que dicen sus palabras. Por lo tanto, cuando se encuentre hablando frente a una audiencia deberá saber que su cuerpo esta comunicando y enviando señales que darán a su publico un significado de que el mensaje que esta transmitiendo es cierto.
Es por eso, que si usted tiene dudas de la credibilidad de la información o no esta seguro de que posición asumir, sus palabras y lenguaje corporal mostraran esto. Una audiencia crítica y pensativa inmediatamente percibirá esto.
Aquí hay algunos comentarios extra acerca del lenguaje no verbal. Centrándose en la convicción y el valor de su mensaje, y manteniendo una conexión con el público a través del contacto visual, usted manifestara que esta atento y que el mensaje esta siendo captado por la audiencia.
6. Cuando las cosas van de mal en peor:
¿Qué sucede cuando usted se ha preparado a fondo, pero algunos de sus oyentes aún no están satisfechos? ¿Cómo hacer frente a aquellos que están abiertamente en desacuerdo con usted o que lo desafían?
Éstos son algunos consejos:
• Mantenga la calma a toda costa. Si devuelve el fuego, sólo va a fomentar un comportamiento más negativo.
• No juzgue a su audiencia completa por las reacciones de unos pocos. Ellos no representan las opiniones de todos. Aquellas personas que interrumpen y levantan su voz para imponerse, no solo ofenden a quien expone sino también al resto de la audiencia.
Asegúrese de direccionar el tema que esta tratando pero no a alguien en específico. No le preste demasiada atención a una sola persona ni mucho menos cree una actitud crítica y defensiva frente a alguien.
Puede buscar otros criterios que le ayuden a construir su presentación. Eso no significa que usted deba retractarse cuando toda su investigación le dice que tiene razón. Buscar diferentes opiniones en común no es una forma de comprometerse. Usted puede reconocer el punto de vista de otra persona sin estar de acuerdo con él.
Evite ofrecer más datos u opiniones que puedan desencadenar mas desacuerdo.
Evite ser involucrado en un intercambio contradictorio. Una vez que haya cubierto un tema tan a fondo como lo desea, ponga fin a la discusión diciendo simplemente que usted ha explicado su posición, pero ahora es tiempo de seguir adelante. Usted también podrá ofrecer extender la discusión, después de terminada la presentación.
No interrumpir cuando alguien con una vaga opinión disidente en otro tema o parece a punto de dar una presentación de lo suyo. Deje en claro que el tiempo es corto y que desea concentrarse en la agenda del día. Es mejor prevenir que curar. Evite ser pisoteado por una multitud enfurecida.
Consejos para presentar