El éxito de cualquier empresa depende de su capacidad para adaptarse, innovar y navegar estratégicamente a través de retos y oportunidades. Para ello son fundamentales las reuniones estratégicas, importantes encuentros en los que los equipos se reúnen para intercambiar ideas, planificar y trazar el rumbo del futuro.

Organizar una reunión estratégica eficaz exige disponer de las herramientas y los recursos adecuados para favorecer la colaboración, agilizar la comunicación e impulsar resultados procesables. En este blog analizamos las mejores herramientas y tecnologías necesarias para el éxito de las reuniones estratégicas. Desde la preparación previa a la reunión hasta el seguimiento posterior, exploraremos cómo aprovechar las herramientas adecuadas para mejorar la productividad, fomentar la creatividad y, en última instancia, impulsar a su organización hacia sus objetivos.

¿Qué es una reunión estratégica?

Una reunión estratégica es una oportunidad para que las partes interesadas se reúnan y debatan sobre la mejor manera de diseñar y llevar a cabo una estrategia eficaz para la empresa. Por lo general, se referirá a cómo la empresa puede utilizar los recursos de forma eficaz y satisfactoria para alcanzar sus objetivos.

En el mejor de los casos, la dirección ya habrá formulado una estrategia empresarial lista para su aplicación. A continuación, corresponde a las partes interesadas determinar la mejor manera de ejecutar esa estrategia.

La importancia de las reuniones estratégicas

Una estrategia empresarial será, por lo general, un objetivo amplio y global. Por eso es importante dividir esta estrategia en objetivos más pequeños y manejables. Una reunión estratégica permite dedicar tiempo a este fin.

Una reunión estratégica también significa que las partes interesadas de toda la empresa pueden reunirse para compartir sus puntos de vista y experiencia, garantizando que la estrategia sea alcanzable para toda la empresa. Colaborando, puede diseñarse un plan completo y detallado que todos los miembros de la empresa puedan seguir.

Durante una reunión estratégica, personas de todos los departamentos tendrán la oportunidad de contribuir a la mejor manera de ejecutar la estrategia empresarial. También pueden plantear cualquier preocupación que puedan tener sobre los retos a los que podrían enfrentarse y tener la oportunidad de diseñar planes de contingencia.

Una reunión estratégica, por tanto, es esencial para que una empresa pueda llevar a cabo con éxito su estrategia. Ofrece a las partes interesadas unos objetivos y una dirección claros y alcanzables, de modo que todos sepan hacia dónde se dirige la empresa y cómo lo conseguirán juntos.

¿Qué herramientas se necesitan para una reunión estratégica?

Para maximizar la eficacia de su reunión estratégica, es importante utilizar las herramientas adecuadas. La reunión estratégica constará de tres fases principales -previa a la reunión, la reunión propiamente dicha y la reunión posterior- que requerirán diferentes herramientas.

Herramientas esenciales previas a la reunión

Antes de la reunión estratégica, el objetivo será reunir a las personas necesarias y crear un espacio para compartir documentos y conocimientos. Por lo tanto, tendrás que utilizar aplicaciones de programación para asegurarte de que todo el mundo sabe cuándo y dónde se celebrará la reunión y establecer una plataforma de colaboración.

Programación

Es posible que tu empresa ya utilice una aplicación de programación y/o calendario para organizar reuniones, y lo mejor será utilizar aquella con la que tus compañeros ya estén familiarizados. Cuando programe la reunión, deje claro dónde se celebrará. Si la reunión se va a celebrar virtualmente por videoconferencia, incluye instrucciones claras sobre cómo participar en la invitación.

Si la reunión se va a celebrar en persona, ten en cuenta si alguien necesitará conectarse a distancia. Este puede ser el caso si tiene trabajadores híbridos y/o personas que trabajan en el extranjero. Asegúrate de que tu sala de reuniones cuenta con el equipo necesario, como un teléfono para conferencias telefónicas o un ordenador portátil para que las personas se unan a través de vídeo.

Comunicación y colaboración

El periodo previo a la reunión será un buen momento para crear tu espacio de colaboración e intercambio de archivos. Disponer de ella antes de la reunión te permitirá compartir los documentos que necesitas que los demás lean antes de la reunión estratégica. También significa que los asistentes podrán utilizarla inmediatamente después de la reunión, para que todos puedan empezar a trabajar de inmediato.

Es posible que su empresa ya utilice una aplicación específica de comunicación y mensajería, como Slack o Microsoft Teams. Si es así, puedes crear un canal específico para la reunión de estrategia y añadir a todo el mundo a él, para que puedan comunicarse entre sí sobre el proyecto.

Si vas a colaborar en documentos, puede que necesites una plataforma más específica para compartir documentos, como Google Workspace. Esto permite a las personas trabajar juntas en documentos, además de enlazar fácilmente con Google Chat y Google Meet, que pueden utilizarse para comunicarse y celebrar reuniones a distancia.

Si el proyecto requiere una colaboración más profunda, puede ser necesaria una plataforma de gestión de proyectos más completa, como Basecamp o Monday.com. Esto le permitirá crear y asignar tickets, fijar plazos y tenerlo todo en un solo lugar y fácilmente accesible para las partes interesadas.

Herramientas para durante la reunión estratégica

Durante la reunión estratégica, tendrá que asegurarse de que haya formas claras de comunicarse con los asistentes, así como muchas oportunidades de colaborar y registrar lo que se ha dicho.

Presentaciones

En una reunión de estrategia puede resultar útil incluir una presentación en la que se expongan los objetivos empresariales. Si se utiliza como introducción, dará a los asistentes una idea clara de cuáles son los objetivos, los recursos disponibles y los plazos que deben tenerse en cuenta.

Si utiliza una presentación en su reunión estratégica, necesitará utilizar herramientas de presentación como pantallas de proyección. Una pantalla de proyección portátil puede ser beneficiosa si va a celebrar reuniones estratégicas continuas y va a estar en diferentes salas de reuniones, o puede elegir una sala de reuniones que ya incluya una pantalla de proyección montada en la pared.

Nobo dispone de varias pantallas de proyección de distintos tamaños, que son perfectas para todo tipo de reuniones. Nuestras pantallas de proyección ofrecen una imagen nítida y detallada que todos los asistentes pueden ver fácilmente, de modo que todos estarán siempre en la misma sintonía. Nuestras pantallas de proyección portátiles pueden guardarse fácilmente cuando no se utilicen, y nuestras pantallas murales pueden colocarse sobre una pizarra blanca y guardarse cuando termine la presentación y comience el trabajo colaborativo.

Trabajo colaborativo

A lo largo de la reunión estratégica, querrás poder hacer una lluvia de ideas y anotarlas. Una de las mejores formas de hacerlo es utilizar una pizarra. Con una pizarra grande, puedes anotar las preguntas, los retos y las soluciones que se planteen a lo largo de la reunión, para que la gente vea exactamente lo que está pasando.

Puede ser útil codificar por colores las notas que tomes en la pizarra, para que todo quede claro y conciso. Nobo ofrece un práctico kit de accesorios y limpieza para pizarra blanca que incluye rotuladores de borrado en seco de colores, imanes, paños de limpieza y un borrador para pizarra blanca, de modo que tendrá todo lo necesario para una reunión estratégica productiva.

Si quiere tomar notas en colaboración y conservarlas, necesitará un rotafolios. Con un rotafolio, puedes utilizar cada página para distintos enfoques o departamentos, y luego ponerlas todas juntas, por ejemplo, fijándolas a una pizarra magnética. Después de la reunión, puedes conservar las páginas y pedir a un asistente que las escriba en una copia electrónica, o hacer fotos y subirlas a tu plataforma de colaboración para que los asistentes puedan consultarlas.

Toma de notas

Por último, debes asegurarte de que los asistentes tengan lo necesario para tomar sus propias notas. Puede ser en cuadernos, en cuyo caso es posible que necesites tener bolígrafos de repuesto a mano para evitar retrasos en la reunión.

Puede que algunas personas prefieran tomar notas en sus propios portátiles. En este caso, tendrás que asegurarte de que la sala de reuniones dispone de suficientes puntos de carga para que los asistentes puedan seguir recibiendo energía durante toda la reunión.

Herramientas posteriores a la reunión para el seguimiento y la ejecución

Ya hemos hablado de cómo tendrás que utilizar herramientas de colaboración y software de gestión de proyectos para ejecutar eficazmente lo que salga de tus reuniones de estrategia. El periodo posterior a la reunión también deberá incluir la oportunidad de analizar, adaptar y recabar opiniones.

Análisis de datos

El análisis de datos es un elemento clave para garantizar que la reunión estratégica alcance sus objetivos. Por ello, deberá recopilar datos durante todo el periodo posterior a la reunión. Estos datos deben coincidir con las metas y los objetivos de su empresa; así, si su estrategia de negocio implica aumentar las ventas, debe recopilar y controlar los datos de ventas.

Será beneficioso celebrar reuniones de seguimiento tras la reunión inicial de estrategia, para asegurarse de que todo sigue por el buen camino. Durante estas reuniones, deberá presentar los datos recopilados, de modo que puedan debatirse los resultados y adaptarse el plan en caso de que sea necesario mejorar las cifras.

Feedback y herramientas de encuesta

Deberá procurar recopilar feedback continuo a lo largo de todo el proyecto. De este modo, todos tendrán la oportunidad de plantear cualquier duda que haya surgido tras la reunión. A menudo, no todo estará previsto, y puede que los problemas sólo surjan una vez que el proyecto esté en marcha. Puedes utilizar herramientas como SurveyMonkey o Google Forms para elaborar encuestas y recabar opiniones.

Si recabas periódicamente opiniones de las partes interesadas, te asegurarás de que ningún problema pase desapercibido. Puedes aprovechar las reuniones estratégicas para abordar problemas y encontrar soluciones con otras partes interesadas. Esto contribuirá al éxito de la ejecución de la estrategia empresarial.

¿Está preparado para su reunión estratégica?

Nobo dispone de una gama de herramientas prácticas y soluciones para el lugar de trabajo que facilitan la celebración de reuniones eficaces y eficientes. Desde pizarras blancas hasta herramientas de proyección, señalización y tableros de planificación, tenemos todo lo que necesita para mantenerse organizado y productivo. Eche un vistazo a nuestra gama hoy mismo para ver qué tenemos que pueda ayudar a su empresa.