Ist Ihre Abteilung von wöchentlichen Meetings überwältigt, die ihre Produktivität stören? Laut einer Studie von Atlassian fühlen sich 78 %* der Menschen von der Anzahl der Meetings, an denen sie teilnehmen sollen, überwältigt, und 51 %* arbeiten Überstunden, um die Sitzungsüberlastung zu bewältigen. Die Botschaft ist klar: Wir verbringen zu viel Zeit in Meetings.
Egal, ob Sie Teamleiter, Manager, Projektleiter, HR-Fachkraft oder Abteilungsleiter sind – Sie sind mit den wöchentlichen Teammeetings vertraut. Und wir wären überrascht, wenn Sie während Ihrer Zeit in einer Führungsposition nicht schon Beschwerden über Überlastungen bei Meetings gestoßen sind, angesichts der obigen Statistiken. Aber du hast doch wöchentliche Treffen, oder? Wie sollen Ihre Mitarbeiter sonst informiert bleiben?
In diesem Blogbeitrag werden wir die Vorteile der Umstellung auf zweiwöchentliche Treffen untersuchen. Diese Idee gewinnt an Beliebtheit und ist eine Möglichkeit, eine effektive Kommunikation ohne unnötige Unterbrechungen aufrechtzuerhalten. Dieser Leitfaden hilft Ihnen zu bestimmen, ob Meetings alle zwei Wochen für Ihr Team erfolgreicher sind als wöchentliche oder monatliche Meetings, und holt die Zeit mit Ihren Mitarbeitern optimal heraus.
Warum sollten Sie zweiwöchentliche Treffen in Betracht ziehen?
Wir sind ein Unternehmen, und wir verstehen das – regelmäßige Meetings sind eine der besten Möglichkeiten, Ihre Mitarbeiter informiert und vernetzt zu halten. Man kann alle Memos und Bulletins verschicken, die man möchte, aber es gibt nichts Vergleichbares über persönliche Wiedersehen, um sicherzustellen, dass Nachrichten klar empfangen und verstanden werden. Es ist eine Gelegenheit, sicherzustellen, dass alle sich bei Projekten, Zielen und Ergebnissen einig sind, und es ist die perfekte Plattform für Ihre Mitarbeiter, um Ideen und Anliegen auszutauschen.
Für manche Teams sind wöchentliche Meetings einfach zu viel. Wenn die Arbeitsbelastung hoch und die Zeitpläne voll sind, wirken wöchentliche Nachholmeetings wie nichts weiter als eine lästige Pflicht, möglicherweise sogar eine Unannehmlichkeit. Man besteht das Risiko, dass Menschen während Teammeetings Schwierigkeiten haben, sich zu konzentrieren und zu konzentrieren, weil sie sich um bevorstehende Fristen und Prioritäten sorgen. Sie könnten das Treffen sogar ganz ablehnen.
Und doch mag ein monatliches Meeting auch nicht ganz richtig erscheinen – in vier Wochen kann so viel passieren, und ein Monat an Updates kann viel sein, das man in einem Meeting liefern und aufnehmen muss.
Vorteile zweiwöchentlicher Treffen
Ein zweiwöchentliches Treffen kann ähnliche strukturierte Updates bieten, sodass Mitglieder ihren Fortschritt bei Projekten und Initiativen teilen können und alle anderen über Änderungen oder wichtige Neuigkeiten informiert werden.
Alle zwei Wochen stattfindende Teammeetings sind eine großartige Möglichkeit, Zusammenarbeit zu fördern, Ideen zu entwickeln und neue Konzepte zu erklären, und eine effektive Möglichkeit dafür ist ein Whiteboard. Dieses papierlose Kommunikationswerkzeug ist einfach, aber leistungsstark, egal ob Sie sich für ein großes wandmontiertes oder ein kleineres, tragbares Büro entscheiden.
Wenn Sie Ihr Teammeeting alle zwei Wochen statt wöchentlich organisieren, kann das den Zeitdruck Ihres Personals verringern und ihnen mehr Zeit geben, um ihre Ziele zu verfolgen. Und wenn Sie sich für zweiwöchentliche Meetings statt monatlicher Meetings entscheiden, erhalten Ihre Mitarbeiter weiterhin wichtige Informationen zeitnah, ohne das Risiko, dass die Nachrichten fast vier Wochen veraltet sind.
Wie man ein effektives zweiwöchentliches Treffen durchführt
Nachdem wir nun die Vorteile besprochen haben, wie können wir sicherstellen, dass diese Meetings produktiv sind?
Wenn du von wöchentlich auf alle zwei Wochen wechselst, wirst du in einem ähnlichen Zeitraum mehr Informationen liefern, daher ist es entscheidend, im Kurs zu bleiben. Und fühlen Sie sich nicht gezwungen, die Sitzungszeit zu verlängern, nur weil es seltener passiert – das ist kontraproduktiv. Zielen Sie auf nicht mehr als 60 Minuten – noch besser, 30-45 Minuten. Seien Sie mit den richtigen Werkzeugen vorbereitet, um alle fokussiert zu halten, wie zum Beispiel ein großes, qualitativ hochwertiges Flipchart. Dies ist unerlässlich, um Projektzeitpläne und Aufgaben visuell zu verfolgen.
Teammeetings finden oft in verschiedenen Büroräumen statt, sodass die Nutzung einer tragbaren Lösung wie der Nobo Move & Meet Mobile Magnetic Flipchart Staffelei Flexibilität ermöglicht und Ihnen den Wechsel zwischen Büroräumen und Besprechungsräumen erleichtert.
Je nach Art Ihres Teammeetings kann es wichtig sein, sich Zeit zum Nachdenken zu nehmen, und Flipchart-Blöcke sind eine nützliche Möglichkeit dafür. Und vergessen Sie nicht, die wichtigsten Punkte zusammenzufassen und Notizen und Aktionspunkte zu wiederholen.
Best Practices für die Durchführung effektiver zweiwöchentlicher Meetings
Wenn Sie sich für zweiwöchentliche Meetings entscheiden, müssen Sie Ihre Zeit gut nutzen, daher ist Organisation entscheidend. Kommen Sie vorbereitet mit einer Tagesordnung, die auf einem visuellen Hilfsmittel wie einem Whiteboard oder Flipchart festgehalten wird, damit jeder Teilnehmer versteht, warum er dort ist und was er während des Meetings lernen wird. Manche Menschen sind visuelle Lerner, während andere eher auditiv fokussiert sind, daher ist es am besten, beide Bereiche abzudecken, um das Verständnis zu verbessern und gleichzeitig verschiedene Lerngruppen zu bedienen.
Bleib auf Kurs und halte dich an deinen Tagesablauf – das zeigt, dass du die kostbare Zeit und den vollen Terminkalender aller respektierst. Eine klare (und sichtbare) Tagesordnung hilft Ihnen, für die Diskussion verantwortlich zu bleiben und den Ablauf reibungslos zu gewährleisten. Wir wissen alle, wie frustrierend es ist, wenn ein Meeting in die Länge zieht – noch schlimmer, wenn es ein wiederkehrendes Meeting ist!
Für die längeren Teammeetings halten Sie alle engagiert und erhöhen Sie die Energie im Raum, indem Sie Gruppenaktivitäten mit interaktiven Werkzeugen wie der Nobo Whiteboard Accessories Kit Bag einbauen. Mit praktischen Elementen wie mehrfarbigen Whiteboard-Stiften, Magneten, magnetischen Schreibquadraten, Rasterband, Mini-Whiteboards und Mini-Whiteboard-Stiften ist es perfekt, um produktive Teamarbeit zu fördern – was oft zu hervorragendem Ergebnis führt.
Sollte Ihr Unternehmen zweiwöchentliche Meetings einführen?
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden halten möchten, ohne ihre Zeit unter Druck zu setzen, lautet die Antwort ein klares Ja. Mit Vorteilen wie effektiver Kommunikation ohne unnötige Unterbrechungen und einer regelmäßigen Plattform für Ihre Mitarbeiter, um Ideen und Anliegen auszutauschen, sind wir zuversichtlich, dass ein zweiwöchentlicher Ansatz eine effiziente Möglichkeit ist, für Sie und Ihr Team in Kontakt zu bleiben.
Warum nehmen Sie sich nicht etwas Zeit, um Ihre eigenen Teamdynamiken und Kommunikationsbedürfnisse zu bewerten? Vielleicht stellen Sie fest, dass Treffen alle zwei Wochen die Lösung sind, die Ihr Unternehmen braucht, um Kommunikation und Leistung zu verbessern, ohne das Risiko eines Burnouts einzugehen.
Immer noch unsicher? Betrachten Sie eine Probezeit mit zweiwöchentlichen Meetings, um zu sehen, wie Ihr Team darauf reagiert. Sammle Feedback und passe es entsprechend an, um sicherzustellen, dass du die Bedürfnisse aller erfüllt. Du wirst bald deine Antwort bekommen.
