In diesem Blogbeitrag erklären wir die häufigsten Fehler bei Tagesordnungen und wie Sie Ihre Meetings effizienter gestalten können – egal, ob Sie Teamleiter, Manager, Projektleiter oder HR-Fachkraft sind.
Tagesordnungen sind entscheidend für effektive Meetings. Die Tagesordnung des Meetings sorgt nicht nur dafür, dass jeder Teilnehmer die zu behandelnden Themen klar kennt, damit er vorbereitet erscheinen kann, sondern hält auch alles auf Kurs und sorgt dafür, dass das Gespräch produktiv bleibt. Die Wahrscheinlichkeit ist geringer, dass sich das Meeting in die Länge zieht, und das fördert die Verantwortlichkeit. Trotzdem haben Untersuchungen gezeigt, dass nur 37 %* der Veranstalter angeben, immer eine Agenda zu verfolgen. Es kann auch ein Mangel an Verständnis darüber geben, was eine Sitzungsagenda enthalten sollte, was zu Zeitverschwendung und Unbeteiligten bei den Teilnehmern führen kann – beides ist nicht ideal!
In diesem Blogbeitrag erklären wir die häufigsten Fehler bei Tagesordnungen und wie Sie Ihre Meetings effizienter gestalten können – egal, ob Sie Teamleiter, Manager, Projektleiter oder HR-Fachkraft sind.
Das Wichtigste bei der Planung eines Treffens ist das beabsichtigte Ergebnis der Sitzung. Ohne das kann Ihr Treffen ziemlich leicht auseinanderfallen – was aber niemand erwarten möchte! Ein Mangel an klaren Zielen kann nicht nur zu Verwirrung über den Zweck des Treffens führen, sondern auch viel Zeit verschwenden – und seien wir ehrlich, unsere Zeit ist wertvoller denn je.
Die Lösung? Seien Sie prägnant und sorgen Sie dafür, dass jeder Diskussionspunkt spezifisch und leicht verständlich ist. Visuelle Hilfsmittel wie Whiteboards sind eine ausgezeichnete Möglichkeit, Ihre Agenda und klar definierte Zielsetzungen zu präsentieren. Dieses papierlose Kommunikationstool ist nicht nur einfach, aber leistungsstark, sondern es gibt auch eine riesige Auswahl an verschiedenen Arten von Büroräumen, von großen wandmontierten Whiteboards bis hin zu kleineren tragbaren Optionen.
Es ist leicht, überfordert oder müde zu werden, wenn man zu viele Tagesordnungspunkte hat – unser Gehirn kann sich nur auf eine begrenzte Menge gleichzeitig konzentrieren. Außerdem ist die Wahrscheinlichkeit viel größer, dass dir die Zeit ausgeht, wenn du mehr Themen abdeckst, als vernünftigerweise in die Sitzungsdauer passen.
Wir empfehlen, Ihre Agenda auf 3-5 Schlüsselthemen zu beschränken, um alle auf Kurs zu halten und die produktiven Gespräche zu führen, die Sie wirklich in Ihrem Unternehmen führen müssen. Wenn Sie mehr zu besprechen haben, wäre ein Folgegespräch die bessere Lösung. So können Sie Ihren wichtigen Themen Raum geben, um gründlich erforscht zu werden, und alle im Raum engagiert halten.
Läuft dir ständig die Zeit aus und du rast durch die letzten Punkte auf deiner Agenda? Du bist nicht der Einzige. Zeitmanagement ist einer der wichtigsten Faktoren bei der Planung einer Agenda. Abgesehen davon, dass es das Ende Ihres Meetings verzögern kann (was unzufriedene Kollegen bedeutet), besteht das Risiko, wichtige Informationen zu verpassen.
Unser Rat? Schauen Sie sich die Themen an, die Sie während Ihres Treffens besprechen möchten, und überlegen Sie, wie lange Sie über jedes einzelne sprechen möchten. Du musst die Zeit nicht unbedingt gleichmäßig auf die Anzahl der Themen aufteilen, sondern einen Plan machen. Wenn die Gespräche dann eskalieren, können Sie es einfach notieren und nach dem Treffen nachhaken. Wenn Sie jedem Tagesordnungspunkt Zeit zum Glänzen geben, können Sie und Ihr Team gründlicher sein. Natürlich ist es auch wichtig, flexibel zu bleiben und die Agenda an den Verlauf der Diskussion anzupassen, daher müssen Sie ein Gleichgewicht finden.
Ohne Einblick in die Tagesordnung vor dem Meeting fühlen sich Ihre Mitarbeiter wahrscheinlich unvorbereitet und beteiligen sich deutlich weniger an Diskussionen. Sie laufen Gefahr, wertvolle Beiträge zu verpassen, besonders von Mitarbeitern, die besser abschneiden, wenn sie vorausplanen können – denken Sie daran, nicht jeder ist geschickt darin, schnell zu denken, und das ist in Ordnung.
Wenn Sie Ihre Agenda im Voraus einreichen, fühlen sich Ihre Teilnehmer mit allen Fakten, Zahlen und Aktualisierungen vorbereitet, sodass sie bereit sind, teilzunehmen und sich zu engagieren. Und sobald es festgebunden ist, schreibe es irgendwo auf, wo es während der Besprechung jeder sehen kann, zum Beispiel auf einem großen Flipchart oder Whiteboard, um alle daran zu erinnern, was vom ersten Moment an abgedeckt wird. Wenn Ihre Teilnehmer wissen, was sie erwartet, beteiligen sie sich eher an Breakout-Diskussionen und Brainstorming-Sitzungen. Wenn diese in Ihrem Meeting zu sehen sein werden, vergessen Sie nicht, mit allen Accessoires vorbereitet zu sein, damit alle sich effektiv engagieren und teilnehmen können.
Wenn Sie Rollen für Ihr Meeting nicht zuweisen, kann das im Desaster enden. Zumindest verschwendete Zeit, während du zu Beginn des Meetings entscheidest, wer was machen wird. Das ist eine todsichere Möglichkeit, alle von Anfang an zu entbinden.
Es ist wichtig im Voraus zu wissen, wer moderiert, Notizen macht, die Zeit anpasst, nachfolgt (und jede andere für dein Meeting wichtige Rolle) übernimmt, denn das ist nichts, was du zu Beginn deiner Sitzung entscheiden möchtest. Das gibt jedem einen klaren Zweck und ein Verständnis dafür, wer wofür verantwortlich ist – und sie fühlen sich dadurch viel organisierter und produktiver. Top-Tipp: Wer auch immer für die Notizen zuständig ist, profitiert von einem hochwertigen Flipchart-Block mit viel Platz zum Notizschreiben und groß genug, damit jeder sie sehen kann.
Bereit, deine Agenda zu schreiben? Hier sind unsere wichtigsten Komponenten für eine erfolgreiche Sitzungsagenda. Decken Sie all diese Punkte ab und genießen Sie ein effizientes und produktives Meeting.
· Klarer Name des Treffens
· Datum, Zeit und Ort, egal ob physisch oder online
· Übergeordnetes Ziel oder Ziel
· Liste der Diskussionspunkte mit Zeitzuweisung für jede
· Entscheide, wer für jeden Punkt verantwortlich ist.
· Teilnehmerliste
Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Treffen ist eine gründliche Tagesordnung. Es sorgt nicht nur dafür, dass das Meeting reibungslos verläuft und verhindert, dass es sich überzieht, sondern ermöglicht es Ihren Teilnehmern, sich im Voraus vorzubereiten und effektiv beizutragen. Agenda setzt klare Erwartungen, sodass jeder nicht nur weiß, was angesprochen wird, sondern auch was von ihm erwartet wird, und es hilft, Gespräche nicht vom Thema abzuschweifen. Vielleicht stellen Sie sogar fest, dass Ihr Unternehmen dadurch weniger Meetings hat, weil die Meetings, die Sie haben, viel effizienter sind!
Versuche, dir die Meetings anzusehen, die in den nächsten Wochen anstehen. Haben sie alle eine Agenda? Wenn nicht, nimm das als Zeichen, mit der Planung zu beginnen.