Si es la primera vez que te encargan levantar acta de una reunión, probablemente te sientas abrumado. ¿Cómo voy a tomar nota de todo lo que se dice?

Sin embargo, con las herramientas adecuadas, dejar constancia de los debates y las decisiones tomadas durante una reunión puede resultar fácil. Las actas de reunión son una herramienta importante para hacer un seguimiento de los progresos, garantizar que todo el mundo está de acuerdo y servir de referencia en el futuro.

Para ayudarte a redactar actas de reunión de forma eficaz, hemos recopilado algunos consejos que te permitirán perfeccionar tus habilidades y redactar actas claras, concisas y precisas. También ponemos a su disposición un modelo gratuito de acta de reunión.

Prepárese con antelación

La preparación es fundamental a la hora de redactar un acta de reunión. Debe familiarizarse con el orden del día y los participantes antes de que se celebre la reunión. Esto le ayudará a captar toda la información importante y a aplicarla a las personas correctas.

También puede ser útil crear una plantilla de acta de reunión basada en el orden del día. Es una forma estupenda de mantenerte organizado y asegurarte de que tienes notas para cada punto del debate.

Elige las herramientas adecuadas

La gente trabaja de formas distintas y la mejor forma de levantar acta de una reunión podría ser completamente diferente a la de un compañero. A algunas personas les gusta escribir las actas directamente en un ordenador portátil, mientras que otras prefieren un bolígrafo y un papel, o minipizarra, para poder marcar las palabras y frases clave cuando se redacten las actas en su totalidad.

Escribir a máquina puede ser beneficioso, sobre todo si eres un mecanógrafo experto. Sin embargo, el sonido de las teclas puede resultar molesto para los asistentes a la reunión. Las notas escritas a mano son perfectas si tienes poca experiencia o prefieres completar tus actas después de la reunión.

Toma notas claras y concisas

Tomar notas claras y concisas durante la reunión es importante. Sin embargo, no olvides que puedes volver atrás y poner en orden tu trabajo después de la reunión.

Debes asegurarte de que estás escuchando atentamente y captando los puntos clave. Es fundamental que mantengas la objetividad.

A algunas personas les gusta mecanografiar las notas de la reunión, lo que facilita su edición posterior. Si no es posible, abstente de anotar todas y cada una de las palabras: utiliza taquigrafía o palabras y frases clave que puedas utilizar más adelante.

Identifica los puntos clave

Decidir qué puntos clave anotar al levantar acta de una reunión puede resultar confuso. Con demasiada frecuencia, las personas que toman los minutos intentan abarcar demasiada información, lo que significa que se pierden el siguiente punto del orden del día.

Puedes identificar los puntos clave escuchando lo siguiente:

• Decisiones que se toman
• Acciones que se asignan
• Nueva información que se comparte
• Preguntas que se plantean

Registra las decisiones y acciones

Las decisiones y acciones son los temas más importantes que debes registrar en el acta de tu reunión. Esta información tendrá repercusiones en el futuro y ayudará a todos a avanzar hacia el mismo objetivo.

Al registrar las decisiones y acciones, es importante dejar claro quién es el responsable de cada tarea y en qué plazo debe completarse. También puedes incluir una fecha límite para cada tarea.

Haz un resumen

Al final de tus notas de reunión es útil resumir lo tratado. De este modo se llegará a una conclusión y se garantizará que todo el mundo tenga claro cómo proceder.

El resumen debe ser breve y conciso. Debe incluir los puntos clave de la discusión, así como cualquier decisión o acción que se haya tomado.

Revisa tus actas

Una vez que tengas la versión final de tus actas mecanografiadas, es importante que las revises cuidadosamente. Querrá asegurarse de que no contengan errores y de que transmitan con precisión los mensajes requeridos.

Puede ser útil pedir a un compañero que revise las actas de la reunión por usted. A veces, tu ojo no detectará errores en un trabajo en el que te has concentrado intensamente.

Distribuye las actas

Una vez que tus actas estén corregidas y libres de errores, puedes distribuirlas a los participantes en la reunión. Puede enviarlas por correo electrónico o colgarlas en una unidad compartida.

Es importante distribuir las actas rápidamente después de la reunión para que todo el mundo disponga de la información necesaria para el seguimiento de las acciones y decisiones.

Levantar actas de las reuniones de forma eficaz es una habilidad importante que puede ayudarte a ser un comunicador y colaborador más eficaz. Siguiendo estos consejos, podrá redactar actas de reunión claras, concisas y precisas. A continuación encontrará una plantilla gratuita de actas de reunión que le ayudará la próxima vez que tenga que documentar una reunión.

Plantilla de actas de reunión

Fecha de la reunión: suele indicarse como día-mes-año con ceros a la izquierda.

Hora de la reunión: suele mostrarse en notación de veinticuatro horas.

Lugar de la reunión: puede ser virtual o en una sala específica.

Asistentes: enumera a todos los presentes, tanto física como virtualmente.

Ausentes: enumera a todos los invitados que no pudieron asistir a la reunión.

Orden del día: resuma el orden del día que se distribuyó antes de la reunión.

Actas: esta sección debe resumir los debates sobre los puntos de la reunión que no son decisiones o acciones.

Decisiones y acciones: transmita los resultados, incluidos los plazos cuando proceda para las acciones.

Próximos pasos: este es un espacio ideal para dictar la fecha y hora de la próxima reunión.

Notas: destaque cualquier información complementaria que resulte útil.

Distribución: detalle cómo se facilitarán las notas de la reunión.