Dirigir una reunión eficaz para la toma de decisiones puede ser una tarea desalentadora, sobre todo cuando hay muchas partes interesadas con diferentes perspectivas y opiniones. Sin embargo, con una planificación y ejecución cuidadosas, una reunión de toma de decisiones puede ser una herramienta poderosa para impulsar el progreso y alcanzar los objetivos de tu empresa. En esta entrada del blog, te daremos consejos sobre cómo dirigir una reunión eficaz para la toma de decisiones.

¿Qué es una reunión de toma de decisiones?

En las reuniones de toma de decisiones se reúnen miembros selectos de una empresa para debatir, evaluar y tomar decisiones importantes que afectan a los objetivos y resultados de la organización. Por lo general, también implicará a las partes interesadas en el resultado de la decisión.

El propósito de una reunión de toma de decisiones es revisar toda la información relevante, considerar diferentes perspectivas y determinar la mejor línea de actuación para alcanzar un objetivo específico. Este tipo de reunión suele utilizarse para abordar cuestiones complejas que requieren aportaciones y comentarios de varias personas.

Define la decisión que debe tomarse

Antes de convocar una reunión de toma de decisiones, es importante definir claramente la decisión que hay que tomar. Esto ayudará a garantizar que todos estén de acuerdo y que la reunión se centre en los temas más importantes. Una decisión bien definida también ayudará a orientar el debate y a mantener el rumbo de la reunión.

Para poner esto en contexto, si celebráramos una reunión para decidir sobre una nueva función de un producto, deberíamos definir claramente el problema que se pretende resolver con la función y los objetivos que ésta debe alcanzar. Tomar notas de los puntos clave mediante una pizarra  de conferencias es una gran ayuda visual que puede ayudar a mantener a la gente en el buen camino y a volver atrás en caso de que la reunión vaya en la dirección equivocada.

Identifica a los principales interesados

Una vez definida la decisión que hay que tomar, es importante identificar a las personas clave que se verán afectadas por ella. Esto incluye a las partes interesadas, tanto internas como externas, que puedan tener un interés personal en el resultado de la decisión.

Si identificas a las principales partes interesadas desde el principio, te asegurarás de que todos tengan la oportunidad de hacer aportaciones y de que se tengan en cuenta todas las perspectivas. Esto puede ayudar a evitar sorpresas más adelante en el proceso de toma de decisiones y garantizar la satisfacción de todos.

Crea una agenda

El orden del día de una reunión es esencial para la toma de decisiones. Proporciona una estructura clara para la reunión, ayuda a mantener el rumbo del debate y garantiza que se traten todos los puntos importantes. El orden del día debe comunicarse a todos los participantes antes de la reunión para darles la oportunidad de prepararse. Siempre puedes anotar el orden del día en una pizarra para facilitar las correcciones antes de pasar al orden del día definitivo. O considera la posibilidad de utilizar una pizarra móvil para mostrar el orden del día como referencia durante toda la reunión.

El orden del día debe incluir los siguientes elementos:

• Introducción y bienvenida
• Revisión de la decisión a tomar
• Presentación de información y datos
• Discusión y debate
• Proceso de toma de decisiones y criterios
• Próximos pasos y seguimiento

Recopilación de información

Antes de la reunión de toma de decisiones, es importante reunir toda la información y los datos pertinentes. Esto incluye datos cuantitativos y cualitativos, así como cualquier otra información pertinente que ayude a los participantes a tomar una decisión con conocimiento de causa.

La información debe presentarse de forma clara y concisa, con ayudas visuales como gráficos y cuadros cuando haga falta. Esto ayudará a garantizar que los participantes tengan un entendimiento común de la situación y puedan tomar una decisión con conocimiento de causa.

Fomenta la participación y el debate

Durante la reunión de toma de decisiones, es importante fomentar la participación y el debate entre los asistentes. Esto puede ayudar a garantizar que se tienen en cuenta todas las perspectivas y que la decisión está bien tomada.

Como responsable de la reunión, es importante crear un entorno seguro y respetuoso en el que los participantes se sientan cómodos expresando sus opiniones. Esto puede hacerse estableciendo normas básicas al principio de la reunión, como respetar las opiniones de los demás y evitar los ataques personales. Intenta animar a los asistentes más callados a que tomen la palabra y no dejes que otros dominen la conversación.

Utiliza un proceso de toma de decisiones

Es importante contar con un proceso de toma de decisiones estructurado para garantizar que la decisión se toma de forma justa y objetiva. Existen varios procesos de toma de decisiones, como la votación, el consenso y la delegación.

El proceso de toma de decisiones debe indicarse claramente en el orden del día y comunicarse a todos los participantes con antelación.

Seguimiento y comunicación de la decisión

Una vez tomada la decisión, es importante hacer un seguimiento con todos los participantes (y partes interesadas) para comunicarles la decisión y los pasos siguientes. Esto puede ayudar a garantizar que todo el mundo sea consciente de la decisión y comprenda su papel en la aplicación de la misma.

Hora de dirigir tu reunión de toma de decisiones

Dirigir una reunión de toma de decisiones eficaz es esencial para alcanzar los objetivos empresariales e impulsar el progreso. Siguiendo los consejos descritos en esta entrada del blog, puedes asegurarte de que tus reuniones para la toma de decisiones estén bien enfocadas, sean productivas y estén bien informadas.

Recuerda que una toma de decisiones eficaz requiere un equilibrio entre el análisis basado en datos y las opiniones subjetivas. Al crear un entorno seguro y respetuoso en el que todos se sientan cómodos expresando sus opiniones, puedes garantizar que se tengan en cuenta todas las perspectivas y que se tome la mejor decisión para la empresa.

Plantilla de orden del día de una reunión de toma de decisiones

Orden del día de la reunión de toma de decisiones

A continuación encontrarás una plantilla completa de reunión de toma de decisiones que puedes personalizar para adaptarla a tu reunión. Puedes añadir elementos adicionales y ajustar el texto para adaptarla al tono de la empresa.

Fecha:

Hora:

Ubicación:

Asistentes:

• Nombre
• Nombre
• Nombre

Puntos del orden del día:

Bienvenida e introducción

• Presentar a los nuevos asistentes
• Revisar el orden del día

Revisión de la decisión a tomar

• Definir claramente la decisión
• Revisar las metas y los objetivos

Presentación de información y datos

• Presentar toda la información y los datos pertinentes
• Utilizar ayudas visuales, como gráficos y cuadros, cuando haga falta

Discusión y debate

• Fomentar la participación y el debate entre los participantes
• Crear un entorno seguro y respetuoso

Proceso de toma de decisiones y criterios

• Esbozar el proceso de toma de decisiones que se utilizará
• Establecer los criterios para tomar la decisión

Próximos pasos y seguimiento

• Determinar los próximos pasos y asignar acciones
• Fijar plazos de ejecución

Clausura de la reunión

• Agradece a los asistentes su participación
• Fin de la reunión