En esta entrada del blog, explicaremos los errores más comunes en cuanto a agendas y cómo hacer que tus reuniones funcionen de forma más eficiente, ya seas líder de equipo, responsable, gestor de proyectos o profesional de RRHH.
Las agendas son fundamentales para llevar a cabo reuniones de forma efectiva. No solo la agenda de una reunión garantiza que todos los asistentes tengan claro los temas a tratar para que puedan presentarse preparados, sino que también mantiene el ritmo y la conversación productiva. Hay menos posibilidades de que la reunión se alargue y ayuda a fomentar la rendición de cuentas. A pesar de ello, las investigaciones han demostrado que solo el 37%* de los organizadores dice que siempre utiliza una agenda. También puede haber una falta de comprensión sobre qué debe incluir la agenda de una reunión, lo que puede llevar a que los asistentes pierdan tiempo y se desenganchen, ¡ninguna de las dos opciones es buena!
En esta entrada del blog, explicaremos los errores más comunes en cuanto a agendas y cómo hacer que tus reuniones funcionen de forma más eficiente, ya seas líder de equipo, responsable, gestor de proyectos o profesional de RRHH.
Lo más importante a considerar al planificar una reunión es el resultado esperado de la sesión. Sin esto, tu encuentro puede venirse abajo fácilmente, ¡y eso no es el resultado que nadie quiere! La falta de objetivos definidos no solo puede generar confusión sobre el propósito de la reunión, sino también hacer perder mucho tiempo – y seamos sinceros, nuestro tiempo es más valioso que nunca.
¿La solución? Sé conciso, asegurándote de que cada punto de discusión sea específico y fácil de entender. Los materiales visuales, como las pizarras, son una excelente manera de presentar tu agenda y objetivos claramente definidos de la reunión. No solo esta herramienta de comunicación sin papel es sencilla pero potente, sino que hay una gran variedad disponible para diferentes tipos de espacios de oficina, desde grandes pizarras montadas en la pared hasta opciones portátiles más pequeñas.
Es fácil sentirse abrumado o fatigado cuando tienes demasiados asuntos pendientes: nuestro cerebro solo puede concentrarse en un límite de cosas a la vez. Además, es mucho más probable que te quedes sin tiempo si intentas tratar más temas de los que razonablemente caben en la duración de tu reunión.
Te sugerimos limitar tu agenda a 3-5 temas clave para ayudar a que todos sigan enfocados y mantener las conversaciones productivas que realmente necesitas tener dentro de tu negocio. Si tienes más de qué hablar, una reunión de seguimiento sería una mejor solución. De este modo, podrás dar espacio a tus temas importantes para ser explorados a fondo y mantener a todos en la sala interesados.
¿Constantemente quedándote sin tiempo y corriendo con los últimos puntos de tu agenda? No eres el único. La gestión del tiempo es uno de los factores más importantes a la hora de planificar una agenda. Aparte de que puede retrasar el final de tu reunión (lo que significa compañeros descontentos), corres el riesgo de perderte información importante.
¿Nuestro consejo? Echa un vistazo a los temas que quieres tratar durante la reunión y piensa cuánto tiempo quieres dedicar a hablar de cada uno. No es necesario dividir el tiempo que tienes por igual entre los temas, pero ten un plan. Luego, si las conversaciones se intensifican, simplemente puedes apuntarlo y hacer un seguimiento tras la reunión. Dar tiempo a cada punto de la agenda significa que tú y tu equipo podéis ser más exhaustivos. Por supuesto, mantener la flexibilidad y adaptar la agenda según el flujo de la discusión también es importante, así que tendrás que encontrar un equilibrio.
Sin tener visible la agenda antes de la reunión, es probable que tus empleados se sientan desprevenidos y mucho menos propensos a involucrarse en las discusiones. Corres el riesgo de perderte aportaciones valiosas, especialmente de empleados que rinden mejor cuando pueden planificar con antelación; recuerda, no todo el mundo es hábil para pensar rápido y eso está bien.
Enviar tu agenda con antelación ayuda a tus asistentes a sentirse preparados con cualquier información, cifra y actualización que necesiten, para que estén listos para participar. Y una vez enviado, déjalo en un sitio donde todos puedan verlo durante la reunión, como en un gran tablón o pizarra, para recordar a todos lo que se está cubriendo desde el momento en que entren en la sala. Si tus asistentes saben qué esperar, es más probable que participen en debates en paralelos y sesiones de lluvia de ideas. Si estos van a aparecer en tu reunión, no olvides venir preparado con todos los accesorios que necesitas para que todos puedan participar de forma eficiente.
No asignar roles para la reunión puede acabar en desastre. Como mínimo, tiempo perdido mientras decides quién va a hacer qué al inicio de la reunión. Esa es una forma segura de desconectar a todos desde el principio.
Es importante saber con antelación quién facilitará, tomará notas, marcará el tiempo, hará seguimiento (y cualquier otro rol relevante para tu reunión), ya que esto no es algo que quieras decidir al principio de la sesión. Esto da a todos un propósito claro y comprensión de quién es responsable de qué, y así se sentirán mucho más organizados y productivos como resultado. Consejo: quien se encargue de tomar notas se beneficiaría de un bloc de notas de buena calidad, con espacio de sobra para escribir notas y lo bastante grande para que todos lo vean.
¿Listo para redactar tu agenda? Aquí están nuestros componentes clave para una agenda exitosa de reuniones. Cubre todos estos puntos y disfruta de una reunión eficiente y productiva.
· Nombre claro de la reunión
· Fecha, hora y lugar, ya sea en una ubicación física o online
· Objetivo o meta general
· Lista de puntos de discusión con asignación de tiempo para cada uno
· Decidir quién es responsable de liderar cada punto
· Lista de asistentes
La clave para una reunión exitosa es una agenda exhaustiva. No solo ayuda a que la reunión transcurra sin problemas y evita que se alargue más, sino que también permite que los asistentes se preparen con antelación y contribuyan eficazmente. La agenda establece expectativas claras para que todos sepan no solo qué se está abordando, sino también lo que se espera de ellos, y ayuda a evitar que las conversaciones se salgan del tema. Incluso puede que tu negocio acabe teniendo menos reuniones como resultado, porque las reuniones que tengas serán mucho más eficientes.
Prueba a echar un vistazo a las reuniones que tienes en las próximas semanas. ¿Todos tienen una agenda? Si no, toma esto como tu señal para empezar a planificar.