La distribución de la sala de reuniones puede influir mucho en la participación de los asistentes. Pero el diseño adecuado dependerá del objetivo de la reunión. A continuación, analizaremos por qué la disposición de la sala de reuniones puede facilitar el compromiso, algunas de las distintas opciones de disposición disponibles y cómo elegir la mejor para tu reunión.

Por qué es importante la disposición de la sala de reuniones

Hay muchas razones por las que la disposición de la sala de reuniones es importante. Un diseño adecuado ayudará al equipo a sentirse más implicado y capaz de contribuir a la reunión. Puede ayudar a facilitar las ideas y los debates y, en última instancia, a que la reunión sea más productiva.

Utilizar una distribución de la sala de reuniones distinta de la que cabría esperar puede ser una buena forma de darle un giro a la situación. Puede ayudar a la gente a salir de sus hábitos habituales y a abrirse a nuevas ideas y experiencias.

Qué hay que tener en cuenta para la distribución de la sala de reuniones

Al decidir las opciones de distribución de la sala de reuniones, hay algunos factores que tendrás que considerar. Estos son:

• Número de asistentes

¿Cuántas personas asistirán a tu reunión? Esto tendrá un gran impacto en los estilos de distribución de salas de reuniones que puedes elegir. Algunas opciones no serán apropiadas para grupos grandes, y otras no funcionarán para grupos más pequeños.

• Accesibilidad

La disposición de la sala de reuniones deberá ajustarse a las normas de salud y seguridad. Tendrás que asegurarte de que haya caminos despejados hacia las salidas de emergencia y garantizar el acceso de las sillas de ruedas si es necesario.

• Tamaño de la sala de reuniones

El tamaño de tu sala de reuniones puede restringir las opciones de distribución de la misma. Si la habitación es demasiado pequeña, puede que tengas pocas opciones para distribuirla. Sin embargo, seguirá habiendo opciones atractivas para ti, que detallaremos a continuación.

• Herramientas visuales

¿Qué tipo de herramientas visuales utilizarás en tu reunión? ¿Necesitas una pantalla de proyección? ¿Tienes previsto planificar en colaboración utilizando pizarras? Las herramientas que vayas a usar decidirán la mejor disposición de la sala de reuniones para tus necesidades.

• Equipo de los asistentes

¿Qué equipo utilizarán tus asistentes? Si van a llevar ordenadores portátiles, la disposición de la sala de reuniones deberá prever puntos de carga, para que los asistentes puedan seguir trabajando sin interrupciones, pero también para que los cables no se conviertan en un peligro de tropiezo.

• Necesidades adicionales

Al decidir la disposición de la sala de reuniones, también deberás tener en cuenta las necesidades adicionales que habrá en la reunión. Por ejemplo, si vais a comer en la sala de reuniones, tendrás que incluir un espacio para la comida. Si va a haber té y café, necesitarás un espacio para ello o deberás incluirlos en las mesas donde vaya a trabajar la gente.

• Objetivos

Por último, pero quizá lo más importante, tendrás que plantearte qué quieres conseguir en tu reunión. Esto tendrá el mayor impacto en la mejor distribución de la sala de reuniones para promover la máxima participación. ¿Tu reunión es para transmitir información? ¿Es para colaborar y aportar ideas? ¿Es para enseñar y educar? Cada estilo de distribución de la sala de reuniones tendrá sus ventajas e inconvenientes, por lo que los objetivos de la reunión deben estar claros.

Opciones de distribución de la sala de reuniones

En forma de U

La distribución de la sala de reuniones en forma de U es quizá una de las más habituales, sobre todo cuando hay un punto focal, como una presentación o un orador. Con la disposición en U, dispondrás las mesas en forma de herradura. En el extremo abierto, puedes colocar una pizarra, una pantalla de proyección o un altavoz (o todo lo anterior, si la reunión lo requiere).

También puedes configurar una forma de U sin mesas, si no son necesarias para la reunión. En este caso, basta con colocar las sillas en forma de U para que todos puedan ver el punto focal.

La forma de U permite una mejor comunicación entre los asistentes, ya que todos pueden verse entre sí. Al mismo tiempo, todos los asistentes pueden ver fácilmente al orador y/o la presentación, por lo que les resulta fácil mantener la atención. Cuando se utilizan mesas, los participantes pueden tomar notas fácilmente en sus portátiles o en papel.

Una desventaja de la disposición en U es que la mayoría de los participantes verán el punto focal de lado. Esto puede resultar incómodo si la reunión va a durar mucho tiempo.

La forma en U tampoco es la mejor si hay grupos grandes. Si la forma en U es demasiado grande, la gente no podrá comunicarse y tendrá dificultades para ver el punto central. También hay que tener en cuenta que la forma en U no aprovecha el espacio de la manera más eficiente, por lo que es posible que las salas de reuniones más pequeñas no puedan acomodar esta disposición.

Sala de juntas

La disposición de sala de juntas es otra de las más populares. Con este estilo, normalmente tendrás una gran mesa rectangular con sillas alrededor. Esta disposición funciona mejor para reuniones centradas en un orden del día más que en una presentación, en las que se comparten información e ideas potenciales.

Las ventajas de este estilo de disposición de la sala de reuniones son que permite a todos los asistentes comunicarse y colaborar, ya que todos pueden verse directamente. La mesa ofrece espacio suficiente para ordenadores portátiles y documentos, así como para bebidas e incluso comida.

Una de las desventajas de esta disposición es que no es la mejor para todos si hay que ver una presentación. Normalmente, algunas personas tendrán que girarse en sus asientos si es necesario que haya un punto focal.

Otro inconveniente es que los asistentes podrían distraerse si tienen sus portátiles delante. En este caso, es importante comunicar que los correos electrónicos y otros trabajos deben esperar hasta después de la reunión.

Otro posible inconveniente de la disposición de las reuniones en la sala de juntas es que las personas situadas en los extremos de las mesas podrían sentirse aisladas. A veces, tener a una o dos personas en los extremos puede funcionar muy bien si tienes un presidente o líder de la reunión que debe ser el centro de atención. Si se trata de una reunión en la que todos deben estar en pie de igualdad, el uso de una mesa circular o cuadrada puede ayudar a equilibrar las cosas.

Teatro

El estilo de distribución de la sala de reuniones teatro es perfecto para grupos muy grandes en los que el objetivo de la reunión es transmitir información o educar. Para ello, coloca las sillas en filas, como en un teatro, todas orientadas hacia un punto focal. A menudo, el punto central incluirá una pantalla de proyección con una presentación para que la gente la siga.

Una de las ventajas de esta opción de distribución es que puedes acomodar fácilmente a grandes grupos de personas. Sin mesas, se pueden colocar más sillas y, al mismo tiempo, facilitar el acceso. Los asistentes estarán completamente concentrados en el orador y/o la presentación, ya que todos podrán verla fácilmente y no tendrán ordenadores portátiles ni ningún otro objeto delante que pueda distraerles.

Esta disposición de la sala de reuniones no será la mejor si tu reunión requiere la colaboración entre los participantes. Si es necesario, puede haber margen para invitar a debatir a los que están sentados uno al lado del otro, pero en general la atención debe centrarse en el orador y en asimilar la información.

En esta configuración puede ser difícil que los participantes tomen notas. Puedes utilizar asientos de estilo universitario que incluyan una pequeña mesa anexa para tomar notas. También puedes asegurarte de que la presentación se envía a los participantes después de la reunión, para que puedan refrescar lo que se ha dicho.

Aula

La disposición de la sala de reuniones del aula es similar a la del teatro, pero aquí habrá mesas. Así pues, la sala se dispondrá como un aula, con mesas y sillas en filas orientadas hacia la parte delantera de la sala. Esta disposición es ideal si tienes una presentación y/o un orador, pero también requiere que los asistentes utilicen ordenadores portátiles u otros dispositivos. Las mesas permiten disponer de espacio adicional para trabajar y también para bebidas y comida, si es necesario durante la reunión.

Al igual que el estilo teatro, esta opción de disposición no facilita la colaboración entre los asistentes, por lo que debería limitarse a su uso cuando ese no sea el objetivo de la reunión.

En ocasiones, la disposición en aula puede suponer que los que se encuentran en los extremos de las filas tengan dificultades para ver el punto central. La disposición de las filas en forma de V, de modo que formen un ángulo con el punto focal, puede ayudar a mitigar este efecto.

Cabaret

La disposición de la sala de reuniones en cabaret es ideal cuando se necesita que los asistentes vean un punto focal central pero también colaboren en grupos más pequeños. Constará de varias mesas redondas más pequeñas. Los asientos se dispondrán en media luna alrededor de una mitad de la mesa, con un espacio abierto alrededor de la otra mitad frente al punto focal.

Los estilos de distribución de las salas de reuniones de cabaret permiten la máxima participación, ya que los participantes tendrán una visión clara del orador y/o de la presentación. Al mismo tiempo, podrán debatir y comunicarse entre ellos, en sus pequeños grupos de cada mesa. Esta opción es perfecta para presentaciones que requieren un breve trabajo en grupo.

Un posible inconveniente de los asientos tipo cabaret es que pueden fomentar la charla entre los asistentes cuando no es pertinente o no es el momento adecuado. Una presentación atractiva ayudará a evitarlo.

Banquete

La opción de distribución de la sala de reuniones para banquetes es similar a la del cabaré, ya que consta de varias mesas redondas más pequeñas. Sin embargo, con los asientos tipo banquete, las sillas se dispondrán alrededor de toda la mesa, sin espacio libre.

La disposición tipo banquete es perfecta cuando el objetivo principal de tu reunión es la colaboración en grupo o el establecimiento de contactos. Permite una fácil comunicación entre los participantes, y la mesa ofrece mucho espacio para utilizar los portátiles, tomar notas y comer algo.

Una desventaja de los asientos tipo banquete es que puede resultar difícil establecer contactos entre otros grupos. Podrías incluir en la reunión el "mingling", es decir, pedir a los participantes que se muevan por las mesas y se tomen un tiempo en cada una de ellas.

La disposición de la sala de reuniones para banquetes tampoco permite ver fácilmente un punto central de atención. Si tienes un orador, lo mejor es que se mueva por la sala, para que la gente no tenga que esforzarse demasiado para verle e interactuar con él. Si tienes una presentación, puede ser mejor utilizar una disposición alternativa de la sala de reuniones, como el cabaret, para que los asistentes no tengan que girarse en sus sillas para verla.

¿Cuál es el mejor estilo de disposición de la sala de reuniones para tu reunión?

La mejor disposición de la sala de reuniones dependerá de los objetivos de tu reunión. Cada estilo tiene sus propias ventajas para maximizar el compromiso de los participantes.

Si tienes un grupo pequeño y el objetivo de la reunión es intercambiar información, el estilo sala de juntas podría ser el más adecuado.

Si tienes un grupo pequeño o mediano y necesitas que los participantes vean una presentación o un punto central de atención sin dejar de comunicarse entre sí, el estilo U podría ser lo que buscas.

Si tienes un grupo mediano a grande y necesitas que los asistentes vean una presentación o un orador con poca o ninguna colaboración, las opciones de disposición en teatro o aula podrían ser las mejores.

Si tienes un grupo mediano a grande que necesita que colaboren entre sí, los estilos banquete o cabaret serán los que mejor funcionen.