Las reuniones, ya sean formales o informales, son una parte esencial de cualquier empresa. Tanto si participas en una reunión informal del departamento como en una reunión formal del consejo de administración, tu comportamiento debe ser el mismo. El protocolo en las reuniones es fundamental para que éstas sean eficaces, productivas y respetuosas. Hemos reunido 7 reglas que te ayudarán a ser el mejor asistente a una reunión. 

¿Qué significa el protocolo en las reuniones?

El protocolo en las reuniones es un término que hace referencia a un conjunto de normas y directrices que se esperan que se sigan durante una reunión para ayudar a que se desarrolle sin problemas. Normalmente, estas normas incluyen:

• • Control del tiempo

  • Preparación

  • Escucha activa

  • Hablar con respeto

  • No salirse del tema

  • Seguimiento

Aunque las normas del protocolo en las reuniones pueden variar de una empresa a otra, todas se centran en contribuir a crear un entorno de reunión positivo y profesional.

7 reglas del protocolo para reuniones en persona

Estas son las normas de protocolo más importantes que debes seguir en las reuniones:

1. Sé puntual

La puntualidad es la regla de protocolo más básica en las reuniones. Llegar tarde no solo es una falta de respeto hacia los demás asistentes, sino que además interrumpe el desarrollo de la reunión. Llega al menos cinco minutos antes para poder instalarte y prepararte.

2. Ve preparado

Antes de la reunión, asegúrate de que tienes todo lo que necesitas, como notas, informes u otros documentos pertinentes. Considera la posibilidad de utilizar un mini bloc de notas de pizarra blanca para apuntar ideas y notas como una opción ecológica sin papel. Si hay un orden del día o materiales de lectura previa, asegúrate de revisarlos antes de la reunión. Estar preparado demuestra que respetas el tiempo y el esfuerzo de los demás participantes.

3. Apaga el teléfono

El timbre de un teléfono o el sonido de una notificación pueden distraer mucho e interrumpir el ritmo de la reunión. Apaga el teléfono o ponlo en modo silencio antes de que empiece la reunión.

4. Escucha activamente

La escucha activa es esencial en cualquier reunión. Significa prestar atención a lo que dicen los demás, hacer preguntas y aportar comentarios. La escucha activa demuestra que valoras las opiniones e ideas de los demás.

5. Habla con respeto

Cuando hables en una reunión, hazlo de forma clara y concisa. Evita utilizar jerga o términos técnicos que los demás puedan no entender. También hay que prestar atención al tono de voz y al lenguaje corporal. Habla con respeto y evita interrumpir a los demás o hablar por encima de ellos. Si no estás de acuerdo con alguien, expresa tu opinión con educación y respeto.

6. Cíñete al tema

Salirse del tema puede hacer perder tiempo y resultar frustrante para los demás asistentes a la reunión. Centrarse en el tema ayuda a respetar el tiempo establecido para la reunión. Sobrepasar el límite de tiempo puede alterar los horarios de la gente y crear frustración. Si la reunión se está alargando, puedes sugerir que se programe otra reunión.

7. Seguimiento después de la reunión

Después de la reunión, haz un seguimiento con los participantes para resumir lo que se debatió, qué decisiones se tomaron y qué acciones hay que emprender. Si se te ha asignado alguna acción, asegúrate de llevarla a cabo a tiempo. El seguimiento después de la reunión, garantiza que todo el mundo está de acuerdo y que se progresa como equipo.

Poniendo en práctica el protocolo para reuniones

Seguir las normas del protocolo para reuniones puede ayudar a garantizar que éstas no solo sean productivas, sino también un espacio seguro para compartir opiniones. Tanto si diriges la reunión como si solamente participas, es importante llegar a tiempo, estar preparado, escuchar activamente, hablar con respeto, ceñirse al tema y hacer un seguimiento después de la reunión. Demostrando respeto por el tiempo y los esfuerzos de los demás participantes, puedes contribuir a crear un entorno de reunión positivo y profesional. Así que, la próxima vez que asistas a una reunión, acuérdate de seguir las mejores prácticas de protocolo de reuniones y da ejemplo a los demás.