En el acelerado mundo actual, las reuniones son una parte omnipresente de la vida profesional. Ya sean virtuales o presenciales, las reuniones son foros esenciales para la colaboración, la lluvia de ideas, la toma de decisiones y el intercambio de información. Sin embargo, no es raro que algunos participantes dominen los debates mientras otros luchan por hacerse oír. Para que las reuniones sean productivas e integradoras, es fundamental practicar un protocolo que capacite a todos los participantes y les dé voz. En este blog exploraremos estrategias y técnicas para lograr este equilibrio.

Establece objetivos claros

El primer paso para garantizar que se escucha la voz de todos es fijar objetivos claros para la reunión. Determina de antemano el propósito, los resultados deseados y el orden del día para poder compartirlo con los participantes. Esto les permitirá asistir preparados/as y listos/as para abordar su papel en el debate. Tener un objetivo compartido significa que es más fácil mantener el rumbo de la reunión y asegurarse de que todas las voces son relevantes para el tema.

Limita el tamaño de la reunión

Debes considerar cuidadosamente el tamaño de tu reunión. Aunque no puedas determinar el número de participantes, los grupos reducidos suelen ser más propicios a los debates integradores. Cuando hay menos participantes, es más fácil que todos contribuyan y participen activamente. Las reuniones más grandes tienden a crear un ambiente en el que es más probable que algunas voces queden ahogadas o pasen desapercibidas. Si es necesario formar un grupo grande, considera la posibilidad de dividirlo en subgrupos más pequeños o utiliza sesiones de grupo para fomentar una participación más centrada.

Crea un entorno inclusivo

Para potenciar todas las voces, es crucial fomentar un entorno de reunión seguro e inclusivo. Esto significa establecer reglas básicas para una comunicación respetuosa, como:

• No interrumpir
• Respetar las opiniones
• Fomentar la participación
• Utilizar un lenguaje inclusivo

Establecer estas reglas básicas al principio de la reunión puede ayudar a crear un ambiente respetuoso en el que todos/as se sientan cómodos/as hablando. Considera la posibilidad de utilizar una pizarra de conferencia para plasmar estas reglas básicas de modo que estén a la vista de todos en la reunión.

Rota el papel de facilitador

Si sueles ser la persona que dirige la reunión, habrás experimentado de primera mano la gran influencia que tienes sobre quién puede hablar y durante cuánto tiempo. Para distribuir esta responsabilidad de forma más equitativa, considera la posibilidad de rotar el papel de facilitador entre otros miembros del equipo. Otros empleados pueden tener estilos y prioridades diferentes a los tuyos, lo que podría ayudar a garantizar que con el tiempo se escuche un abanico más amplio de voces.

Utiliza un orden de intervención

Para garantizar que todos los participantes en la reunión tengan la oportunidad de hablar, establece un orden de intervención. Esto puede ser tan sencillo como tener una lista que forme parte del orden del día o recorrer la sala virtual o física en una dirección determinada. Como alternativa, para las reuniones a distancia, los asistentes pueden utilizar un "levanta la mano" digital, habitual en las principales plataformas de comunicación. Este método garantiza que la conversación fluya sin problemas y que todo el mundo tenga la oportunidad de contribuir.

Pon límites de tiempo

En las reuniones más largas, puede resultar difícil mantener el compromiso y dar a todo el mundo la oportunidad de hablar. La imposición de límites temporales a las contribuciones individuales puede ayudar. Por ejemplo, puedes dar a cada participante dos minutos para expresar sus ideas inicialmente, y luego limitar a un minuto los comentarios posteriores. Este enfoque fomenta las contribuciones concisas y centradas, evitando que una sola voz domine la conversación.

Fomenta la escucha activa

La escucha activa es un componente vital de la comunicación eficaz. Anima a los participantes a interactuar activamente con cada orador:

• Manteniendo el contacto visual durante las reuniones en persona.
• Evitando distracciones, como mirar el teléfono o realizar varias tareas a la vez.
• Haciendo preguntas aclaratorias para demostrar comprensión e interés.
• Tomando notas para captar puntos e ideas clave.

Utiliza la tecnología con prudencia

En la era digital actual, la tecnología puede ser tanto una cosa positiva como algo negativo en las reuniones. Sin embargo, puede utilizarse sabiamente para potenciar las voces en lugar de silenciarlas. En el caso de las reuniones virtuales, asegúrate de que todos los participantes tienen acceso a las herramientas necesarias y una conexión estable a Internet para poder hacer sus aportaciones. Proporciona instrucciones claras sobre cómo utilizar las funciones digitales, como la pantalla compartida o el chat, para asegurarte de que mejoran sus esfuerzos de comunicación en lugar de entorpecerlos.

Fomenta las contribuciones escritas

A veces, las personas pueden sentirse más cómodas expresando sus pensamientos por escrito que verbalmente en una reunión. Puedes animar a los participantes a presentar contribuciones por escrito antes o durante la reunión. Esto puede ser especialmente útil en reuniones grandes, donde las oportunidades de hablar pueden ser limitadas o intimidatorias. Asegúrate de que tú (o quien dirija) lea estas contribuciones en voz alta o las muestra en una pantalla o tablero de anuncios para garantizar que se incluyen en el debate.

Deja tiempo para la reflexión

Después de tomar decisiones o debates importantes en una reunión, es conveniente dejar tiempo para la reflexión antes de finalizar las conclusiones. Esto puede ayudar a los participantes más callados de la reunión a ordenar sus ideas y contribuir de forma más eficaz. Anima a los asistentes a hacer una pausa o a reunirse más tarde para volver a tratar el tema. Este enfoque garantiza que todas las voces tengan la oportunidad de ser escuchadas y que las decisiones sean bien meditadas.

Busca opiniones

Una vez concluida la reunión, busca opiniones de los participantes sobre el propio proceso de la reunión. Pide tu opinión sobre cómo mejorar la inclusividad y la eficacia de la reunión. Esto no solo te ayudará a perfeccionar el protocolo de tus reuniones, sino que también demostrarás tu compromiso con la mejora continua y la potenciación de todas las voces de tu equipo o empresa.

Las reuniones eficaces no solo consisten en alcanzar objetivos, sino también en fomentar la colaboración, alentar la diversidad de puntos de vista y potenciar todas las voces. Aplicando estas estrategias de etiqueta en las reuniones, podrás crear un entorno más inclusivo y productivo en el que no solo se escuche la voz de todos, sino que también se valore. Recuerda que la clave del éxito de las reuniones es que cada participante se sienta visto/a, escuchado/a y respetado/a en el debate, lo que en última instancia conduce a una mejor toma de decisiones y a una mayor cohesión del equipo.