En Scrum, las reuniones de mejora del backlog tienen lugar entre los propietarios de productos y los equipos de desarrollo de una empresa. Estas reuniones ofrecen un espacio dedicado a que los equipos revisen, aclaren y prioricen los elementos del backlog del producto.

En términos generales, el backlog del producto es una lista priorizada de trabajo para el equipo de desarrollo que se deriva de la hoja de ruta y sus requisitos. Las tareas más importantes deben estar en la parte superior del backlog del producto. Al perfeccionar periódicamente el backlog, los equipos pueden asegurarse de que se mantiene actualizado, bien definido y listo para su implementación en los próximos sprints.

¿Qué importancia tiene la mejora del backlog?    

El perfeccionamiento del backlog es importante porque ayuda a los equipos a planificar su trabajo con eficacia y a mantenerse organizados. Consiste en revisar y aclarar las tareas que deben realizarse en un proyecto. Los equipos invierten tiempo en reuniones de perfeccionamiento del backlog para minimizar la incertidumbre, mejorar la planificación y aumentar la eficacia general del proceso de desarrollo. Los objetivos generales incluyen:

• Claridad y comprensión compartida
• Desglose y perfeccionamiento de elementos
• Priorización del trabajo pendiente
• Estimación del esfuerzo
• Aplicación

Mediante la celebración periódica de reuniones de mejora del backlog, los equipos pueden mantener un backlog organizado: su gran lista de tareas y acciones. Esto, a su vez, está listo para la planificación y ejecución de sprints. Estas reuniones facilitan la comunicación eficaz, la comprensión compartida y la mejora de la productividad, lo que conduce al éxito en la entrega de productos valiosos.

¿Quién es responsable del perfeccionamiento del backlog?

La mejora del backlog suele contar con un jefe de producto o propietario del producto que organiza el backlog del producto. Tienen el papel principal sobre el backlog y deben asegurarse de que está bien mantenido, actualizado y alineado con la visión del producto. Los propietarios de productos trabajan directamente con el equipo de desarrollo y las partes interesadas.

El equipo de desarrollo apoya al propietario del producto. Deben participar activamente en las reuniones de perfeccionamiento del backlog revisando, debatiendo y haciendo preguntas sobre los productos del backlog para comprenderlos mejor. El equipo de desarrollo también puede:

• Sugerir el desglose de elementos complejos
• Proporcionar estimaciones del esfuerzo
• Proporcionar información técnica
• Ayudar a priorizar y planificar

El nivel de implicación de cada parte puede variar en función de las necesidades específicas y la dinámica del equipo y el proyecto. Sin embargo, es importante porque el perfeccionamiento del backlog es un proceso de colaboración.

Realización de tu propia reunión de perfeccionamiento del backlog

Si quieres que tu proyecto siga por buen camino, es esencial mantener un backlog saludable y manejable. El enfoque estructurado de una reunión de perfeccionamiento del backlog fomenta la colaboración, mejora la planificación de los sprints y facilita el proceso de desarrollo. A su vez, esto agiliza el proceso de desarrollo, aumentando la productividad, la entrega del producto y la satisfacción del cliente.

Las mejores herramientas para el éxito de una reunión de perfeccionamiento del backlog

Hay varias herramientas que pueden ser útiles para llevar a cabo reuniones de mejora del backlog, tanto digitales como físicas. A continuación se describen las más comunes:

• Software de gestión de proyectos para seguir el progreso y asignar tareas
• Pizarras para la lluvia de ideas e intercambiar ideas
• Herramientas de videoconferencia para asistentes a reuniones en el extranjero
• Hojas de cálculo para el seguimiento de equipos pequeños
• Sistemas de planificación de tarjetas T, T-card, notas adhesivas y otros accesorios

Los sistemas de planificación de tarjetas T son un método eficaz para visualizar los proyectos y seguir su evolución. Este práctico sistema puede utilizarse para proyectos sencillos o complejos en cualquier entorno.

Es importante elegir la herramienta o combinación de herramientas que mejor se adapte a las necesidades, preferencias y requisitos del proyecto de tu equipo. El objetivo es disponer de una herramienta que facilite la colaboración, la organización y la transparencia a lo largo de la reunión de perfeccionamiento del backlog.

Orden del día de la reunión de mejora del backlog

Utiliza el siguiente orden del día para organizar tu propia reunión de perfeccionamiento del backlog. El orden del día y la duración de tu reunión de backlog pueden ser diferentes de los que se indican a continuación, así que ajústalo a tus preferencias. Si eres el/la moderador/a de la reunión, ayuda a mantener el ritmo de la reunión, asegúrate de que los asistentes se mantienen centrados, fomenta la colaboración e impulsa la consecución de los objetivos de perfeccionamiento del backlog.

Bienvenida e introducción (5 minutos)

• Bienvenida a los asistentes
• Repasar rápidamente el orden del día

Revisión de los objetivos de la reunión (5 minutos)

• Recapitular los objetivos de la reunión
• Asegúrate de que todo el mundo está de acuerdo con el objetivo de la reunión

Revisión de los temas pendientes (30 - 60 minutos)

• Revisa los elementos del backlog uno por uno
• Discute cada punto para aclarar sus detalles, requisitos y criterios de aceptación
• Considera la posibilidad de dividir los elementos más grandes en tareas más pequeñas
• Apunta información adicional o cambios en los elementos según sea necesario

Estimación del esfuerzo (15 - 30 minutos)

• Estima el esfuerzo o el tamaño relativo de los elementos del backlog
• Utiliza técnicas de estimación como los puntos de historia, las horas ideales o el dimensionamiento relativo
• Debate y acuerda el esfuerzo estimado para cada punto
• Anota cualquier dependencia o consideración técnica asociada a los elementos

Establecimiento de prioridades (15 - 30 minutos)

• Evalúa la prioridad de los elementos del backlog y ajústalas cuando sea necesario
• Decide en colaboración el orden relativo de los elementos.

Acciones y próximos pasos (10 minutos)

• Resume las decisiones clave tomadas durante la reunión
• Identifica las acciones o tareas que deben abordarse y establece plazos
• Asigna responsabilidades a los miembros del equipo para tareas específicas

Resumen de la reunión (5 minutos)

• Recapitula los puntos clave de la reunión
• Agradece a los asistentes su contribución
• Confirma la fecha y hora de la próxima reunión, si procede