¿Tu departamento se siente abrumado por reuniones semanales que interrumpen su productividad? Según un estudio de Atlassian, el 78%* de las personas se siente abrumado por la cantidad de reuniones a las que se espera que asistan, y el 51%* acaba trabajando horas extra para acomodar la sobrecarga de reuniones. El mensaje es claro: estamos pasando demasiado tiempo en reuniones.
Ya seas líder de equipo, gerente, jefe de proyecto, profesional de RRHH o jefe de departamento, no serás ajeno a la reunión semanal de equipo. Y nos sorprendería que no te hayas encontrado con quejas sobre sobrecarga en reuniones durante tu tiempo en un puesto de liderazgo, teniendo en cuenta las estadísticas anteriores. Pero seguro que tenéis reuniones semanales, ¿no? Si no, ¿cómo se mantendrán informados tus empleados?
En esta entrada del blog, exploraremos los beneficios de pasar a reuniones quincenales. Esta idea está ganando popularidad y es una forma de mantener una comunicación efectiva sin interrupciones innecesarias. Esta guía te ayudará a determinar si las reuniones cada dos semanas serán más exitosas para tu equipo que las semanales o mensuales, y a aprovechar al máximo el tiempo que tienes con tus empleados.
¿Por qué considerar reuniones quincenales?
Somos una empresa, y lo entendemos: las reuniones regulares son una de las mejores formas de ayudar a tus empleados a mantenerse informados y conectados. Puedes enviar todos los memorandos y boletines que quieras, pero no hay nada como las reuniones cara a cara para asegurarte de que los mensajes se reciban y entiendan claramente. Es una oportunidad para asegurarse de que todos estén en sintonía en cuanto a proyectos, objetivos y resultados, y es la plataforma perfecta para que tus colaboradores compartan ideas y preocupaciones.
Para algunos equipos, las reuniones semanales son simplemente demasiado. Cuando la carga de trabajo es alta y los horarios están llenos, las reuniones semanales de ponimiento al día pueden parecer una simple tarea, incluso una molestia. Corres el riesgo de que la gente tenga problemas para concentrarse y concentrarse durante las reuniones de equipo, porque se preocupan por los plazos y prioridades que se avecinan. Incluso podrían rechazar la reunión por completo.
Y, sin embargo, una reunión mensual puede no parecer del todo adecuada: puede pasar tanto en un periodo de cuatro semanas, y un mes de actualizaciones puede ser mucho para entregar y absorber en una sola reunión.
Ventajas de las reuniones quincenales
Una reunión quincenal puede proporcionar actualizaciones estructuradas similares, permitiendo a los miembros compartir sus avances en proyectos e iniciativas, manteniendo informados a todos sobre cualquier cambio o actualización importante.
Las reuniones de equipo quincenales son una excelente forma de fomentar la colaboración, generar ideas y explicar nuevos conceptos, y una forma eficaz de hacerlo es a través de una pizarra blanca. Esta herramienta de comunicación sin papel es sencilla pero potente, tanto si optas por una opción grande de pared como por una portátil más pequeña para tu oficina.
Organizar la reunión de tu equipo cada dos semanas en lugar de semanal puede ayudar a aliviar la presión de tiempo para tu personal, liberándoles para dedicar más tiempo a alcanzar sus objetivos. Y optar por reuniones quincenales en lugar de mensuales garantiza que tus empleados sigan recibiendo información esencial de forma oportuna, sin el riesgo de que las noticias estén casi cuatro semanas desactualizadas.
Cómo llevar a cabo una reunión quincenal eficaz
Ahora que hemos cubierto las ventajas, ¿cómo podemos asegurar que estas reuniones sean productivas?
Si cambias de semanal a cada dos semanas, estarás entregando más información en un plazo similar, así que mantenerte en el camino es clave. Y no sientas la necesidad de alargar el tiempo de la reunión solo porque ocurra menos a menudo; esto es contraproducente. Apunta a no más de 60 minutos – mejor aún, 30-45 minutos. Prepárate con las herramientas adecuadas para mantener a todos concentrados, como un flipchart grande y de buena calidad. Esto es esencial para hacer un seguimiento visual de los plazos y tareas de los proyectos.
Las reuniones de equipo suelen realizarse en diferentes espacios de oficina, por lo que usar una solución portátil como el caballete móvil móvil Nobo Move & Meet Magnetic Flipchart permite flexibilidad, permitiéndote trasladarte fácilmente entre espacios de oficina y salas de reuniones.
Dependiendo de la naturaleza de la reunión de equipo, puede ser importante tomarse tiempo para reflexionar, y los blocs de hojas son una forma útil de hacerlo. Y no olvides hacer un seguimiento recapitulando puntos clave y recirculando notas y puntos de acción.
Mejores prácticas para organizar reuniones quincenales efectivas
Si optas por reuniones quincenales, tendrás que aprovechar bien tu tiempo, por lo que la organización es fundamental. Ven preparado con una agenda, escrita en un soporte visual como una pizarra o un tabla, para que cada asistente tenga claro por qué está allí y qué va a aprender durante la reunión. Algunas personas aprenden visualmente, mientras que otras están más orientadas al oído, así que es mejor cubrir ambas bases para mejorar la comprensión y atender a diferentes tipos de aprendices.
Mantente centrada y sigue tu agenda: demuestra que respetas el tiempo valioso y las agendas ocupadas de todos. Tener una agenda clara (y visible) te ayudará a mantener la responsabilidad de la discusión y a que todo funcione sin problemas. Todos sabemos lo frustrante que es cuando una reunión se alarga – y peor aún, cuando es una reunión recurrente.
Para esas reuniones de equipo más largas, mantén a todos implicados y aumenta la energía en la sala incluyendo actividades grupales con herramientas interactivas, como la bolsa de accesorios para pizarras Nobo. Con elementos prácticos como bolígrafos de pizarra multicolores, imanes, cuadros magnéticos para escribir, cinta adhesiva, mini pizarras y mini bolígrafos de pizarra, es perfecta para fomentar el trabajo en equipo productivo, que a menudo equivale a un resultado excelente.
¿Debería tu empresa introducir reuniones quincenales?
Si quieres mantener a tus empleados al día sin presionarles el tiempo, la respuesta es un rotundo sí. Con beneficios como mantener una comunicación efectiva sin interrupciones innecesarias y ofrecer una plataforma regular para que tus colaboradores compartan ideas y preocupaciones, estamos seguros de que un enfoque quincenal es una forma eficiente para que tú y tu equipo permanezgáis conectados.
¿Por qué no dedicar un tiempo a evaluar la dinámica de tu equipo y tus necesidades de comunicación? Puede que descubras que reunirse cada dos semanas es la solución que tu empresa necesita para mejorar la comunicación y el rendimiento sin correr el riesgo de agotamiento.
¿Sigues inseguro? Considera un periodo de prueba de reuniones quincenales para ver cómo responde tu equipo. Recoge opiniones y ajusta en consecuencia para asegurarte de que satisfaces las necesidades de todos. Pronto tendrás tu respuesta.
