I dette blogginnlegget forklarer vi de vanligste feilene som gjøres når det gjelder agendaer, og hvordan du kan få møtene dine til å fungere mer effektivt – enten du er teamleder, leder, prosjektleder eller HR-profesjonell.
Agendaer er avgjørende for å gjennomføre effektive møter. En møteagenda sikrer ikke bare at alle deltakere er tydelige på hvilke temaer som skal diskuteres, slik at de kan møte opp forberedt, men den holder også samtalen på rett spor og gjør samtalen produktiv. Det er mindre sjanse for at møtet drar ut, og det bidrar til å fremme ansvarlighet. Til tross for dette har forskning vist at bare 37 %* av arrangørene sier at de alltid bruker en agenda. Det kan også være mangel på forståelse for hva en møteagenda bør inneholde, noe som kan føre til tidssløsing og uengasjerte deltakere – noe som ikke er ideelt!
I dette blogginnlegget forklarer vi de vanligste feilene som gjøres når det gjelder agendaer, og hvordan du kan få møtene dine til å fungere mer effektivt – enten du er teamleder, leder, prosjektleder eller HR-profesjonell.
Det viktigste å vurdere når man planlegger et møte, er det ønskede utfallet av økten. Uten dette kan møtet ditt ganske lett falle fra hverandre – noe som ikke er resultatet noen ønsker! Mangel på definerte mål kan ikke bare føre til forvirring om formålet med møtet, men kan også kaste bort mye tid – og la oss være ærlige, tiden vår er mer verdifull enn noen gang.
Løsningen? Vær kortfattet, og sørg for at hvert diskusjonspunkt er spesifikt og lett å forstå. Visuelle hjelpemidler, som whiteboards, er en utmerket måte å presentere agendaen din og tydelig definerte møtemål på. Dette papirløse kommunikasjonsverktøyet er ikke bare enkelt, men kraftfullt, men det finnes også et enormt utvalg for ulike typer kontorlokaler, fra store veggmonterte whiteboards til mindre bærbare alternativer.
Det er lett å bli overveldet eller sliten når du har for mange punkter på agendaen – hjernen vår klarer egentlig bare å fokusere på så mye på en gang. I tillegg er det mye mer sannsynlig at du går tom for tid hvis du prøver å dekke flere temaer enn det som rimelig kan passe inn i møtetiden.
Vi foreslår at du begrenser agendaen din til 3-5 nøkkeltemaer for å holde alle på sporet, og for å ha de produktive samtalene du virkelig trenger i virksomheten din. Hvis du har mer å snakke om, vil et oppfølgingsmøte være en bedre løsning. På denne måten kan du gi viktige temaer rom til å utforskes grundig, og holde alle i rommet engasjert.
Går du stadig tom for tid og løper gjennom de siste punktene på agendaen? Du er ikke den eneste. Tidsstyring er en av de viktigste faktorene når man planlegger en agenda. Bortsett fra at det kan forsinke slutten på møtet (som betyr misfornøyde kolleger), risikerer du å gå glipp av viktig informasjon.
Vårt råd? Se på temaene du ønsker å diskutere under møtet, og tenk over hvor lenge du vil bruke på å snakke om hvert enkelt. Du trenger ikke nødvendigvis å dele tiden du har likt mellom antall temaer, men ha en plan. Hvis samtalene eskalerer, kan du enkelt notere det og følge opp etter møtet. Å gi hvert punkt på agendaen tid til å skinne betyr at du og teamet ditt kan være mer grundige. Selvfølgelig er det også viktig å være fleksibel og tilpasse agendaen etter diskusjonens flyt, så du må finne en balanse.
Uten å ha oversikt over agendaen før møtet, vil de ansatte sannsynligvis føle seg uforberedt, og mye mindre tilbøyelige til å delta i diskusjoner. Du risikerer å gå glipp av verdifulle innspill, spesielt fra ansatte som presterer bedre når de kan planlegge fremover – husk at ikke alle er flinke til å tenke raskt, og det er greit.
Å sende inn agendaen din på forhånd hjelper deltakerne dine å føle seg forberedt med alle fakta, tall og oppdateringer de trenger, slik at de er klare til å delta og engasjere seg. Og når det er bundet fast, skriv det opp et sted alle kan se det under møtet, for eksempel på et stort flipchart eller whiteboard, for å minne alle på hva som dekkes fra det øyeblikket de kommer inn i rommet. Hvis deltakerne dine vet hva de kan forvente, er det mer sannsynlig at de engasjerer seg i gruppediskusjoner og idémyldringsøkter. Hvis disse skal vises i møtet ditt, ikke glem å være forberedt med alt tilbehøret du trenger for at alle skal kunne delta og delta effektivt.
Å ikke tildele roller til møtet ditt kan ende i katastrofe. I det minste bortkastet tid, mens du bestemmer hvem som skal gjøre hva i starten av møtet. Det er en sikker måte å koble alle fra starten av.
Det er viktig å vite på forhånd hvem som skal lede, ta notater, holde styr på tid, følge opp (og andre viktige roller for møtet ditt), siden dette ikke er noe du ønsker å bestemme i starten av økten. Dette gir alle et klart formål og forståelse av hvem som har ansvar for hva – og de vil føle seg langt mer organiserte og produktive som resultat. Tips: Den som har ansvaret for notatskrivingen vil ha nytte av en god flipchart-blokk, med god plass til å skrive notater og stor nok til at alle kan se den.
Klar til å skrive agendaen din? Her er våre nøkkelkomponenter for en vellykket møteagenda. Dekk alle disse punktene, og nyt et effektivt og produktivt møte.
· Klart møtenavn
· Dato, tid og sted, enten det er fysisk eller på nett
· Overordnet mål eller mål
· Liste over diskusjonspunkter med tidsallokasjon for hver
· Bestem hvem som har ansvaret for å lede hvert poeng
· Deltakerliste
Nøkkelen til et vellykket møte er en grundig agenda. Det hjelper ikke bare møtet å gå smidig og forhindrer at det blir overbelastet, men det lar deltakerne forberede seg på forhånd og bidra effektivt. Agendaen setter klare forventninger slik at alle vet ikke bare hva som tas opp, men også hva som forventes av dem, og det hjelper til med å hindre at samtalene sporer av. Du kan til og med oppleve at virksomheten din får færre møter som følge av dette, fordi møtene du har blir mye mer effektive!
Prøv å se på møtene du har de neste ukene. Har de alle en agenda? Hvis ikke, ta dette som et tegn på å begynne å planlegge.