Fellesmøte brukes til å samle ansatte på alle ansiennitetsnivåer, og noen ganger interessenter, for å diskutere og ta opp ulike temaer som er relevante for selskapet. Det kalles et "fellesmøte" for å gjenspeile arrangementets åpne og inkluderende karakter - i likhet med offentlig folkemøter der alle som vill komme er invitert.

Formålet med et fellesmøte er å øke kommunikasjon, åpenhet og samarbeid i en bedrift. Møtene kan brukes til å dele viktige oppdateringer, selskapets mål og strategier. Ansatte får også sjansen til å si sine meninger, bekymringer og forslag.

Disse møtene er ofte en blanding av presentasjoner og interaktive diskusjoner, ofte avsluttet med en spørsmål-og-svar-sesjon. Fellesmøte holdes vanligvis regelmessig, noe som gir mulighet for kontinuerlig diskusjon mellom ulike nivåer i en bedrift og fremmer en følelse av fellesskap og felles formål.

Fordelene med fellesmøte i næringslivet

I dagens raske og stadig skiftende forretningslandskap har åpenhet og tillit blitt essensielle ingredienser for forretningssuksess. Bedrifter som oppmuntrer til ærlig kommunikasjon har en tendens til å beholde ansatte, skape sterkere relasjoner og ha høyere produktivitetsnivåer.

Folkemøteer er et kraftig verktøy for å fremme en arbeidsplass der alle ansatte føler seg hørt og verdsatt. Nedenfor fremhever vi de tre viktigste fordelene ved å holde hyppige folkemøter:

Engasjement

Folkemøter gir mulighet for ansatte til å komme sammen og delta aktivt i diskusjoner knyttet til viktige saker eller temar. Denne følelsen av fellesskap og inkludering kan føre til økt deltakelse, samarbeid og myndiggjøring.

Tillit

I dagens samfunn er det mange som jobber delvis eller bare på hjemmekontor. Da blir tillit ennå viktigere, og slik folkemøter gir de ansatte muligheten til ikke bare å bygge relasjoner med sine nærmeste, men også utvikle relasjoner med ledere i selskapet også. Tillit er avgjørende for bedrifter i dag, og folkemøter kan bidra til å bygge disse forbindelsene.

Følelse av å høre til

Ved å fremme inkludering, felles formål, aktiv deltakelse, relasjonsbygging, myndiggjøring og anerkjennelse, kan slike møter bidra til en sterk følelse av tilhørighet blant deltakerne. Denne følelsen av tilhørighet er avgjørende for å skape en støttende og engasjert forretningskultur.

Planlegging og gjennomføring av vellykkede folkemøter

Planlegging og gjennomføring av vellykkede folkemøter krever nøye vurdering og oppmerksomhet på detaljer. For å hjelpe deg med å organisere et fellesmøte vil vi belyse viktige hensyn og beste praksis for vellykkede møter som gir en varig innvirkning.

Sette klare mål

Å definere spesifikke mål for fellesmøte er viktig av flere grunner, inkludert:

• Fokus og retning
• Meningsfullt engasjement
• Effektiv ressursallokering
• Måling av suksess

Ved å tilpasse målene for møte med med overordnede forretningsstrategier, kan bedrifter utnytte disse møtene som gode verktøy for kommunikasjon, engasjement og tilpasning. Dette sikrer at møtene bidrar direkte til suksess og fremgang mot de strategiske målene. Nedenfor kan de se viktigheten av dette i praksis:

Konsekvent kommunikasjon

Å justere mål med forretningsstrategier bidrar til å sikre konsistent kommunikasjon på tvers av ulike nivåer og avdelinger i en virksomhet. Det hjelper med distribusjon av strategisk informasjon, oppdateringer og initiativer på en enhetlig måte, noe som betyr mindre sjanse for forvirring eller ulike meldinger.

Ansvar og ytelse

Å sette mål som stemmer overens med forretningsstrategier gjør det mulig å spore fremgang. Dette kan deles inn i tilsynsavdeling, grupper, enkeltpersoner. Ved å knytte møtemålene til spesifikke beregninger eller KPIer, kan ledere måle effekten og effektiviteten til møtet for å oppfylle resultater.

Selskapsjustering

Å samkjøre mål med overordnede forretningsstrategier fremmer en følelse av enhet og samordning i virksomheten. Det forsterker den delte visjonen, verdiene og målene, og fremmer en sammenhengende og samarbeidskultur som støtter selskapets fremtidige suksess.

Velge riktig format og sted

Valget av format avhenger av ulike faktorer som antall deltakere, og vhir deltakerne holder til, teknologiske evner, budsjett og spesifikke mål for møtet. Selv om vi tradisjonelt kan tenke på fellesmøte som et møte der folk møter opp fysisk, så har jo måten vi jobber på endret seg, så må vi også åpne opp for at slike møter også kan være virtuelle og/eller hybride løsninger.

Virtuelle møter

Virtuelle møter foregår utelukkende online, ved hjelp av videokonferanseplattformer. Dette formatet tilbyr fordelen med bekvemmelighet og tilgjengelighet, ideelt for virkosmheter som har hybride løsninger for sine ansatte, og eller der avdelinger er mer geografisk spredt. Med en virtuell løsning kan alle delta uanstt hvor de befinner seg. Virtuelle møter kan inkludere funksjoner som chat-funksjoner, virtuell håndheving, inndeling i grupperom for lettere å skape diskusjoner og gruppeoppgaver.

Hybride møter

Hybride møter kombinerer både personlige og virtuelle elementer. Dette formatet har plass til både lokale og eksterne deltakere, noe som gir mulighet for en blanding av fysisk og virtuelt engasjement. Det gir fordelene med personlig interaksjon samtidig som det sikrer inkludering for eksterne deltakere.
Faktorer du bør vurdere når du velger en plattform eller et sted for møte inkluderer:

• Kapasitet og tilgjengelighet
• Tekniskutstyr
• Beliggenhet og bekvemmelighet
• Lyd og visuell kvalitet
• Interaksjons- og engasjementsfunksjoner
• Kostnad og budsjett

Lage engasjerende innhold

Å lage engasjerende innhold for hybridmøter er avgjørende for å fange oppmerksomheten og interessen til deltakerne. Dette vil sikre at du har aktiv deltakelse og meningsfullt engasjement fra alle involverte. Nedenfor kan du lese noen av de beste måtene å lage og presentere engasjerende innhold på:

• Historiefortelling - Inkorporer fortellerteknikker for å engasjere og få kontakt med publikum. Del virkelige eksempler, anekdoter eller studier som illustrerer viktigheten eller virkningen av tema som diskuteres.
• Tydelig kommunikasjon - Hold innholdet kortfattet og unngå unødvendige informasjon og detaljer som ikke påvirerk saken direkte. Bruk en punktliste, korte setninger og tydlige overskrifter for å gjøre det enkelt for deltakerne å følge med og forstå hovedpoengene.
• Informasjonspakker - Forbered informasjonspakker som inneholder relevant materiale, som for eksempel møteagenda, nøkkelpunkter for møte, div data eller informasjonsdokumenter. Distribuering av disse fysisk, sikrer at alle deltakerne har tilgang til viktig informasjon og kan følge med i løpet av møtet.
• Presentasjon– Unngå overfylte powerpoint sider med for mye tekst. Bruk en ren layout, lesbare fonter og passende farger for å forbedre lesbarheten. Ta med nøkkelpunkter, visuelle elementer og effektfulle sitater for å fange oppmerksomheten.
• Interaktive aktiviteter- Legg inn aktiviteter eller øvelser som krever at deltakerne deltar aktivt. Dette kan kan være idédugnad, inndeling i grupper der man skal diskutere ulike temaer/sprøsmål, presentsjon av gruppenes svar/funn/løsning. Disse aktivitetene fremmer engasjement, kritisk tenkning og samarbeid blant deltakerne.
• Visuelle verktøy - Bruk en mobil whiteboardtavle eller flipoverstativ og med flippoverblokk for å visuelt fange og vise agenda, nøkkelpunkter, ideer eller handlingspunkter som kommer frem i løpet av møtet. Disse verktøyene forenkler samarbeid i sanntid, møtenotater, og dette gir enkel referanse arbeidsfordeling.

Effektive fellesmøter

Fellesmøter spiller en sentral rolle for å øke åpenheten og tilliten i virksomheter. Med riktig planlegging og gjennomføring kan du skape et åpent og inkluderende forum for kommunikasjon der ansatte føler seg informert, engasjert og verdsatt. Gjennom åpenhet, tilgjengelighet og aktiv medarbeiderinvolvering kan bedrifter styrke relasjoner, øke moralen og drive langvarig suksess.