En ordinær generalforsamling er et obligatorisk årlig møte/ samling som avholdes av selskaper, organisasjoner og foreninger, for å gjennomføre ulike viktige forretningssaker, avstemminger og ha dialog med aksjonærer og/eller medlemmer. Det er et formelt møte hvor deltakerne har mulighet til å delta, stille spørsmål og stemme om spesifikke spørsmål knyttet til styring og ytelse av selskapet, organisasjonen, foreningen.

Hva skjer på en ordinær generalforsamling?

Under en generalforsamling må man gjennom en del faste punkter. Til å begynne med vil en senior medarbeider rapportere om de økonomiske resultatene de siste 12 månedene. Dette vil inkludere:

• Regnskap
• Viktige grep/handlinger organisasjonen har gjort det siste året
• Høydepunkter
• Oppdateringer om strategier

Gode nyheter og fremtidsutsikter bør fremheves på generalforsamlinger, en bra måte å fremheve dette på er å fremheve det på en mobil flippovertavle (som enkelt plasseres på egne sted der generalforsmalingen avholdes.) Fordelen med å notere det på en flippoverblokk eller whiteboardtavle er at alle kan se det. Det er imidlertid verdt å huske at disse møtene også fungerer som en plattform for aksjonærer, ansatte og medlemmer for å ta opp bekymringer, stille spørsmål og interagere med toppledelsen, direktørene, styre etc. Dette fremmer åpenhet, ansvarlighet og toveiskommunikasjon mellom selskapet, dets interessenter og ansatte.

I tillegg informerer man ofte om viktige beslutninger som har blitt tatt, noen beslutninger/temaer kan også være åpne for diskusjon og innspill under en ordinær generalforsamling. Stemmer og avstemninger kan holdes ang.:

• Valg av styremedlemmer
• Valg av revisorer
• Autoriserende handlinger
• Endring av selskapets retningslinjer
• Godkjenne utbytte

Det siste hovedaspektet ved en generalforsamling er muligheten til å diskutere fremtiden. Dette inkluderer ofte økonomiske utsikter, mål for neste år, teknologi, rekruttering, bærekraft og risikostyring.

Avhold din første generalforsamling

Har du blitt invitert til å holde din første generalforsamling? Akkurat som å gjøre noe for første gang, kan det være en utfordrende, men likevel givende opplevelse. Her er noen punkter for å hjelpe deg med å forberede og gjennomføre et vellykket generalforsamling:

Planlegg og forberedelse

Angi dato, klokkeslett og sted for generalforsamlingen i god tid. Sørg for at lokalet har plass til forventet antall deltakere. Forbered en agenda som dekker alle nødvendige temaer, for eksempel økonomiske rapporter, vedtak og valg. Del agendaen med alle deltakere før møtet.

Varsle aksjeeiere, medlemmer og andre interessenter

Send formelle invitasjoner til alle aksjeeiere, medlemmer og (hvis aktuelt), informer dem om generalforsamlingen og oppgi relevante detaljer. Legg med agenda, dato, klokkeslett, sted og alle dokumenter de trenger å gjennomgå på forhånd.

Samle og utarbeide nødvendige dokumenter

Samle inn og organiser alle nødvendige dokumenter, inkludert regnskaper, rapporter, vedtak og eventuelle innsendte forslag. Sørg for at disse dokumentene er lett tilgjengelige for distribusjon under generalforsamlingen.

Presentere rapporter og økonomi

Begynn generalforsamlingen med å presentere rapporter om organisasjonens økonomiske resultater, operasjonelle høydepunkter og prestasjoner. Dette gjøres best via en digital presentasjon, som da kan vises for alle på et lerret. Del nøkkeltall, som balanse, resultatregnskap og kontantstrømoppstilling. Vær forberedt på å svare på spørsmål eller gi klarhet rundt dette.

Ta opp forslag og vedtak

Sett av tid under generalforsamlingen til å diskutere og stemme over aksjonær- eller medlemsforslag og vedtak. Forklar hvert forslag tydelig, gi rom for debatt og gjennomfør en transparent stemmeprosess. Sørg for at alle stemmeprosedyrer er rettferdige og i samsvar med organisasjonens regler.

Oppmuntre til deltakelse i debatter

Gi muligheter for aksjonærer eller medlemmer til å stille spørsmål og dele sine synspunkter. Skap et åpent og inkluderende miljø som oppmuntrer til aktiv deltakelse. Ta opp alle spørsmål og bekymringer med åpenhet og respekt.

Føre protokoll (møtereferat)

Gi noen ansvaret for å føre protokoll fra generalforsamlingen. Noter viktige diskusjoner, beslutninger, stemmeresultater og annen viktig informasjon. Disse protokollene vil være et offisiell referat fra møtet og kan henvises til senere.

Oppfølgingstiltak

Etter generalforsamlingen distribuerer du godkjent protokoll til alle fremmøtte og ande interessenter (for eks. de som eier aksjer i selskapet). Sørg for at alle handlinger eller vedtatte vedtak under møtet blir implementert umiddelbart. Overhold eventuelle rapporterings- eller innleveringskrav til relevante myndigheter.

Husk at ulike selskap har forskjellige krav og prosedyrer for sine generalforsamlinger. Selv om du kanskje har håndtert mange i en tidligere rolle, er det verdt å sjekke om din bedrift eller organisasjon har noen spesifikke krav eller prosedyrer for sine generalforsamlinger.

Agendamal for generalforsamling

Det er mye man skal huske og tenke på ved en generalforsmaling, nedenfor finner du en gratis møteagenda slik at du kan se hvordan et slikt møte kan se ut. Du kan til og med bruke dette hvis du er med på å planlegge et slikt møte.

Det er viktig å merke seg at de spesifikke agendapunktene og rekkefølgen deres kanskje må endres basert på hvilket selskap det skal brukes for. Dette er en generell mal for generalforsmalinger også kan du justere og skreddersy den slik at den passe dine behov.

Åpning og velkommen

• Møte på erklæres som åpnet
• Introduser styrelederen og andre nøkkelpersoner
• Bekreft beslutningsdyktighet og avstemningsprosedyrer
• Godkjenning av tidligere protokoll:

Legg frem protokollen fra forrige generalforsamling for godkjenning

• Tillat eventuelle rettelser eller endringer
• Be om og stem for godkjenning

Møteleders avhandling

• Presentere en rapport om organisasjonens resultater siden forrige generalforsamling
• Fremhev viktige prestasjoner, utfordringer og milepæler
• Ta tak i enhver vesentlig utvikling eller fremtidige planer

Økonomisk Rapport

• Presenter selskapets regnskap, inkludert balanse, resultatregnskap og kontantstrømoppstilling
• Diskuter økonomisk ytelse, inntekter, utgifter og lønnsomhet
• Gi en oversikt over eventuelle vesentlige økonomiske transaksjoner eller hendelser

Revisors beretning

• Presenter eventuelt ekstern revisors rapport
• Gjennomgå revisors uttalelse om regnskapet og eventuelle vesentlige funn eller anbefalinger

Oppnevning eller gjenvalg av revisor

• Drøft og søk godkjenning for oppnevnelse eller gjenvalg av revisorer for det kommende året
• Vurder eventuelle anbefalinger fra styret eller revisjonsutvalget

Vedtak og avstemninger

• Presentere og diskutere vedtak som skal stemmes over av aksjonærer eller medlemmer
• Tillat spørsmål, debatt og diskusjon om hver sak.
• Gjennomfør avstemning og noter resultatene

Valg av styremedlemmer eller annet personell

• Hvis det er aktuelt, foreta valg av styremedlemmer eller ledere
• Presentere nominasjoner, gi rom for kandidattaler eller introduksjoner
• Gjennomfør avstemning og kunngjør resultatene

Annet

• Åpent punkt helt til slutt, som gir en mulighet for aksjonærer eller medlemmer til å ta opp andre saker eller temaer de ønsker å diskutere
• Ta opp eventuelle tilleggspunkter som ikke var satt opp på agendaen.

Avslutning

• Avslutt generalforsamlingen
• Gi eventuelle avsluttende bemerkninger eller kunngjøringer
• Sett dato og klokkeslett for neste generalforsamling, hvis det er mulig