Å lansere et nytt prosjekt er en spennende tid for enhver bedrift og gruppe. Men å sikre at alle er på samme linje, informert og motivert fra begynnelsen er avgjørende for å lykkes. Det er her oppstartsmøtet for prosjektet spiller en viktig rolle.

Kick-off-møtet er øyeblikket da interessenter kan komme sammen for å etablere en felles visjon, klargjøre mål og legge til rette for samarbeid. Nøkkelen til et vellykket oppstartsmøte er å ha en klar og kortfattet agenda som hjelper til med å veilede diskusjonene og sikre at alle relevante punkter dekkes.

I denne veiledningen vil vi utforske de viktigste trinnene for å lage den perfekte møteagenda for ett oppstartprosjekt (kick-off). Vi viser deg hvordan man må etablere en handlingsplan, for å strukturere diskusjoner og administrere tid, vi vil gå gjennom alt hva du trenger å vite for å kunne gjennomføre et effektivt møte for å lanserer et vellykket prosjekt.

Hvorfor ha et kick-off møte?

Et kick-off møte (oppstartmøte) er en viktig del av ethvert prosjekt. Det bidrar til å legge grunnlaget for et vellykket prosjekt ved å klargjøre mål, samordne interessenter, etablere ressurser og bygge grupper. Det gir også enkeltpersoner en mulighet til å identifisere mulige risikoer og utfordringer og etablere potensielle løsninger og beredskapsplaner.

Det endelige formålet med et slikt oppstartmøte er å sikre at alle som vil være involvert vet hva som vil forventes av dem. Når alle møte slik er det også enklere å fastslå hvem som skal være ansvarlig for hva. Det åpner kommunikasjonslinjene som deretter kan videreføres gjennom hele prosjektet.

Hvordan forberede seg til et kick-off møte

Et vellykket oppstartmøte vil kreve god planlegger. Du må først fastslå hvem som skal være involvert i prosjektet og hvem som må delta på oppstartsmøtet. Det er ikke sikkert at alle som skal bidra til prosjektet trenger å delta på møtet. For eksempel kan det være mer effektivt å invitere bare avdelingslederne fremfor hele avdelingen. Avdelingslederne kan deretter kommunisere det som trengs videre til sin avdeling.

Du må da planlegge en dato og et tidspunkt hvor alle relevante interessenter kan delta. Du bør bestemme om møtet må finne sted personlig eller via videosamtale. Personlige møter kan ofte være mer fordelaktige for samarbeid, men det kan hende du må ta imot eksterne arbeidere. Noen ganger vil den beste løsningen være å holde et fysisk møte for de som kan delta og be fjernarbeidere om å ringe inn via telefon eller video.

Når deltakerlisten er ferdig, dato og tid er satt, så må du jobbe med møteagenda. Når agendaen din er ferdig, kan du sende den ut sammen  med møteinvitasjonen deres, samt eventuelle annen dokumentasjon som kan være nyttige for dem å ha sett på i forkant av møtet.

Nøkkelkomponenter og hensyn til din agenda for kick-off møte

Et oppstartmøte bør være fokusert og kortfattet. Det vil utvilsomt være mye å diskutere i et oppstartsmøte, spesielt hvis du har med et stort prosjekt å gjøre. Ved å holde dagsordenen fokusert på bare de viktigste temaene vil det være mindre fare for at møte glir ut i sidespor eller henge seg fast i informasjon som kanskje ikke er relevant på dette tidspunktet.

Du bør sørge for at du har nok tid til å gå gjennom. hvert punkt på agendaen din, i tillegg til å ha ekstra tid avsatt til spørsmål. Hvis man har begrenset tid, for eksempel, hvis du bare kan avsette en time til møtet, men du det vil være mye dere må igjennom, så kan det hende du må avtale et oppfølgingsmøte for å diskutere ting mer detaljert. Dette kan være fordelaktig ettersom teammedlemmer vil ha mer tid til å gå gjennom den innledende prosjektoppgaven på sin egen tid og kan reise spørsmål og bekymringer i et dedikert møte senere.

Din møteagenda bør dekke alle avdelinger som vil være med, slik at alle har en sjanse til å bidra. Du bør være forberedt på å justere og endre agendaen din basert på behovene til gruppa– det kan være at du lager klar agendaen, og sender den til grupa før møte. Så kan de komme med innspill hvis de ser at noe viktig mangler. Hvis dette skjer, kan du ganske enkelt distribuere en versjon 2 av agendaen i forkant av møtet.

Eksempel på agenda på et oppstartmøte

Agenda for et oppstartmøte vil variere fra møte til møte, og det vil ikke være en mal som passer for alle, det vil variere litt, avhengig av detaljene i ditt spesifikke prosjekt. Et oppstartsmøte bør imidlertid som et minimum inneholde de grunnleggende spørsmålene om hvem, hva, hvor, når, hvorfor og hvordan. Nedenfor ser du et eksempel på en noen punkter som bør være med i agenda for et oppstartmøte:

• Introduksjoner
  • Alle som er med i møte presenterer seg selv, og forklarer kort sin rolle
• Hva er bakgrunnen for prosjektet
  • Gi kontekst for prosjektet

• Hvorfor er prosjektet nødvendig
  • Forklar hvilke forretningsutfordringer eller mål prosjektet skal adressere/løse
• Hva er den første handlingsplanen
  • Diskuter den første skissen for hvordan prosjektet vil se ut, og hvordan det skal gjennomføres
• Når skal prosjektet være ferdig
  • Angi ønsket tidslinje for prosjektet, inkludert den overordnede fristen samt tidsfrister for spesifikke deler av prosjektet
• Hvem skal være ansvarlig for hva
  • Møtedeltakere vil bli tildelt oppgave og ansvarsområdet de maå ta kontroll over i løpet av prosjektet 
• Hvordan vil gruppen samarbeide og kommunisere
  • Bli enig om hvordan man vil jobbe sammen, for eksempel bruk av spesifikke verktøy og programvare, samt om regelmessige møter vil være nødvendig
• Hvordan vil potensielle risikoer bli håndtert
  • Identifiser potensielle risikoer og diskuter hvordan de kan reduseres, samt hvordan enkeltpersoner kan kommunisere problemstillinger gjennom hele prosjektet
• Hvordan vil suksess se ut, og hvordan den vil bli målt
  • Diskuter ønskede resultater og hvordan data vil bli samlet inn for å avgjøre om prosjektet har vært vellykket eller ikke

Tips for et vellykket oppstartsmøte

Du kan hjelp til å drive prosjektet til suksess med et effektivt oppstartsmøte som bruker praktiske verktøy.

Bruk presentasjonsverktøy

En presentasjon er et flott tillegg til prosjektets startmøte. Du kan lage en presentasjon som matcher møteagendaen din, med for eks.Power Point kan du gir nyttig støtteinformasjon for hvert punkt. For eksempel vil det være nyttig for deltakere å se tydelige datoer og tidslinjer for prosjektet, slik at de kan diskutere hvordan de vil kunne bidra.

Nobo har en rekke lerret som kan brukes i et slikt oppstartsmøtet. Disse Lerretene gir et skarpt og klart bilde og er tilgjengelig i flere størrelser for å passe alle møterom og prosjektbehov.

Etter møtet kan du sende presentasjonen til deltakerne slik at de har informasjonen.

Gi mulighet for samarbeid

Under møtet er det viktig at hver avdeling er representert og har mulighet til å delta. Hver interessent kan ha forskjellige ideer og bekymringer om sin del av prosjektet, og det er viktig at alle relevante faktorer tas opp i dette første møtet.

I tillegg til at noen tar referat, kan det være lurt å ha noen til å noter ideer på en whiteboard eller glasstavle, slik at de alltid er synlige. Nobo har en rekke tavler, flippovertavler og whiteboard-tilbehør som whiteboardpenner og magneter for å støtte samarbeidsarbeid i møtene dine.

Legg til planleggingsverktøy

Når du jobber mot en tidsfrist, er det viktig at folk holder seg fokuserte og på rett spor. Det er der planleggingstavler kan komme inn i bildet. Du kan bruke en planleggingstavle i det første møtet ditt, slik at du kan sette opp datoer og prosjektfrister med bidrag fra hele teamet. På dette stadiet kan datoer lett måtte flyttes, og da er det svært nyttig å bruke en planleggingstavle der det er enkelt å juster datoer og annet fortløpende gjennom prosjektet. 

Klar for oppstartmøte ditt?

Ved å investere tid og krefter i et godt planlagt oppstartsmøte, kan virksomheten din oppnå prosjektmål og levere verdi til interessenter.

Nobo har en rekke ulike produkter, og en del av de er laget for støtte deg i alle møtene dine, med en rekke arbeidsplassløsninger designet for å støtte samarbeidsøkter, effektiv kommunikasjon og produktivt arbeid. Ta en titt på utvalget vårt av produkter i dag for å se hva vi kan gjøre for deg.