Suksessen til enhver virksomhet avhenger av dens evne til å tilpasse seg, innovere og strategisk navigere gjennom utfordringer og muligheter. Sentralt i dette er strategimøter – viktige samlinger der team kan komme sammen for å brainstorme, planlegge og kartlegge kursen for fremtiden.

Å organisere et effektivt strategimøte krever de riktige verktøyene og ressursene for å støtte samarbeid, effektivisere kommunikasjon og skape handlingsrettede resultater. I denne bloggen diskuterer vi de beste og essensielle verktøyene og teknologiene som trengs for vellykkede strategimøter. Fra forberedelse før møte til oppfølging etter møte, vil vi utforske hvordan utnyttelse av de riktige verktøyene kan øke produktiviteten, fremme kreativiteten og til slutt drive organisasjonen mot sine mål.

Hva er en strategi. møte?

Et strategimøte er en mulighet for relevante interessenter til å komme sammen og diskutere hvordan man best kan utforme og gjennomføre en effektiv strategi for virksomheten. Vanligvis vil dette dreie seg om hvordan virksomheten effektivt og vellykket kan bruke ressurser for å nå sine mål.

Ideelt sett vil ledelsen allerede ha formulert en forretningsstrategi som er klar til å implementeres. Det kommer deretter ned til interessentene å bestemme hvordan strategien best kan gjennomføres.

Betydningen av strategimøter

En forretningsstrategi vil generelt være et omfattende, overordnet mål. Det er derfor viktig å bryte ned denne strategien i mindre, mer håndterbare mål og mål. Et strategimøte gir dedikert tid til å gjøre nettopp dette.

Et strategimøte betyr også at interessenter fra hele virksomheten kan komme sammen for å dele sin innsikt og erfaring, og sikre at strategien er oppnåelig for hele virksomheten. Ved å samarbeide kan det utarbeides en helhetlig og detaljert plan som kan følges av hvert medlem av selskapet.

Under et strategimøte vil personer fra alle avdelinger få mulighet til å bidra til hvordan man best kan gjennomføre forretningsstrategi. De kan også ta opp eventuelle bekymringer de måtte ha over utfordringer som kan bli møtt og ha sjansen til å utarbeide beredskapsplaner.

Et strategimøte er derfor avgjørende for at en virksomhet skal kunne gjennomføre sine strategi. Det gir interessenter klare og oppnåelige mål og retning, slik at alle vet hvor selskapet er på vei og hvordan de vil komme dit sammen.

Hvilke verktøy trengs for et strategimøte?

I For å maksimere effektiviteten til strategimøtet ditt, er det viktig å bruke de riktige verktøyene. Det vil være tre hovedstadier i strategimøtet ditt – førmøtet, selve møtet og ettermøtet – som alle vil kreve forskjellige verktøysett.

Vessentlige førmøteverktøy

I forkant av strategimøtet vil målet ditt være å samle de nødvendige menneskene og skape et rom for å dele dokumenter og kunnskap. Så du må bruke planleggingsapper for å sikre at alle vet når møtet vil være og hvor det skal holdes, og etablere en samarbeidsplattform.

Planlegging

Bedriften din kan allerede bruk en planleggings- og/eller kalenderapp for å organisere møter, og det vil være best å bruke den som kollegene dine allerede er kjent med. Når du planlegger møtet, gjør det klart hvor møtet skal holdes. Hvis det vil bli holdt virtuelt via videosamtale, ta med klare instruksjoner om hvordan du deltar i invitasjonen.

Hvis du holder møtet personlig, vurder om noen trenger å ringe inn eksternt. Dette kan være tilfelle hvis du har hybridarbeidere og/eller enkeltpersoner som jobber i utlandet. Sørg for at møterommet ditt har nødvendig utstyr, for eksempel en telefon for konferansesamtaler eller en bærbar datamaskin som enkeltpersoner kan delta via video.

Kommunikasjon og samarbeid

Førstmøteperioden vil være en god tid til å bygge opp plass for samarbeid og fildeling. Å ha den på plass allerede før møtet vil bety at du har plass til å dele dokumenter som du trenger folk til å lese i forkant av strategimøtet. Det betyr også at folk vil kunne bruke det umiddelbart etter møtet, slik at alle virkelig kan komme i gang.

Bedriften din bruker kanskje allerede en spesifikk kommunikasjons-/meldingsapp, for eksempel Slack eller Microsoft Lag. I så fall kan du opprette en dedikert kanal for strategimøtet og legge alle til den, slik at de kan kommunisere med hverandre om prosjektet.

Hvis du skal samarbeide om dokumenter, kan det hende du trenger en mer spesifikk dokumentdelingsplattform, for eksempel Google Workspace. Dette lar enkeltpersoner jobbe med dokumenter sammen, i tillegg til å enkelt koble til Google Chat og Google Meet, som kan brukes til kommunikasjon og eksterne møter.

Hvis prosjektet krever mer dyptgående samarbeid, en mer omfattende prosjektstyringsplattform kan være nødvendig, for eksempel Basecamp eller Monday.com. Disse lar deg opprette og tildele billetter, sette tidsfrister og ha alt på ett sted og lett tilgjengelig for interessenter.

Verktøy for under strategimøtet

Under strategimøtet må du sørge for at det er klare måter å kommunisere med deltakere på som samt å ha rikelig med muligheter til å samarbeide og registrere hva som er sagt.

Presentasjoner

Det kan være nyttig i et strategimøte å inkludere en presentasjon som angir forretningsmålene. Når den brukes som en introduksjon, vil den gi deltakerne en klar idé om hva målene er, hvilke ressurser som er tilgjengelige og eventuelle tidsrammer som må vurderes.

Hvis du bruker en presentasjon i strategimøtet ditt. , må du bruke presentasjonsverktøy som projeksjonsskjermer. En bærbar projeksjonsskjerm kan være fordelaktig hvis du skal ha pågående strategimøter og vil være i forskjellige møterom, eller du kan velge et møterom som allerede inkluderer en veggmontert projeksjonsskjerm.

Nobo har forskjellige projeksjoner. skjermer i en rekke størrelser, som er perfekte for alle typer møter. Våre projeksjonsskjermer gir et skarpt, detaljert bilde som enkelt kan ses av alle deltakere, slik at alle alltid vil være på samme side. Våre bærbare projeksjonsskjermer kan enkelt ryddes bort når de ikke er i bruk, og våre veggmonterte lerret kan plasseres over en tavle og deretter settes bort når presentasjonen er ferdig og samarbeidsarbeidet starter.

Samarbeidsarbeid

Under strategimøtet vil du være i stand til å brainstorme og spille inn ideer. En av de beste måtene å gjøre dette på er å bruke en whiteboard. Med en stor tavle kan du notere ned spørsmål, utfordringer og løsninger som blir tatt opp gjennom møtet, slik at folk kan se nøyaktig hva som foregår.

Det kan være nyttig å fargekode notatene dine på tavlen. , for å holde alt klart og konsist. Nobo tilbyr et hendig whiteboard-tilbehør og rengjøringssett som inkluderer fargede tørketavlepenner, magneter, rengjøringskluter og en tavlevisker, slik at du har alt du trenger. behov for et produktivt strategimøte.

Hvis du vil lage samarbeidsnotater og beholde dem, trenger du en flippover. Med en flippover kan du bruke hver side til ulike tilnærminger eller avdelinger, og deretter sette dem alle sammen, for eksempel ved å feste dem til en magnetisk tavle. Etter møtet kan du beholde sidene og kanskje be en deltaker om å skrive dem opp i en myk kopi, eller ta bilder og laste dem opp til samarbeidsplattformen din slik at folk kan se tilbake til dem.

Ta notater.

Til slutt bør du sørge for at deltakerne har det de trenger for å ta sine egne notater. Dette kan være i notatbøker, i så fall må du kanskje ha ekstra penner for hånden for å unngå forsinkelser i møtet.

Noen mennesker foretrekker kanskje å ta notater på sine egne bærbare datamaskiner. I dette tilfellet må du sørge for at møterommet har rikelig med ladepunkter, slik at folk kan holde seg oppe under hele møtet.

Verktøy etter møtet for oppfølging og utførelse

Vi har allerede diskutert hvordan du må bruke samarbeidsverktøy og prosjektstyringsprogramvare for å effektivt utføre det som kommer ut av strategimøtene dine. Perioden etter møtet må også inkludere muligheter for å analysere, tilpasse og samle tilbakemeldinger.

Dataanalyse

Analysering av data er en nøkkeldel for å sikre at strategimøtet når sine mål . Som sådan må du samle inn data gjennom perioden etter møtet. Disse dataene bør sammenfalle med virksomhetens mål og mål – så hvis forretningsstrategien din innebærer å øke salget, bør du samle inn og overvåke salgsdata.

Det vil være fordelaktig å ha oppfølgingsmøter etter de innledende strategimøte, for å sikre at alt forblir på rett spor. Under disse møtene bør du presentere dataene som er samlet inn slik at resultatene kan diskuteres, og planen kan tilpasses dersom tallene må forbedres.

Tilbakemeldinger og undersøkelsesverktøy

Du bør ha som mål å samle løpende tilbakemeldinger gjennom hele prosjektperioden. Dette vil sikre at alle har mulighet til å ta opp eventuelle bekymringer som har dukket opp etter møtet. Ofte vil ikke alt bli redegjort for, og problemer kan først oppstå når prosjektet er i gang. Du kan bruke undersøkelsesverktøy som SurveyMonkey eller Google Forms for å lage undersøkelser og få tilbakemeldinger.

Ved å regelmessig samle inn tilbakemeldinger fra interessenter, kan du sikre at ingen problemer går under radaren. Du kan bruke dine pågående strategimøter til å ta opp problemer og finne løsninger sammen med andre interessenter. Dette vil støtte en vellykket gjennomføring av forretningsstrategien.

Er du klar for ditt strategimøte?

Nobo har en rekke praktiske verktøy og arbeidsplassløsninger for å støtte effektive og effektive møter. Fra tavler til projeksjonsverktøy, skilting og planleggingstavler har vi alt du trenger for å holde deg organisert og produktiv. Ta en titt på utvalget vårt i dag for å se hva vi har som kan hjelpe din bedrift.