Er avdelingen din overveldet av ukentlige møter som forstyrrer produktiviteten deres? Ifølge en studie fra Atlassian føler 78 %* av folk seg overveldet av antallet møter de forventes å delta på, og 51 %* ender opp med å jobbe overtid for å håndtere møtebelastningen. Budskapet er klart: vi bruker for mye tid på møter.
Enten du er teamleder, leder, prosjektleder, HR-profesjonell eller avdelingsleder, er du ikke fremmed for det ukentlige teammøtet. Og vi ville blitt overrasket om du ikke har opplevd klager på overbelastning av møter i løpet av din tid i en lederrolle, gitt statistikken ovenfor. Men du må jo ha ukentlige møter, ikke sant? Ellers, hvordan ellers skal de ansatte holde seg informert?
I dette blogginnlegget skal vi utforske fordelene ved å gå over til møter annenhver uke. Denne ideen blir stadig mer populær, og er en måte å opprettholde effektiv kommunikasjon på uten unødvendige forstyrrelser. Denne guiden vil hjelpe deg med å avgjøre om møter annenhver uke vil være mer vellykkede for teamet ditt enn ukentlige eller månedlige møter, og få mest mulig ut av tiden du har med dine ansatte.
Hvorfor vurdere møter annenhver uke?
Vi er en bedrift, og vi forstår det – regelmessige møter er en av de beste måtene å hjelpe dine ansatte med å holde seg informert og tilkoblet. Du kan sende ut alle notatene og bulletinene du vil, men det finnes ingenting som å møte ansikt til ansikt for å sikre at meldingene blir klart mottatt og forstått. Det er en mulighet til å sikre at alle er enige når det gjelder prosjekter, mål og resultater, og det er den perfekte plattformen for dine medarbeidere til å dele ideer og bekymringer.
For noen team blir ukentlige møter rett og slett for mye. Når arbeidsmengden er høy og timeplanene fulle, kan ukentlige innhentingsmøter virke som bare en plikt, kanskje til og med en ulempe. Du risikerer at folk sliter med å konsentrere seg og konsentrere seg under teammøter, fordi de bekymrer seg for kommende frister og prioriteringer. De kan til og med avslå møtet helt.
Likevel kan et månedlig møte heller ikke virke helt riktig – så mye kan skje i løpet av en fireukers periode, og en måneds oppdateringer kan være mye å levere og ta inn i ett møte.
Fordeler med møter annenhver uke
Et møte annenhver uke kan gi lignende strukturerte oppdateringer, slik at medlemmene kan dele fremdriften sin på prosjekter og initiativer, og holde alle andre informert om eventuelle endringer eller viktige oppdateringer.
To-ukentlige teammøter er en flott måte å oppmuntre til samarbeid, brainstorme ideer og forklare nye konsepter, og en effektiv måte å gjøre dette på er via en whiteboard. Dette papirløse kommunikasjonsverktøyet er enkelt, men kraftfullt, enten du velger et stort veggmontert eller et mindre portabelt alternativ til kontoret ditt.
Å organisere teammøtet annenhver uke i stedet for ukentlig kan bidra til å lette tidspresset på de ansatte, slik at de får mer tid til å jobbe for sine mål. Og å velge møter annenhver uke fremfor månedlige møter sikrer at dine ansatte fortsatt hører viktig informasjon i tide, uten risiko for at nyhetene blir nesten fire uker utdaterte.
Hvordan gjennomføre et effektivt møte annenhver uke
Nå som vi har dekket fordelene, hvordan kan vi sikre at disse møtene blir produktive?
Hvis du bytter fra ukentlig til annenhver uke, vil du levere mer informasjon i samme tidsrom, så det er viktig å holde seg til sporet. Og ikke føl behov for å forlenge møtetiden bare fordi det skjer sjeldnere – dette er mot sin hensikt. Sikt på maks 60 minutter – enda bedre, 30–45 minutter. Vær forberedt med de riktige verktøyene for å holde alle fokusert, som for eksempel en stor, god kvalitetsflippover. Dette er essensielt for å spore prosjektets tidslinjer og oppgaver visuelt.
Teammøter foregår ofte i forskjellige kontorlokaler, så bruk av en bærbar løsning som Nobo Move & Meet Mobile Magnetic Flipchart Easel gir fleksibilitet, slik at du enkelt kan flytte mellom kontorlokaler og møterom.
Avhengig av hvilken type teammøte du har, kan det være viktig å ta seg tid til å reflektere, og flipchart-blokker er en nyttig måte å gjøre dette på. Og ikke glem å følge opp med å oppsummere hovedpunkter og resirkulere notater og handlingspunkter.
Beste praksis for å gjennomføre effektive møter annenhver uke
Hvis du velger møter annenhver uke, må du bruke tiden din godt, så organisering er avgjørende. Kom forberedt med en agenda, skrevet på et visuelt hjelpemiddel som en whiteboard eller flipchart, slik at hver deltaker forstår hvorfor de er der og hva de skal lære under møtet. Noen er visuelle elever, mens andre er mer auditivt fokusert, så det er best å ha begge områder dekket for å øke forståelsen samtidig som man imøtekommer ulike typer elever.
Hold deg til sporet og følg agendaen din – det viser at du respekterer alles dyrebare tid og travle timeplaner. Å ha en klar (og synlig) agenda vil hjelpe deg å holde deg ansvarlig for diskusjonen og holde ting i gang. Vi vet alle hvor frustrerende det er når et møte drar ut – enda verre, når det er et gjentakende møte!
For de lengre teammøtene, hold alle engasjerte og løft energien i rommet ved å inkludere gruppeaktiviteter med interaktive verktøy, som Nobo Whiteboard Accessories Kit Bag. Med praktiske elementer som flerfargede whiteboardpenner, magneter, magnetiske skriveruter, rutenetttape, mini-whiteboards og mini-whiteboardpenner, er det perfekt for å oppmuntre til produktivt samarbeid – noe som ofte gir utmerket resultat.
Bør selskapet ditt innføre møter annenhver uke?
Hvis du vil holde dine ansatte oppdatert uten å legge press på tiden deres, er svaret et rungende ja. Med fordeler som å opprettholde effektiv kommunikasjon uten unødvendige forstyrrelser og å tilby en fast plattform for dine medarbeidere til å dele ideer og bekymringer, er vi trygge på at en annenhver uke er en effektiv måte for deg og teamet ditt å holde kontakten på.
Hvorfor ikke ta deg tid til å evaluere dine egne teamdynamikker og kommunikasjonsbehov? Du kan oppdage at det å møtes annenhver uke er løsningen virksomheten din trenger for å forbedre kommunikasjon og ytelse uten å risikere utbrenthet.
Fortsatt usikker? Vurder en prøveperiode med møter annenhver uke for å se hvordan teamet ditt svarer. Samle tilbakemeldinger og juster deretter for å sikre at du møter alles behov. Du vil snart få svaret ditt.
