Este departamentul tău copleșit de întâlniri săptămânale care le perturbă productivitatea? Potrivit unui studiu realizat de Atlassian, 78%* dintre oameni se simt copleșiți de numărul de întâlniri la care se așteaptă să participe, iar 51%* ajung să lucreze ore suplimentare pentru a face față suprasolicitării la întâlniri. Mesajul este clar: petrecem prea mult timp în ședințe.
Fie că ești lider de echipă, manager, manager de proiect, profesionist HR sau șef de departament, nu vei fi străin de întâlnirea săptămânală a echipei. Și am fi surprinși dacă nu ați întâlnit plângeri legate de suprasolicitarea la întâlniri în timpul unui rol de conducere, având în vedere statisticile de mai sus. Dar trebuie să aveți întâlniri săptămânale, nu? Altfel, cum vor rămâne angajații tăi informați?
În această postare pe blog, vom explora beneficiile trecerii la întâlniri bilunare. Această idee devine tot mai populară și reprezintă o modalitate de a menține o comunicare eficientă fără perturbări inutile. Acest ghid te va ajuta să determini dacă întâlnirile la fiecare două săptămâni vor avea mai mult succes pentru echipa ta decât întâlnirile săptămânale sau lunare și să profiți la maximum de timpul petrecut cu membrii echipei.
De ce să iei în considerare întâlniri bilunare?
Suntem o afacere și înțelegem – întâlnirile regulate sunt una dintre cele mai bune modalități de a-ți ajuta angajații să rămână informați și conectați. Poți trimite toate notele și buletinele pe care le dorești, dar nu există nimic asemănător cu întâlnirile față în față pentru a te asigura că mesajele sunt clar primite și înțelese. Este o oportunitate de a te asigura că toată lumea este pe aceeași lungime de undă în ceea ce privește proiectele, obiectivele și rezultatele, și este platforma perfectă pentru ca asociații tăi să-și împărtășească idei și preocupări.
Pentru unele echipe, întâlnirile săptămânale sunt pur și simplu prea multe. Când volumul de muncă este mare și programele sunt încărcate, întâlnirile săptămânale de recuperare pot părea doar o corvoadă, poate chiar un inconvenient. Riști ca oamenii să aibă dificultăți în a se concentra și a se concentra în timpul ședințelor de echipă, pentru că se îngrijorează de termenele limită și priorități care urmează. S-ar putea chiar să refuze complet întâlnirea.
Și totuși, o întâlnire lunară poate să nu pară nici ea potrivită – atât de multe se pot întâmpla într-o perioadă de patru săptămâni, iar o lună de actualizări poate fi mult de livrat și absorbit într-o singură întâlnire.
Beneficiile întâlnirilor bilunare
O întâlnire bilunară poate oferi actualizări structurate similare, permițând membrilor să împărtășească progresul lor în proiecte și inițiative, ținând pe toată lumea la curent cu orice schimbări sau actualizări importante.
Ședințele de echipă bilunare sunt o modalitate excelentă de a încuraja colaborarea, de a genera idei și de a explica concepte noi, iar o metodă eficientă este o tablă albă. Acest instrument de comunicare fără hârtie este simplu, dar puternic, indiferent dacă alegi o opțiune mare montată pe perete sau o opțiune portabilă mai mică pentru spațiul tău de birou.
Organizarea întâlnirilor de echipă la fiecare două săptămâni, în loc de săptămânală, poate ajuta la reducerea presiunilor de timp asupra personalului, eliberându-i să petreacă mai mult timp urmărindu-și obiectivele. Iar alegerea întâlnirilor bilunare în loc de cele lunare asigură că angajații dumneavoastră primesc informații esențiale la timp, fără riscul ca știrile să fie învechite cu aproape patru săptămâni.
Cum să conduci o întâlnire bilunară eficientă
Acum că am discutat avantajele, cum putem asigura că aceste întâlniri sunt productive?
Dacă treci de la săptămânal la o dată la două săptămâni, vei livra mai multe informații într-un interval de timp similar, așa că este esențial să rămâi pe drumul cel bun. Și nu simți nevoia să prelungești timpul întâlnirii doar pentru că se întâmplă mai rar – acest lucru este contraproductiv. Țintește să nu depășească 60 de minute – și mai bine, 30-45 de minute. Fii pregătit cu instrumentele potrivite pentru a-i menține pe toți concentrați, cum ar fi un flipchart mare și de calitate. Acest lucru este esențial pentru urmărirea vizuală a cronologiilor și sarcinilor proiectelor.
Întâlnirile de echipă au loc adesea în diferite spații de birouri, așa că folosirea unei soluții portabile precum Nobo Move & Meet Mobile Magnetic Flipchart Easel oferă flexibilitate, permițându-ți să te transferi cu ușurință între spații de birouri și săli de ședință.
În funcție de natura ședinței de echipă, poate fi important să îți iei timp să reflectezi, iar tabletele flipchart sunt o metodă utilă de a face acest lucru. Și nu uita să continui recapitulând punctele cheie și recirculând notițele și punctele de acțiune.
Cele mai bune practici pentru organizarea unor întâlniri eficiente bilunare
Dacă optezi pentru întâlniri bilunare, va trebui să-ți folosești bine timpul, așa că organizarea este esențială. Vino pregătit cu o agendă, scrisă pe un suport vizual, cum ar fi o tablă albă sau un flipchart, astfel încât fiecare participant să fie clar de ce este acolo și ce urmează să învețe în timpul întâlnirii. Unii sunt învățăcei vizuali, în timp ce alții sunt mai axați pe auz, așa că este mai bine să acoperi ambele aspecte pentru a îmbunătăți înțelegerea și a se adresa unor tipuri diverse de cursanți.
Rămâi pe drumul cel bun și respectă-ți agenda – arată că respecți timpul prețios și programul încărcat al tuturor. A avea o agendă clară (și vizibilă) te va ajuta să rămâi responsabil pentru discuție și să menții cursurile fără probleme. Știm cu toții cât de frustrant este când o întâlnire se prelungește – și mai rău, când este o întâlnire recurentă!
Pentru acele ședințe de echipă mai lungi, menține pe toată lumea implicată și ridică energia în încăpere incluzând activități de grup cu instrumente interactive, cum ar fi Geanta de Kit pentru Accesorii pentru Tablă Albă Nobo. Complet cu elemente utile precum pixuri multicolore pentru tablă, magneți, pătrate magnetice pentru scris, bandă adezivă pentru grilaj, mini table albe și mini pixuri pentru tablă albă, este perfect pentru a încuraja munca productivă în echipă – ceea ce adesea înseamnă rezultate excelente.
Ar trebui compania ta să introducă întâlniri bilunare?
Dacă vrei să-ți ții angajații la curent fără să le pui presiune pe timp, atunci răspunsul este un da categoric. Cu beneficii precum menținerea unei comunicări eficiente fără perturbări inutile și oferirea unei platforme regulate pentru ca asociații tăi să-și împărtășească idei și preocupări, suntem încrezători că o abordare bilunară este o modalitate eficientă pentru tine și echipa ta de a rămâne conectați.
De ce să nu-ți acorzi timp să evaluezi propriile dinamici de echipă și nevoile tale de comunicare? S-ar putea să descoperi că întâlnirea la fiecare două săptămâni este soluția de care afacerea ta are nevoie pentru a îmbunătăți comunicarea și performanța fără riscul de epuizare.
Încă nu ești sigur? Ia în considerare o perioadă de probă cu întâlniri bilunare pentru a vedea cum reacționează echipa ta. Adună feedback și ajustează-te în consecință pentru a te asigura că îți satisfaci nevoile tuturor. În curând vei avea răspunsul.
