În această postare pe blog, vom explica cele mai frecvente greșeli făcute când vine vorba de agende și cum să faci ca întâlnirile tale să funcționeze mai eficient – fie că ești lider de echipă, manager, manager de proiect sau profesionist în HR.
Agendele sunt esențiale pentru desfășurarea eficientă a ședințelor. Nu doar că agenda unei întâlniri asigură că fiecare participant este clar cu privire la subiectele ce urmează să fie discutate, astfel încât să poată veni pregătit, dar menține lucrurile pe drumul cel bun și menține conversația productivă. Există șanse mai mici ca întâlnirea să se prelungească și ajută la promovarea responsabilității. Cu toate acestea, cercetările au arătat că doar 37%* dintre organizatori spun că folosesc întotdeauna o agendă. Poate exista, de asemenea, o lipsă de înțelegere a ceea ce ar trebui să includă o agendă de întâlnire, ceea ce poate duce la pierdere de timp și la dezangajare a participanților – niciuna dintre acestea nefiind ideală!
În această postare pe blog, vom explica cele mai frecvente greșeli făcute când vine vorba de agende și cum să faci ca întâlnirile tale să funcționeze mai eficient – fie că ești lider de echipă, manager, manager de proiect sau profesionist în HR.
Cel mai important lucru de luat în considerare atunci când planifici o întâlnire este rezultatul dorit al sesiunii. Fără asta, întâlnirea ta se poate destrăma destul de ușor – ceea ce nu este rezultatul pe care nimeni și-l dorește! Lipsa unor obiective bine definite nu doar că poate duce la confuzie cu privire la scopul întâlnirii, dar poate și să irosească mult timp – și să fim sinceri, timpul nostru este mai prețios ca niciodată.
Soluția? Fii concis, asigurându-te că fiecare punct de discuție este specific și ușor de înțeles. Ajutoarele vizuale, precum tablele albe, sunt o modalitate excelentă de a-ți prezenta agenda și obiectivele clar definite ale întâlnirii. Nu doar că acest instrument de comunicare fără hârtie este simplu, dar și puternic, dar există o gamă largă de spații de birou, de la table mari montate pe perete până la opțiuni portabile mai mici.
Este ușor să te simți copleșit sau obosit când ai prea multe puncte pe agendă – creierul nostru se poate concentra doar pe un anumit nivel simultan. În plus, este mult mai probabil să rămâi fără timp dacă încerci să acoperi mai multe subiecte decât poți încăpea în mod rezonabil în durata ședinței tale.
Vă sugerăm să vă limitați agenda la 3-5 subiecte cheie pentru a vă menține pe toți pe drumul cel bun și pentru a avea conversațiile productive de care aveți cu adevărat nevoie în afacerea dumneavoastră. Dacă aveți mai multe de discutat, o întâlnire de urmărire ar fi o soluție mai bună. Astfel, poți oferi subiectelor importante spațiu pentru a fi explorate temeinic și poți menține pe toată lumea din încăpere implicată.
Rămâi mereu fără timp și alergi prin ultimele puncte de pe agendă? Nu ești singurul. Gestionarea timpului este unul dintre cei mai importanți factori atunci când planifici o agendă. Pe lângă faptul că poate întârzia încheierea întâlnirii (ceea ce înseamnă colegi nemulțumiți), riști să ratezi informații importante.
Sfaturile noastre? Uită-te la subiectele pe care vrei să le discuti în timpul întâlnirii și gândește-te cât timp vrei să petreci discutând despre fiecare. Nu trebuie neapărat să împarți timpul pe care îl ai în mod egal între subiecte, dar ai un plan. Apoi, dacă discuțiile escaladează, poți pur și simplu să notezi și să reiei după ședință. Acordarea fiecărui punct din agendă să strălucească înseamnă că tu și echipa ta puteți fi mai riguroși. Desigur, este important să rămâi flexibil și să adaptezi agenda în funcție de fluxul discuției, așa că va trebui să găsești un echilibru.
Fără vizibilitate asupra agendei înainte de întâlnire, angajații tăi se vor simți probabil nepregătiți și mult mai puțin predispuși să se implice în discuții. Riști să ratezi contribuții valoroase, mai ales din partea angajaților care performează mai bine atunci când pot planifica din timp – amintește-ți, nu toată lumea este pricepută la a gândi rapid și este în regulă.
Trimiterea agendei din timp îi ajută pe participanți să se simtă pregătiți cu orice fapte, cifre și actualizări de care au nevoie, astfel încât să fie pregătiți să participe și să se implice. Și odată legat, scrie-l undeva unde toată lumea să poată vedea în timpul întâlnirii, cum ar fi un flipchart mare sau o tablă albă, pentru a le reaminti tuturor ce se acoperă din momentul în care intră în cameră. Dacă participanții știu la ce să se aștepte, sunt mai predispuși să fie implicați în discuții și sesiuni de brainstorming. Dacă acestea vor apărea în întâlnirea ta, nu uita să vii pregătit cu toate accesoriile de care ai nevoie pentru ca toată lumea să poată interacționa și participa eficient.
Neatribuirea rolurilor pentru întâlnirea ta poate duce la un dezastru. Cel puțin, timp pierdut, în timp ce tu decizi cine va face ce la începutul întâlnirii. Aceasta este o metodă sigură de a-i deconecta pe toți încă de la început.
Este important să știi dinainte cine va facilita, va lua notițe, va ține punctul, va urmări (și orice alt rol important pentru întâlnire), deoarece nu este ceva ce vrei să decizi la începutul ședinței. Acest lucru oferă tuturor un scop clar și o înțelegere clară a cine este responsabil pentru ce – și astfel se vor simți mult mai organizați și productivi. Sfat: oricine se ocupă de luarea notițelor ar beneficia de un pad flipchart de calitate, cu suficient spațiu pentru a scrie notițe și suficient de mare pentru ca toată lumea să vadă.
Ești gata să-ți scrii agenda? Iată componentele noastre cheie pentru o agendă de succes a unei întâlniri. Acoperă toate aceste puncte și bucură-te de o întâlnire eficientă și productivă.
· Numele clar al ședinței
· Data, ora și locul, fie că este o locație fizică sau online
· Obiectiv general sau scop
· Lista punctelor de discuție cu alocarea timpului pentru fiecare
· Decide cine este responsabil să conducă fiecare punct
· Lista participanților
Cheia unei întâlniri de succes este o agendă detaliată. Nu doar că ajută la desfășurarea lină a ședinței și previne depășirea acesteia, dar le permite participanților să se pregătească din timp și să contribuie eficient. Agenda stabilește așteptări clare astfel încât toată lumea să știe nu doar ce se abordează, ci și ce se așteaptă de la ei, și ajută la prevenirea devierii discuțiilor de la subiect. S-ar putea chiar să descoperi că afacerea ta va avea mai puține întâlniri ca urmare, deoarece întâlnirile pe care le ai vor fi mult mai eficiente!
Încearcă să arunci o privire la întâlnirile pe care le ai în următoarele săptămâni. Au toți o agendă? Dacă nu, ia asta ca semn să începi planificarea.