V dnešnom rýchlom a neustále sa meniacom podnikateľskom prostredí nahradila agilná metodika riadenia projektov predchádzajúci vodopádový, sekvenčný (waterfall) prístup, najmä vďaka svojej väčšej flexibilite a schopnosti riešiť nové, ad hoc vzniknuté požiadavky. Základom agilného prístupu k riadeniu projektov je „scrum“ (pozri ďalej), ktorý kladie dôraz na spoluprácu, flexibilitu a neustále zlepšovanie. Scrum je termín pre pravidelné, ideálne každodenné krátke stretnutia, nazývané denný stand-up, ktoré zohrávajú kľúčovú úlohu pri podpore komunikácie a zvyšovaní produktivity tímu.

V tomto blogu sa budeme venovať charakteristike „scrum“ stretnutia a zdôrazníme jeho výhody. Na konci blogu nájdete aj šablónu programu „scrum“ stretnutia, ktorú si môžete prispôsobiť a použiť.

Prečo „scrum“ stretnutie?

Pojem „scrum“ možno poznáte skôr zo športu, konkrétne z ragby. Nemýlite sa. V kontexte agilnej metodiky riadenia projektov vznikol pojem „scrum“ v súvislosti s ragbyovou hrou, v ktorej hráči bežia tesne vedľa seba a so sklonenými hlavami sa snažia získať kontrolu nad loptou na zemi. Toto fyzické a úzko koordinované úsilie inšpirovalo vznik termínu „scrum“, ktorý sa dnes v agilnej metodike používa na označenie každodenných tímových stretnutí.

Čo je teda každodenné stretnutie „scrum“?

Porada by mala byť krátka, sústredená a produktívna, podobne ako ragbyový skrumáž. Účastníci sa pravidelne stretávajú a striedajú sa pri zdieľaní tém, ako napríklad:

• Aktuálne informácie o pokroku v organizácii a realizácii projektu
• Prekážky a problémy
• Stanovenie denného cieľa/cieľov

Ak sa zúčastňujete na „scrum“ stretnutí, pripravte sa na nasledujúce otázky:

• Čo som robil/a včera?
• Čo budem robiť dnes?
• Čo mi stojí v ceste, existujú / objavili sa nejaké prekážky?

Stretnutia „scrum“ by mali čo najviac podporovať spoluprácu a komunikáciu medzi členmi tímu a zabezpečiť, aby všetci sledovali rovnaký cieľ.

Aké sú výhody každodenných „scrum“ stretnutí?

Všetko sa odvíja od dôležitosti komunikácie v agilných tímoch. V priebehu životného cyklu projektu sa môžu vyskytnúť rôzne zložitosti, nové požiadavky a termíny, ktoré je potrebné dodržať. Flexibilné pridávanie/odoberanie zainteresovaných strán do zmiešaného tímu si vyžaduje efektívnu a otvorenú komunikáciu, aby všetci boli tzv. „na rovnakej vlne“, rozumeli svojej úlohe a povinnosti a mohli spolupracovať na dosiahnutí cieľa.

Každodenné „scrum“ stretnutie je pre členov tímu príležitosťou komunikovať a spolupracovať, zdieľať aktuálne informácie o pokroku a prekážkach a zosúladiť spoločné úsilie na dosiahnutie stanoveného cieľa (cieľov). Ak si tím každý deň vyhradí niekoľko minút na preskúmanie realizácie projektu, môže včas identifikovať problémy, vykonať potrebné úpravy a dodržať termíny.

Na individuálnej úrovni tieto krátke a pravidelné stretnutia podporujú pocit spolupatričnosti a zodpovednosti za úlohu. Ak sa na stretnutí sústredíte na to, aby každý člen tímu informoval o svojom pokroku a ďalších úkonoch, je pravdepodobnejšie, že svoje záväzky bude plniť a prevezme zodpovednosť za dodržiavanie termínov. To pomáha budovať dôveru a rešpekt v tíme a vedie k pozitívnejšiemu a produktívnejšiemu pracovnému prostrediu.

Okrem zlepšenia komunikácie a tímovej dynamiky podporujú „scrum“ stretnutia aj agilný princíp neustáleho zlepšovania. Vďaka každodennej kontrole pokroku a identifikáciou oblastí, ktoré je potrebné rozvíjať, môžu projektové tímy robiť malé, ale zmysluplné zmeny, ktoré časom povedú k lepším výsledkom.

Najlepšie tipy na úspešné „scrum“ stretnutie

Stretnutia „scrum“ by sa mali konať každý deň v rovnakom čase na rovnakom mieste. Stretnutia by mal viesť scrum master (vedúci schôdzky) a mali by na nich byť prítomní všetci relevantní členovia projektového tímu. Ďalej uvádzame niekoľko ďalších tipov, ako zlepšiť „scrum“ stretnutia.

Skráťte ho

Stretnutia „scrum“ by mali byť krátke a sústredené, ich dĺžka nemá presiahnuť 15 minút. Časový limit pomáha zabezpečiť maximálne sústredenie a zapojenie.

Buďte pripravení

Uistite sa, že sú všetci účastníci stretnutia pripravení poskytnúť skutočne aktuálne informácie a že majú mandát diskutovať o všetkých prekážkach alebo problémoch, s ktorými sa môžu stretnúť. Môže to pomôcť hladkému priebehu stretnutia a zabrániť jeho predlžovaniu.

Zamerajte sa na tím

Na „scrum“ stretnutí ide predovšetkým o tím a jeho pokrok, preto sa uistite, že má každý možnosť vyjadriť sa a podeliť sa o svoje novinky. Podporujte otvorenú komunikáciu a spoluprácu medzi členmi tímu.

Využite vizuálne pomôcky

Zvážte použitie tabule alebo mobilného informačného panela, takáto pomôcka vám pomôže sledovať pokrok a identifikovať prekážky, ktoré je potrebné odstrániť. Vďaka tomu môže byť stretnutie interaktívnejšie a efektívnejšie.

Zachovajte si pozitívny prístup

Stretnutia „scrum“ by mali byť pozitívne a motivačné, mali by sa zamerať na zdôraznenie úspechov a povzbudzovanie tímu, aby napredoval. Vyvarujte sa dlhému rozoberaniu negatívnych javov alebo hľadaniu chýb.

Ďalšie kroky

Po skončení stretnutia nezabudnite podniknúť ďalšie kroky, ktoré boli stanovené počas diskusie. Pomáha to zabezpečiť kontinuitu pokroku aj medzi jednotlivými stretnutiami a sledovanie spoločnej správnej cesty.

Schôdzky „scrum“ zohrávajú dôležitú úlohu v agilnej metodike riadenia projektov. Vďaka podpore komunikácie, spolupráce, zodpovednosti a neustáleho zlepšovania poskytujú ideálny rámec pre prácu na komplexných projektoch. Aktívnym zapojením do každodenného scrumu môžu agilné tímy dosahovať svoje ciele efektívnejšie a účinnejšie.

Program „scrum“ stretnutia

Stretnutia „scrum“ sú síce krátke, ale musia byť sústredené. Zapojiť celý agilný tím a pokryť všetky témy za 15 minút nie je jednoduché. Ďalej je uvedený typický program stretnutia „scrum“, ktorý môžete použiť v praxi.

Začnite rýchlym úvodom

Scrum master alebo facilitátor začne stretnutie privítaním všetkých účastníkov a stručným predstavením účelu schôdzky.

Každý člen tímu informuje o vývoji od posledného stretnutia

Každý člen tímu sa podelí o to, čo sa mu podarilo urobiť od predchádzajúceho stretnutia. Môže prebehnúť diskusia o prípadných problémoch, s ktorými sa jednotlivci/tímy stretávajú, a o tom, ako ich plánujú riešiť.

Identifikujte všetky prekážky

Ak člen tímu spomenie nejakú prekážku alebo problém, tím o ňom krátko diskutuje a určí možné riešenia alebo kroky, ktoré treba podniknúť, ak sa účastníci zaseknú na pláne činnosti.

Stanovenie denného cieľa

Pred koncom stretnutia si každý člen tímu stanoví ciele na daný deň. Uvedie, na čom chce v daný deň pracovať a ako to súvisí s cieľmi projektu.

Ukončenie stretnutia

Scrum master alebo facilitátor ukončí schôdzku poďakovaním všetkým za ich príspevky a pripomenie tímu nadchádzajúce udalosti alebo termíny.