Bu blog yazısında, gündemlerde en yaygın yapılan hataları ve toplantılarınızın nasıl daha verimli geçmesini sağlayacağınızı açıklayacağız – ister ekip lideri, ister yönetici, proje yöneticisi ya da İK profesyoneli olun.
Gündemler, etkili toplantılar yürütmek için kritiktir. Toplantı gündemi sadece her katılımcının tartışılacak konuları net olarak belirlemesini sağlamakla kalmaz, böylece hazırlıklı gelebilirler, aynı zamanda işleri yolunda tutar ve sohbeti verimli tutar. Toplantının fazla gitme ihtimali azalır ve bu da hesap verebilirliği teşvik etmeye yardımcı olur. Buna rağmen, araştırmalar sadece %37* organizatörlerin her zaman bir gündem kullandığını söylüyor. Ayrıca, toplantı gündeminin neleri içermesi gerektiği konusunda anlaşılmama eksikliği olabilir, bu da katılımcıların zaman kaybına ve ilgisiz olmasına yol açabilir – ki bunların hiçbiri ideal değildir!
Bu blog yazısında, gündemlerde en yaygın yapılan hataları ve toplantılarınızın nasıl daha verimli geçmesini sağlayacağınızı açıklayacağız – ister ekip lideri, ister yönetici, proje yöneticisi ya da İK profesyoneli olun.
Bir toplantı planlarken göz önünde bulundurulması gereken en önemli şey, oturumun niyetlenen sonucudur. Bunun olmadan, toplantınız kolayca parçalanabilir – ki bu kimsenin istediği sonuç değildir! Belirlenmiş hedeflerin olmaması sadece toplantının amacı hakkında kafa karışıklığına yol açmakla kalmaz, aynı zamanda çok zaman kaybına da yol açabilir – ve dürüst olalım, zamanımız her zamankinden daha değerli.
Çözüm ne? Her tartışma noktasının özgün ve anlaşılması kolay olduğundan emin olun. Beyaz tahtalar gibi görsel yardımlar, gündeminizi ve net tanımlanmış buluşma hedeflerinizi sunmanın mükemmel bir yoludur. Bu kağıtsız iletişim aracı sadece basit ama güçlü olmakla kalmaz, aynı zamanda büyük duvara monte beyaz tahtalardan küçük taşınabilir seçeneklere kadar farklı ofis alanları için geniş bir yelpazede de mevcuttur.
Çok fazla gündem maddesi olduğunda bunalmak veya yorulmak kolaydır – beynimiz aynı anda sadece belli bir şeye odaklanabilir. Ayrıca, toplantı sürenize sığmayacak kadar fazla konuyu ele almaya çalışırsanız zamanınız çok daha düşer.
Gündeminizi 3-5 ana konuyla sınırlamanızı öneriyoruz, böylece herkes yolda kalabilir ve işinizde gerçekten ihtiyaç duyduğunuz verimli sohbetleri yapabilirsiniz. Daha fazla konuşacak şeyiniz varsa, takip görüşmesi daha iyi bir çözüm olur. Bu şekilde, önemli konularınızın detaylıca incelenmesi için alan tanıyabilir ve odadaki herkesin ilgisini canlı tutabilirsiniz.
Sürekli zamanınız tükeniyor ve gündemindeki son birkaç noktayı hızla mı geçiyorsunuz? Yalnız sen değilsin. Zaman yönetimi, bir gündem planlarken en önemli faktörlerden biridir. Toplantınızın bitmesini geciktirebileceği gerçeği dışında (ki bu mutsuz meslektaşlar demek), önemli bilgileri kaçırma riskiyle karşı karşıyasınız.
Tavsiyemiz nedir? Toplantınızda konuşmak istediğiniz konulara bakın ve her biri hakkında ne kadar süre konuşmak istediğinizi düşünün. Zamanınızı konu sayısına eşit olarak bölmeniz gerekmez, ancak bir planınız olsun. Sonra, konuşmalar tırmanırsa, bunu not edip toplantıdan sonra takip edebilirsiniz. Her gündem maddesine parlaması için zaman tanımak, siz ve ekibiniz daha kapsamlı olmanızı sağlar. Elbette, esnek kalmak ve gündemi tartışmanın akışına göre uyarlamak da önemli, bu yüzden denge kurmanız gerekecek.
Toplantıdan önce gündemin görünürlüğü olmadan, çalışanlarınız kendilerini hazırlıksız hissetmeleri ve tartışmalara katılma olasılıkları çok daha az olur. Özellikle önceden plan yapabildiklerinde daha iyi performans gösteren personelden değerli katkıları kaçırma riskiyle karşı karşınızdır – unutmayın, herkes hızlı düşünmekte yetenekli değildir ve bu sorun değil.
Gündeminizi önceden göndermek, katılımcılarınızın ihtiyaç duydukları tüm gerçekler, rakamlar ve güncellemelerle hazırlıklı hissetmelerini sağlar, böylece katılmaya ve katılıma hazır olurlar. Ve bağlandıktan sonra, toplantı sırasında herkesin görebileceği bir yere, örneğin büyük bir flipchart veya beyaz tahta gibi bir yere yaz, böylece odaya girdikleri andan itibaren herkese nelerin kapsandığını hatırlatır. Katılımcılarınız ne bekleyeceklerini bilirse, ayrım tartışmalarına ve beyin fırtınası oturumlarına katılma olasılıkları daha yüksektir. Eğer bunlar toplantınızda yer alacaksa, herkesin etkili şekilde katılabilmesi için ihtiyacınız olan tüm aksesuarlarla hazır gelmeyi unutmayın.
Toplantınız için roller atamamak felaketle sonuçlanabilir. En azından, toplantının başında kimin ne yapacağına karar verirken boşa zaman kaybeder. Bu, herkesi en başından itibaren uzaklaştırmanın kesin bir yolu.
Seansınızın başında karar vermek istemediğiniz için bunu önceden kim kolaylaştıracak, not alacak, zaman tutacak, takip edecek (ve toplantınız için önemli olan diğer roller) kimlerin olacağını bilmek önemlidir. Bu, herkese kimin neden sorumlu olduğu konusunda net bir amaç ve anlayış sağlar – ve böylece kendilerini çok daha organize ve üretken hissedecekler. En önemli tavsiye: Not almaktan sorumlu olan kişi, notlar yazmak için bolca alanı olan ve herkesin görebileceği kadar büyük kaliteli bir flipchart defterinden faydalanacaktır.
Gündeminizi yazmaya hazır mısınız? İşte başarılı bir toplantı gündemi için temel bileşenlerimiz. Tüm bu noktaları ele alın ve verimli ve verimli bir toplantının tadını çıkarın.
· Toplantı adı net
· Tarih, saat ve konum, ister fiziksel ister çevrimiçi bir konum olsun,
· Genel amaç veya hedef
· Her biri için zaman tahsisi olan tartışma noktaları listesi
· Her noktayı kim önde getireceklerine karar verin
· Katılımcı listesi
Başarılı bir toplantının anahtarı, kapsamlı bir gündemdir. Sadece toplantının sorunsuz geçmesini sağlamakla kalmaz, aynı zamanda katılımcılarınızın önceden hazırlanmasını ve etkili katkı sağlamasını sağlar. Gündem, herkesin sadece neye konu alındığını değil, kendilerinden ne beklendiğini de bilmesini sağlayacak net beklentiler belirler ve bu da sohbetlerin konunun dışına kaymasını önlemeye yardımcı olur. Hatta işinizin daha az toplantı yapacağını da görebilirsiniz, çünkü yaptığınız toplantılar çok daha verimli olur!
Önümüzdeki birkaç hafta içinde olacak toplantılara bir göz atmayı dene. Hepsinin bir gündemi var mı? Eğer olmazsa, bunu planlamaya başlamak için işaret olarak alın.