Departmanınız haftalık toplantılarla bunalmış mı, bu da onların verimliliğini bozuyor mu? Atlassian'ın yaptığı bir çalışmaya göre, %78* kişi katılacakları toplantı sayısından bunalmış hissediyor ve %51* toplantı aşırı yükünü karşılamak için fazla mesai yapıyor. Mesaj açık: toplantılarda çok fazla zaman harcıyoruz.
İster ekip lideri, ister yönetici, proje yöneticisi, İK profesyoneli ya da departman başkanı olun, haftalık ekip toplantısına yabancı olacaksınız. Ve yukarıdaki istatistiklere bakılırsa, liderlik görevinde çalıştığınız süre boyunca toplantı aşırı yüklenmesiyle ilgili şikayetlerle karşılaşmamış olmasanız şaşırırız. Ama haftalık toplantıların olmalı, değil mi? Aksi takdirde çalışanlarınız başka nasıl haberdar kalacak?
Bu blog yazısında, iki haftada bir yapılan toplantılara geçmenin faydalarını inceleyeceğiz. Bu fikir giderek popülerleşiyor ve gereksiz kesintiler olmadan etkili iletişimi sürdürmenin bir yoludur. Bu rehber, her iki haftada bir yapılan toplantıların ekibiniz için haftalık veya aylık toplantılardan daha başarılı olup olmayacağını belirlemenize ve personelinizle geçirdiğiniz zamanın en iyi şekilde değerlendirilmesine yardımcı olacaktır.
Neden iki haftada bir toplantıyı düşünün?
Biz bir işletmeyiz ve bunu anlıyoruz – düzenli toplantılar, çalışanlarınızın bilgili ve bağlantılı kalmasına yardımcı olmanın en iyi yollarından biridir. İstediğiniz kadar not ve bültenleri gönderebilirsiniz, ancak mesajların net bir şekilde alınıp anlaşılmasını sağlamak için yüz yüze görüşmek gibisi yoktur. Bu, herkesin projeler, hedefler ve sonuçlar açısından aynı sayfada olmasını sağlamak için bir fırsattır ve çalışanlarınızın fikirlerini ve endişelerini paylaşması için mükemmel bir platformdur.
Bazı takımlar için haftalık toplantılar gerçekten fazladır. İş yükü yüksek ve programlar yoğun olduğunda, haftalık görüşmeler sadece bir yük, hatta bir rahatsızlık gibi görünebilir. Ekip toplantılarında insanların yaklaşan son tarihler ve öncelikler hakkında endişe duyduğu için konsantre ve odaklanmakta zorlanma riski var. Hatta toplantıyı tamamen reddedebilirler.
Yine de, aylık bir toplantı da tam olarak doğru görünmeyebilir – dört haftalık bir dönemde çok şey olabilir ve bir aylık güncellemeler bir toplantıda teslim edilip sindirmesi çok büyük olabilir.
İki haftada bir yapılan toplantıların faydaları
İki haftada bir yapılan bir toplantı, üyelerin projeler ve girişimlerdeki ilerlemelerini paylaşmasına olanak tanıyan benzer yapılandırılmış güncellemeler sağlayabilir ve diğer herkesi herhangi bir değişiklik veya önemli güncellemeler hakkında bilgilendirir.
İki haftada bir yapılan ekip toplantıları, iş birliğini teşvik etmek, fikir fırtınası yapmak ve yeni kavramları açıklamak için harika bir yoldur; bunu yapmanın etkili bir yolu beyaz tahta ile yapılmasıdır. Bu kağıtsız iletişim aracı, ofis alanınız için büyük duvara monte edilmiş veya daha küçük taşınabilir bir seçenek seçseniz de basit ama güçlü.
Takım toplantınızı haftalık değil, iki haftada bir organize etmek, personelinizin zaman baskısını hafifletmeye yardımcı olur ve onların hedeflerine daha fazla zaman ayırmalarını sağlar. Ve aylık toplantılar yerine iki haftada bir toplantı yapmak, çalışanlarınızın önemli bilgileri zamanında dinlemesini sağlar ve haberlerin neredeyse dört hafta eski kalma riski olmadan.
Etkili bir iki haftada bir toplantı nasıl yapılır
Artık avantajları ele aldığımıza göre, bu toplantıların verimli olmasını nasıl sağlayabiliriz?
Haftalıktan iki haftada bir geçiş yapıyorsanız, benzer bir zaman diliminde daha fazla bilgi vereceksiniz, bu yüzden yolda kalmak çok önemli. Ve toplantının süresini uzatma ihtiyacı hissetmeyin, sadece daha az olur diye – bu ters etki verebilir. 60 dakikadan fazla hedeflemeyin – daha iyisi, 30-45 dakika. Herkesin odaklanmasını sağlayacak doğru araçlarla, örneğin büyük ve kaliteli bir flipchart gibi yöntemlerle hazır olun. Bu, proje zaman çizelgelerini ve görevleri görsel olarak takip etmek için çok önemlidir.
Ekip toplantıları genellikle farklı ofis alanlarında gerçekleşir, bu yüzden Nobo Move & Meet Mobile Manyetik Flipchart Easel gibi taşınabilir bir çözüm kullanmak esneklik sağlar ve ofis alanları ile toplantı odaları arasında kolayca geçiş yapmanıza olanak tanır.
Takım toplantınızın niteliğine bağlı olarak, düşünmeye zaman ayırmak önemli olabilir ve flipchart pedleri bunu yapmanın faydalı bir yoludur. Ve önemli noktaları özetlemeyi, notları ve aksiyon noktalarını tekrar dolaştırmayı unutmayın.
Etkili iki haftada bir toplantı yürütmek için en iyi uygulamalar
Eğer iki haftada bir toplantı yapmayı tercih ediyorsanız, zamanınızı iyi kullanmanız gerekir, bu yüzden organizasyon çok önemlidir. Bir gündemle hazır olun, beyaz tahta veya flipchart gibi görsel bir rehbere yazılmış olsun, böylece her katılımcı neden orada olduğunu ve toplantıda neler öğreneceğini net bir şekilde anlayabilir. Bazı insanlar görsel öğrenenlerdir, bazıları ise daha işitsel odaklıdır, bu yüzden her iki temel de kapsanmak en iyisidir; böylece anlayışı artırmak ve farklı öğrenen türlerine hitap etmek gerekir.
Yolunda kalın ve gündeminize bağlı kalın – bu, herkesin değerli zamanına ve yoğun programlarına saygı gösterdiğinizi gösterir. Açık (ve görünür) bir gündemin olması, tartışmadan sorumlu kalmanıza ve işin sorunsuz ilerlemesini sağlamanıza yardımcı olur. Hepimiz biliyoruz ki bir toplantı uzun sürdüğünde ne kadar sinir bozucu oluyor – daha da kötüsü, tekrar eden bir toplantı olduğunda!
Daha uzun ekip toplantılarında, herkesi ilgilendirin ve Nobo Beyaz Tahta Aksesuarları Kit Çantası gibi etkileşimli araçlarla grup etkinlikleri ekleyerek odadaki enerjiyi yükseltin. Çok renkli beyaz tahta kalemleri, mıknatıslar, manyetik yazı kareleri, ızgara bantı, mini beyaz tahtalar ve mini beyaz tahta kalemleri gibi kullanışlı unsurlarla tamamlanan bu cihaz, üretken ekip çalışmasını teşvik etmek için mükemmeldir – ki bu genellikle mükemmel sonuç anlamına gelir.
Şirketiniz iki haftada bir toplantılar başlatmalı mı?
Çalışanlarınızı zamanlarına baskı yapmadan güncel tutmak istiyorsanız, cevabınız kesin bir evet. Gereksiz kesintiler olmadan etkili iletişimi sürdürmek ve çalışanlarınızın fikirlerini ve endişelerini paylaşabilecekleri düzenli bir platform sunmak gibi avantajlarla, iki haftada bir bir yaklaşımın sizin ve ekibinizin bağlantıda kalması için verimli bir yol olduğuna eminiz.
Neden kendi ekip dinamiklerinizi ve iletişim ihtiyaçlarınızı değerlendirmek için biraz zaman ayırmıyorsunuz? Her iki haftada bir toplantı yapmak, işinizin iletişim ve performansı geliştirmek için tükenme riski olmadan ihtiyaç duyduğu çözüm olabilir.
Hâlâ emin misiniz? Ekibinizin nasıl tepki vereceğini görmek için iki haftada bir yapılan bir deneme toplantısı sürecini düşünün. Geri bildirim toplayın ve herkesin ihtiyaçlarını karşılamak için buna göre ayarlama yapın. Yakında cevabını alacaksın.
