V tomto blogovém příspěvku vysvětlíme nejčastější chyby, které se při agendě stává, a jak zajistit, aby vaše schůzky probíhaly efektivněji – ať už jste vedoucí týmu, manažer, projektový manažer nebo HR profesionál.
Programy jsou klíčové pro efektivní vedení schůzek. Program schůzky nejen zajišťuje, že každý účastník má jasnou představu o tématech, která mají být probírána, aby mohl přijít připravený, ale také udržuje průběh na správné cestě a udržuje konverzaci produktivní. Je menší šance, že se schůzka protáhne, a pomáhá to podporovat odpovědnost. Přesto výzkumy ukázaly, že pouze 37 %* organizátorů říká, že vždy používají nějakou agendu. Může také chybět pochopení toho, co by měl program schůzky obsahovat, což může vést k ztrátě času a neangažovanosti účastníků – což není ideální!
V tomto blogovém příspěvku vysvětlíme nejčastější chyby, které se při agendě stává, a jak zajistit, aby vaše schůzky probíhaly efektivněji – ať už jste vedoucí týmu, manažer, projektový manažer nebo HR profesionál.
Nejdůležitější věcí, kterou je třeba při plánování schůzky zvážit, je zamýšlený výsledek sezení. Bez toho se vaše schůzka může snadno rozpadnout – což není výsledek, který by si kdo přál! Nedostatek jasně definovaných cílů může nejen vést k zmatku ohledně účelu schůzky, ale také ztratit spoustu času – a přiznejme si, náš čas je cennější než kdy dříve.
Řešení? Buďte struční, aby každý bod diskuse byl konkrétní a snadno pochopitelný. Vizuální pomůcky, jako jsou tabule, jsou skvělým způsobem, jak prezentovat svůj program a jasně definované cíle schůzky. Tento bezpapírový komunikační nástroj není jen jednoduchý, ale zároveň výkonný, ale nabízí širokou škálu různých typů kancelářských prostor, od velkých nástěnných tabulí až po menší přenosné varianty.
Je snadné být zahlcený nebo unavený, když máte příliš mnoho bodů na programu – náš mozek se dokáže soustředit jen na omezené množství věcí najednou. Navíc je mnohem pravděpodobnější, že vám dojde čas, pokud se snažíte pokrýt více témat, než se rozumně vejde do délky schůzky.
Doporučujeme omezit svůj program na 3–5 klíčových témat, aby všichni zůstali na správné cestě a aby bylo možné vést produktivní rozhovory, které byste měli ve svém podnikání vést. Pokud máte o čem mluvit, lepší by bylo následné setkání. Tímto způsobem můžete dát důležitým tématům prostor k důkladnému prozkoumání a udržet všechny v místnosti zapojené.
Neustále vám dochází čas a rychle procházíte poslední body svého programu? Nejsi jediný. Řízení času je jedním z nejdůležitějších faktorů při plánování programu. Kromě toho, že to může zpozdit konec schůzky (což znamená nespokojené kolegy), riskujete, že vám uniknou důležité informace.
Naše rada? Podívejte se na témata, která chcete během schůzky probírat, a zvažte, jak dlouho chcete věnovat každému z nich. Nemusíte nutně rozdělovat čas rovnoměrně mezi počet témat, ale mějte plán. Pokud se konverzace vyostří, můžete si to jednoduše poznamenat a po schůzce se ozvat. Dát každému bodu programu čas zazářit znamená, že vy i váš tým můžete být důkladnější. Samozřejmě je také důležité zůstat flexibilní a přizpůsobovat program podle průběhu diskuse, takže je potřeba najít rovnováhu.
Bez přehledu o programu před schůzkou se vaši zaměstnanci pravděpodobně budou cítit nepřipravení a mnohem méně ochotní zapojit se do diskuzí. Hrozí, že přijdete o cenné informace, zejména od zaměstnanců, kteří podávají lepší výkon, když mohou plánovat dopředu – pamatujte, ne každý je zručný v rychlém myšlení a to je v pořádku.
Zaslání programu předem pomáhá účastníkům cítit se připraveni s veškerými fakty, čísly a aktualizacemi, které potřebují, aby byli připraveni se zapojit a zapojit se. A jakmile je vše uvázané, napište to někde, kde je během schůzky vidí všichni, například na velký flipchart nebo tabuli, aby si všichni připomněli, co se probírá hned po vstupu do místnosti. Pokud účastníci vědí, co očekávat, je pravděpodobnější, že se zapojí do diskuzí a brainstormingových sezení. Pokud se tyto předměty objeví na vaší schůzce, nezapomeňte být připraveni se všemi potřebnými doplňky, aby se všichni mohli efektivně zapojit a zapojit.
Nepřiřazení rolí na schůzku může skončit katastrofou. Minimálně ztracený čas, zatímco na začátku schůzky rozhodnete, kdo co bude dělat. To je jistý způsob, jak od začátku všechny odpojit.
Je důležité vědět, kdo bude facilitovat, dělat poznámky, vést čas, sledovat (a jakoukoliv další důležitou roli pro vaši schůzku) předem, protože to není něco, co byste měli rozhodovat hned na začátku sezení. To dává každému jasný účel a pochopení, kdo za co je zodpovědný – a díky tomu se budou cítit mnohem organizovanější a produktivnější. Tip: kdo má na starosti psaní poznámek, by měl prospět z kvalitního flipchartového bloku, s dostatkem místa na psaní poznámek a dostatečně velkým, aby ho každý viděl.
Jste připraveni napsat svůj program? Zde jsou naše klíčové prvky pro úspěšný program schůzky. Proberte všechny tyto body a užijte si efektivní a produktivní schůzku.
· Jasný název schůzky
· Datum, čas a místo, ať už fyzická nebo online pobočka
· Celkový cíl nebo cíl
· Seznam diskusních bodů s přidělením času pro každý
· Rozhodni, kdo je zodpovědný za vedení každého bodu
· Seznam účastníků
Klíčem k úspěšnému setkání je důkladný program. Nejenže to pomáhá hladce proběhnout schůzku a zabraňuje jejímu prodlužování, ale také umožňuje účastníkům připravit se předem a efektivně přispět. Agenda stanovuje jasná očekávání, aby každý věděl nejen o tom, co se řeší, ale i co se od něj očekává, a pomáhá to zabránit tomu, aby se rozhovory odkláněly od tématu. Možná zjistíte, že vaše firma bude mít méně schůzek, protože ty, které budete mít, budou mnohem efektivnější!
Zkuste se podívat na schůzky, které vás čekají v následujících týdnech. Mají všichni nějaký záměr? Pokud ne, berte to jako znamení, že můžete začít plánovat.