Schůzky jsou v pracovním světě neocenitelným nástrojem, který pomáhá jednotlivcům spolupracovat, přijímat rozhodnutí a sledovat pokrok. Příliv schůzek však vedl k nepředvídaným nákladům - únavě ze schůzek. Jedná se bohužel o běžný problém, který postihuje profesionály napříč všemi odvětvími, což má za následek sníženou produktivitu a zvýšenou úroveň stresu.

Jako odborníci na produktivní schůzky se v tomto blogu zabýváme tím, co přesně je únava ze schůzek, jaký má dopad na jednotlivce a produktivitu a jak ji rozpoznat. Prozkoumáme, jak se jí lze vyhnout, a nabídneme praktické strategie a návody, jak zajistit pokaždé efektivní a poutavé schůzky.

Co je to únava ze schůzek?

Únava ze schůzek zahrnuje pocity vyčerpání, stresu a frustrace, které pramení z toho, že se lidé účastní příliš mnoha schůzek.

Únava ze schůzek může vzniknout, když se někdo cítí zahlcen tím, kolik schůzek musí absolvovat každý týden nebo dokonce každý den. Únava ze schůzek může vzniknout také tehdy, když schůzky trvají příliš dlouho a mají nejasnou strukturu a/nebo cíle.

Dopad únavy ze schůzek

Únava ze schůzek může mít řadu nepříznivých účinků. Může mít negativní vliv na jedince, protože způsobuje nepřiměřený stres a úzkost. Když se někdo musí účastnit mnoha schůzek, pravděpodobně se nebude moci soustředit na svou běžnou práci. To může způsobit, že se práce nahromadí a člověk se cítí velmi přetížený. K tomu může dojít, když se někdo musí zúčastnit mnoha schůzek za den, ale také když jsou tyto schůzky rozloženy do celého dne. Pokud někdo nemá mezi schůzkami dostatek času, aby se mohl řádně soustředit na svou práci, může skončit pozadu.

Další negativní dopad únavy ze schůzek je na jejich produktivitu. Účastníci mohou být rozladěni, nedávají pozor na to, co se říká, a uniknou jim důležité informace, ať už z důvodu vyčerpání, nebo třeba proto, že myslí na jinou práci, kterou je třeba udělat. Mohou být také nezaujatí a vyhýbat se přispívání nápady a detaily, které by byly potřebné pro úspěšné a produktivní jednání.

Jaké jsou varovné příznaky únavy z jednání?

Jak již bylo zmíněno, dopadem a příznakem únavy z jednání jsou osoby, které jsou vystresované, úzkostné a přetížené prací. To se může projevit na schůzkách, kdy lidé, kteří by se obvykle zapojili, působí nezaujatě a nepřispívají.

Dalším varovným signálem, že zaměstnanci pociťují únavu ze schůzek, je to, že se schůzkám vyhýbají. Mohou na poslední chvíli zrušit schůzku nebo mohou často žádat o přesunutí schůzky na pozdější termín. To se může projevit zejména u pravidelných schůzek, které se konají každý týden.

Únava ze schůzek se může projevit také nedodržením termínů projektů. Pokud lidé musí trávit většinu času na schůzkách, nemohou se věnovat své práci. To bude nepochybně znamenat, že budou zmeškány termíny, protože práce nebude moci být prováděna. To může dále přispívat k únavě ze schůzek, protože na projektových schůzkách bude méně aktualizací, což povede k promarnění schůzky.

Jak předcházet únavě ze schůzek

Existuje řada kroků, které lze podniknout, aby se zabránilo únavě ze schůzek a vytvořila se zdravá a produktivní kultura schůzek ve firmě.

Schůzky pořádejte jen tehdy, když je to nezbytně nutné

Schůzky mohou být užitečným a praktickým nástrojem, který pomáhá zlepšovat komunikaci a dává lidem platformu pro vznášení obav a společné řešení problémů. Ne vždy je to však ta nejlepší možnost, jak schůzku uspořádat. Například pokud chce vedoucí týmu získat aktuální informace o projektu, může být lepší požádat o zprávu o projektu ty, kteří na něm pracují. Tuto zprávu lze vždy rozeslat ostatním členům týmu, aby se všichni dozvěděli potřebné novinky, ale může znamenat, že lidé nebudou ztrácet čas účastí na schůzce, které se nemusí účastnit.

Můžete také provést revizi pravidelných schůzek. Pro komunikaci v týmu může být užitečné pořádat pravidelné schůzky pro všechny členy týmu, aby ostatní informovali o tom, na čem pracují a kde by mohli potřebovat podporu. Mohlo by však být přínosné podívat se na to, jak často se tato setkání konají. Pokud v současné době pořádáte týmové porady denně, lze je omezit na týdenní? Pokud máte v současné době hodinovou týdenní poradu týmu, lze ji zkrátit na 30 minut? Všimněte si, co se v současné době na vaší pravidelné schůzce říká, a hledejte způsoby, jak to zkrátit nebo omezit.

Naplánujte stručnou schůzku

Když se rozhodnete, že je schůzka nutná, můžete naplánovat stručný program schůzky. Ujistěte se, že program jednání obsahuje klíčové body, které splní cíl schůzky. Ten můžete účastníkům rozeslat, když je na schůzku zvete.

Program schůzky umožňuje lidem vědět, co mohou od schůzky očekávat, a ujišťuje je, že jejich čas na schůzce nebude promarněný. Pomůže vám také udržet schůzku na správné cestě a zabránit tomu, aby se lidé odklonili od témat, která by nemusela být pro schůzku nebo pro ostatní účastníky důležitá.

Pozvěte jen nezbytné osoby

Jakmile znáte hlavní cíl schůzky a máte program, můžete rozhodnout, kdo se jí bude muset zúčastnit. Měli byste se snažit pozvat pouze ty, kteří budou mít z účasti na schůzce prospěch, a vyhnout se pozvání lidí, kteří by "možná" byli potřeba. Pokud během schůzky zjistíte, že se potřebujete na něco zeptat kolegy, který není přítomen, můžete mu vždy zavolat nebo poslat zprávu. Mohou tak předávat informace, aniž by museli sedět na celé schůzce, která pro ně nemusí být relevantní.

Často může být lepší pozvat jen jednoho nebo dva lidi z určitého týmu nebo oddělení, než celý tým. Zúčastněné osoby mohou vždy předat informace zbytku svého týmu nebo můžete rozeslat zápis, aby lidé byli stále informováni o tom, co bylo řečeno. 

Pokud si nejste jisti, kdo se musí zúčastnit, můžete se jich zeptat individuálně nebo je pozvat "nepovinně", aby se mohli rozhodnout sami. Program schůzky můžete také umístit na nějaké centrální místo, například na nástěnku ve společném prostoru, a dát lidem možnost, aby se jí zúčastnili, pokud si myslí, že pro ně bude přínosná.

Snažte se, aby schůzka byla soustředěná

Pomocí programu schůzky se ujistěte, že se všichni drží plánu. Často může dojít k odklonění schůzky, ať už proto, že někdo vznese obavu, která není zcela relevantní, nebo proto, že je vznesen bod, který zahájí samostatnou diskusi. Často se může jednat o hodnotné rozhovory, ale schůzka pro ně nemusí být tím nejvhodnějším místem.

Snažte se omezit všechny vedlejší diskuse na minimum. Pokud se zdá, že se objevila cenná diskuse, která se netýká schůzky, poznamenejte si, že v ní budete pokračovat po schůzce. Zúčastněné osoby by mohly na schůzce zůstat nějaký čas navíc nebo by se mohla uspořádat samostatná schůzka či telefonický hovor.

Používejte užitečné nástroje pro zapojení

Způsob, jak pomoci udržet lidi na schůzce zapojené, je použití nástrojů vizuální komunikace. Můžete například použít whiteboard k vytváření poznámek během schůzky a zapisování nápadů, kterými lidé přispěli. Lidé se tak mohou mít na co odvolávat a z čeho vycházet, což pomáhá kultivovat lepší spolupráci.

Můžete také využít projekční plátna pokud používáte prezentaci. To může pomoci udržet pozornost lidí tím, že si budou mít co prohlížet a dělat si vlastní poznámky. Prezentaci pak můžete po skončení schůzky rozeslat účastníkům, aby se k ní mohli vrátit.

Určete někoho, kdo bude pořizovat zápisy nebo poznámky

Někdo, kdo se schůzky účastní, by měl být pověřen pořizováním zápisů nebo poznámek. Mělo by se to týkat úkolů, které byly zadány, a komu byly přiděleny, jakož i všech zjištěných rizik a následných opatření. Měla by obsahovat termíny úkolů a projektů a další kroky.

Tyto poznámky by pak měly být rozeslány všem, kteří se schůzky zúčastnili. Může být také užitečné zaslat je příslušným lidem, kteří se schůzky nezúčastnili, ale kteří nyní mohou mít odpovědnost související s projektem nebo se musí zúčastnit příští schůzky.

Podporujte zpětnou vazbu

A konečně, abyste předešli únavě ze schůzek ve vaší organizaci, měli byste podporovat a shromažďovat pravidelnou zpětnou vazbu od zaměstnanců. Jednotlivci by se měli cítit pohodlně, když poskytují upřímnou a konstruktivní zpětnou vazbu týkající se schůzek, například pokud mají pocit, že by schůzky mohly být strukturovanější, nebo pokud mají pocit, že je zapotřebí méně schůzek.

Zpětnou vazbu lze shromažďovat prostřednictvím anonymních dotazníků, pokud chcete zajistit, aby se lidé cítili schopni vyjádřit upřímné názory. Můžete se také jednoduše zeptat lidí e-mailem, co si o setkání myslí a zda by se podle nich dalo nějak vylepšit. Poté byste se měli snažit reagovat na relevantní zpětnou vazbu a pomoci zdokonalit kulturu schůzek.

Provádějte produktivní schůzky s Nobo

Nobo má obrovskou škálu praktických komunikačních nástrojů, které podpoří vaše schůzky a pomohou  vyhnout se únavě ze schůzek. Určitě pro vás máme řešení, které potřebujete pro efektivní schůzky a komunikaci, od tabulí a nástěnek až po projekční nástroje a značení. Podívejte se na naši nabídku a zjistěte, jak můžeme podpořit vaši organizaci.