Problémy a výzvy jsou nevyhnutelné v každém podnikání. Pro efektivní řešení zásadních problémů se vyplatí zorganizovat specificky zaměřený tzv. „problem solving“ mítink. Takové setkání by mělo poskytnout jednotlivcům nebo týmům platformu pro společnou analýzu problémů, generování nápadů a přijímání informovaných rozhodnutí s cílem nalézt účinná řešení. Vedení takto orientované schůzky vyžaduje pečlivé plánování, facilitaci a program k usměrnění diskuse.

Seznámíme vás s klíčovými kroky a strategiemi pro úspěšné vedení schůzky orientované na řešení problémů. Kromě toho máte k dispozici vzor agendy, který lze přizpůsobit vašim konkrétním potřebám. Dodržováním níže uvedených doporučení můžete podpořit prostředí spolupráce, maximalizovat kreativitu a zajistit řešení zjištěných problémů. Podívejme se společně na to, jak vést tento typ schůzek.

Jaká jsou specifika „problem solving“ mítinku?

Cílem je identifikovat, analyzovat a najít řešení konkrétních problémů nebo otázek. Může se jednat o celofiremní akci nebo o akci zaměřenou na konkrétní projekt. Účelem je kolektivně řešit problémy, přicházet s nápady a přijímat rozhodnutí k řešení zjištěných problémů.

Konkrétní příklady schůzek

Takové schůzky se týkají jak malých firem, tak velkých, globálních korporací. Nejsou omezeny na jednu úroveň řízení nebo oddělení - jsou nástrojem, který lze využít vždy, když se vyskytne překážka. Schůzky k řešení problémů se mohou týkat:

• Zlepšení obchodních procesů
• Vývoje produktu
• Řízení projektu
• Řešení konfliktů
• Stížnosti zákazníků
• Zlepšení kvality

Komu může být schůzka k řešení problémů prospěšná?

Všem oddělením na všech úrovních zaměstnanců. Jsou vhodné pro širokou škálu situací, bez ohledu na rozsah daného problému. Ať už se jedná o malý problém, který vyžaduje rychlé řešení formou brainstormingu, nebo o přetrvávající komplikaci způsobenou např. problematickým zaměstnancem. Osvědčují se tehdy, kdy se zaměstnanci setkávají, aby společně vytvářeli řešení.

3 klíčové prvky řešení problémů

Schůzku k řešení problémů lze rozdělit do tří základních částí:

1. Analýza a porozumění
2. Kreativita a generování nápadů
3. Hodnocení a rozhodování

Analýza a porozumění

Před hledáním řešení je důležité problém analyzovat a pochopit všemi účastníky schůzky. Analýzu je možné vypracovat před schůzkou a předložit ji nebo o ní diskutovat v rámci programu jednání. Analýza problému pomáhá identifikovat základní problémy a potenciální složitosti, které je třeba řešit.

Kreativita a generování nápadů

Řešení problémů často vyžaduje, aby účastníci schůzek přemýšleli jinak než v běžných situacích a přicházeli s kreativními nápady. Co se týče vybavení - doporučujeme mít k dispozici tabuli nebo flipchart, příp. popisovací fólii, které pomáhají při brainstormingu, zkoumání různých perspektiv a podporují inovativní myšlení.

Podpora spolupráce a otevřené přátelské atmosféry na schůzce generuje mnohdy inovativní nápady a přístupy, což zvyšuje šance na nalezení účinných řešení. Kreativní myšlení umožňuje zkoumat alternativní přístupy a může vést k průlomovým řešením.

Hodnocení a rozhodování

Poté, co na schůzce vzniknou potenciální řešení, je třeba je vyhodnotit a určit jejich proveditelnost, účinnost a potenciální dopad. Účastníci budou muset posoudit výhody a nevýhody jednotlivých řešení, zvážit omezení zdrojů a sladit řešení s cíli a hodnotami organizace. Informované rozhodování na základě pečlivého vyhodnocení pomáhá při výběru nejvhodnějšího řešení nebo kombinace řešení.

Tyto tři prvky tvoří komplexní rámec pro efektivní schůzku k řešení problémů. Začleněním těchto prvků do schůzek můžete k problémům přistupovat systematicky, zvýšit pravděpodobnost úspěšného řešení a podpořit neustálé zlepšování v rámci oddělení nebo společnosti.

Program schůzky k řešení problémů

Níže naleznete ukázku programu schůzky, který můžete použít. Program si můžete upravit a přizpůsobit konkrétním potřebám vaší společnosti a problému, který řešíte.

Přivítání a úvod

Schůzku zahajte přivítáním účastníků a stručným vysvětlením účelu schůzky.

Uveďte přehled problému nebo výzvy, které se budou na schůzce řešit.

Identifikace problému

Jasně definujte a formulujte problém nebo výzvu, kterou je třeba vyřešit.

Umožněte účastníkům, aby se podělili o své názory, a ujistěte se, že všichni mají o dané problematice společné představy.

Shromažďování a sdílení informací

Sdílejte relevantní údaje, zprávy nebo informace týkající se problému.

Prodiskutujte provedenou analýzu, která byla provedena za účelem získání informací o problému.

Analýza a diskuse

Vyzvěte účastníky, aby analyzovali problém z různých úhlů pohledu a identifikovali jeho hlavní příčiny.

Zprostředkujte diskusi s cílem prozkoumat možné faktory a základní problémy.

Generování nápadů

Proveďte brainstorming, abyste vytvořili řešení nebo přístupy k řešení problému.

Povzbuzujte účastníky k tvořivému myšlení a navrhování různých nápadů bez odsuzování.

Hodnocení řešení

Vyhodnocení navrhovaných řešení na základě předem stanovených kritérií, jako je proveditelnost, účinnost a dopad.

Proberte výhody a nevýhody jednotlivých řešení a identifikujte potenciální rizika nebo problémy.

Rozhodování

Usměrňujte rozhodovací proces pro výběr nejvhodnějšího řešení z hodnocených možností.

V případě potřeby zvažte dosažení konsensu nebo použijte definovanou metodu rozhodování (např. hlasování).

Akční plánování

Vypracujte akční plán pro realizaci vybraného řešení.

Definujte konkrétní úkoly, přidělte odpovědnosti, stanovte termíny a přidělte potřebné zdroje.

Následná opatření a přezkum

Uveďte, jak bude sledován pokrok a jak bude vyhodnocována účinnost zavedeného řešení.

Stanovte datum následné schůzky nebo komunikace, na které se přezkoumají výsledky a provedou případné úpravy.

Závěrečné prohlášení

Shrňte klíčové body, o nichž se diskutovalo, a rozhodnutí přijatá během schůzky.
Poděkujte účastníkům za jejich příspěvky a zapojení do řešení problémů.