Je vaše oddělení zahlceno týdenními schůzkami, které narušují jejich produktivitu? Podle studie společnosti Atlassian se 78 %* lidí cítí zahlceno počtem schůzek, kterých se musí zúčastnit, a 51 %* nakonec pracuje přesčas, aby zvládli přetížení schůzek. Poselství je jasné: trávíme příliš mnoho času na schůzkách.
Ať už jste vedoucí týmu, manažer, projektový manažer, HR profesionál nebo vedoucí oddělení, týdenní týmová schůzka vám nebude cizí. A byli bychom překvapeni, kdybyste během svého působení v vedoucí roli nenarazili na stížnosti na přetížení schůzkami, vzhledem k výše uvedeným statistikám. Ale ty musíš mít týdenní schůzky, že? Jinak jak jinak budou vaši zaměstnanci informováni?
V tomto blogovém příspěvku se podíváme na výhody přechodu na dvoutýdenní schůzky. Tato myšlenka získává na popularitě a je jedním ze způsobů, jak udržet efektivní komunikaci bez zbytečných narušení. Tento průvodce vám pomůže zjistit, zda budou schůzky každé dva týdny pro váš tým úspěšnější než týdenní nebo měsíční schůzky, a vytěžit co nejvíce ze času, který máte se svými zaměstnanci.
Proč uvažovat o dvoutýdenních schůzkách?
Jsme firma a chápeme to – pravidelné schůzky jsou jedním z nejlepších způsobů, jak pomoci vašim zaměstnancům zůstat informovaní a propojení. Můžete posílat všechny zprávy a bulletiny, které chcete, ale nic není tak jako osobní setkání, které zajistí, že zprávy budou jasně přijaty a pochopeny. Je to příležitost zajistit, že všichni budou na stejné vlně, pokud jde o projekty, cíle a výsledky, a zároveň je to ideální platforma pro sdílení nápadů a obav vašich kolegů.
Pro některé týmy jsou týdenní schůzky prostě příliš. Když je pracovní zátěž vysoká a rozvrhy nabité, týdenní schůzky na dohnání mohou působit jen jako povinnost, možná i jako nepříjemnost. Hrozí, že lidé budou mít potíže se soustředit a soustředit se během týmových schůzek, protože se budou obávat nadcházejících termínů a priorit. Mohou dokonce setkání odmítnout úplně.
A přesto měsíční schůzka nemusí vypadat úplně správně – během čtyř týdnů se může stát tolik věcí a měsíční aktualizace mohou být hodně na to, aby se na jednom setkání dokázaly dodat a vstřebat.
Výhody dvoutýdenních setkání
Dvoutýdenní setkání může poskytnout podobné strukturované aktualizace, které členům umožní sdílet svůj pokrok v projektech a iniciativách a informovat ostatní o jakýchkoli změnách nebo důležitých novinkách.
Týmové schůzky každé dva týdny jsou skvělým způsobem, jak podpořit spolupráci, vymýšlet nápady a vysvětlovat nové koncepty, a efektivní způsob, jak toho dosáhnout, je přes tabuli. Tento bezpapírový komunikační nástroj je jednoduchý, ale výkonný, ať už zvolíte velkou nástěnnou nebo menší přenosnou variantu pro vaši kancelář.
Organizace týmových schůzek každé dva týdny místo týždně může pomoci zmírnit časový tlak na váš personál a uvolnit jim více času na dosažení svých cílů. A volba schůzek každé dva týdny místo měsíčních zajišťuje, že vaši zaměstnanci stále dostávají důležité informace včas, aniž by hrozilo, že zprávy budou téměř čtyřtýdenně zastaralé.
Jak vést efektivní dvoutýdenní schůzku
Teď, když jsme pokryli výhody, jak můžeme zajistit, že tato setkání budou produktivní?
Pokud přecházíte z týdenního na každý druhý týden, budete dodávat více informací ve stejném časovém rámci, takže je klíčové zůstat na správné cestě. A necítíte potřebu prodlužovat dobu schůzky jen proto, že se děje méně často – to je kontraproduktivní. Snažte se maximálně 60 minut – ještě lépe 30–45 minut. Buďte připraveni s vhodnými nástroji, které udrží všechny soustředěné, například velký, kvalitní flipchart. To je nezbytné pro vizuální sledování časových harmonogramů a úkolů projektů.
Týmové schůzky se často konají v různých kancelářských prostorách, takže použití přenosného řešení, jako je Nobo Move & Meet Mobile Magnetic Flipchart Standl, umožňuje flexibilitu a snadné přecházení mezi kancelářemi a zasedacími místnostmi.
V závislosti na povaze týmové schůzky může být důležité věnovat čas zamyšlení, a flipchartové bloky jsou užitečným způsobem, jak toho dosáhnout. A nezapomeňte na to shrnout klíčové body a přeposílat poznámky a akční body.
Nejlepší postupy pro efektivní vedení dvoutýdenních schůzek
Pokud volíte schůzky každé dva týdny, budete muset svůj čas dobře využívat, proto je organizace zásadní. Přijďte připraveni s programem, napsaným na vizuální pomůcku, jako je tabule nebo flipchart, aby každý účastník věděl, proč je tam a co se během schůzky naučí. Někteří lidé jsou vizuální žáci, zatímco jiní jsou více zaměřeni na sluch, takže je nejlepší mít pokryté obě oblasti, aby se zlepšilo porozumění a zároveň vycházelo vstříc různým typům žáků.
Držte se svého plánu a dodržujte svůj program – ukazuje to, že respektujete drahocenný čas a nabitý program všech. Jasná (a viditelná) agenda vám pomůže zůstat zodpovědní za diskusi a udržet vše v chodu hladce. Všichni víme, jak frustrující je, když se schůzka protáhne – a ještě horší, když se jedná o opakovanou schůzku!
Na delších týmových schůzkách udržujte všechny zapojené a zvyšujte energii v místnosti začleněním skupinových aktivit s interaktivními nástroji, jako je taška Nobo Whiteboard Accessories. S praktickými prvky, jako jsou vícebarevná pera na tabuli, magnety, magnetické psací čtverce, mřížková páska, mini tabule a mini pera na bílou tabuli, je ideální pro podporu produktivní týmové práce – což často znamená vynikající výsledky.
Měla by vaše firma zavést schůzky každé dva týdny?
Pokud chcete udržovat své zaměstnance v obraze, aniž byste jim zatěžovali čas, pak je odpověď jednoznačné ano. Díky výhodám, jako je efektivní komunikace bez zbytečných přerušení a pravidelná platforma pro sdílení nápadů a obav vašich kolegů, jsme přesvědčeni, že dvoutýdenní přístup je efektivní způsob, jak vy a váš tým zůstat v kontaktu.
Proč si neudělat čas a neprohodnotit vlastní týmovou dynamiku a komunikační potřeby? Můžete zjistit, že schůzky každé dva týdny jsou řešením, které vaše firma potřebuje ke zlepšení komunikace a výkonu, aniž by riskovala vyhoření.
Stále si nejste jisti? Zvažte zkušební období dvoutýdenních schůzek, abyste viděli, jak váš tým reaguje. Sbírejte zpětnou vazbu a upravujte podle toho, abyste splnili potřeby všech. Brzy dostanete odpověď.
