Spuštění nového projektu je pro každou firmu a tým vzrušující období. Pro úspěch je však nezbytné zajistit, aby všichni byli od počátku sladěni, informováni a motivováni. Právě zde hraje zásadní roli úvodní schůzka k projektu.

Úvodní schůzka je okamžik, kdy se mohou zúčastněné strany sejít, aby stanovily společnou vizi, vyjasnily si cíle a připravily půdu pro spolupráci. Klíčem k úspěšné úvodní schůzce projektu je jasný a stručný program, který pomůže vést diskusi a zajistí, že budou probrány všechny důležité body.

V tomto průvodci se budeme zabývat základními kroky k vytvoření dokonalého programu úvodní schůzky projektu. Probereme vše, co potřebujete vědět, abyste mohli vést efektivní schůzku, která zahájí úspěšný projekt, od sestavení akčního plánu až po strukturování diskuse a řízení času.

Proč pořádat zahajovací schůzku projektu?

Zahajovací schůzka je nezbytnou součástí každého projektu. Pomáhá položit základy úspěšného projektu tím, že vyjasňuje cíle, slaďuje zainteresované strany, stanovuje zdroje a buduje týmovou spolupráci. Dává také jednotlivcům příležitost identifikovat možná rizika a problémy a stanovit možná řešení a pohotovostní plány.

Konečným účelem zahajovací schůzky projektu je zajistit, aby každý člen týmu, který se do něj zapojí, věděl, co se od něj bude očekávat. Umožňuje také každému jednotlivci seznámit se se zbytkem týmu a určit, kdo bude za co zodpovědný. Otevírá komunikační linky, které pak mohou pokračovat po celou dobu projektu.

Jak se připravit na zahajovací schůzku projektu

Úspěšná zahajovací schůzka projektu bude vyžadovat pečlivé plánování. Nejprve je třeba stanovit, kdo se bude na projektu podílet a kdo se bude muset zúčastnit zahajovací schůzky. Můžete se rozhodnout, že ne každý člen týmu, který se bude podílet na projektu, se musí schůzky zúčastnit. Například může být efektivnější pozvat pouze vedoucí oddělení než celé týmy oddělení. Vedoucí oddělení pak mohou svému týmu sdělit, co je potřeba.

Poté bude třeba naplánovat datum a čas, kdy se budou moci zúčastnit všechny příslušné zúčastněné strany. Měli byste se rozhodnout, zda se schůzka bude muset konat osobně, nebo prostřednictvím videohovoru. Osobní schůzky mohou být často výhodnější pro spolupráci, ale možná budete muset vyhovět vzdáleným pracovníkům. Někdy je nejlepším řešením uspořádat fyzickou schůzku pro ty, kteří se jí mohou zúčastnit, a požádat vzdálené pracovníky, aby se přihlásili telefonicky nebo prostřednictvím videa.

Jakmile je seznam účastníků finalizován a datum naplánováno, můžete vytvořit program úvodní schůzky. Jakmile je agenda hotová, můžete ji účastníkům zaslat spolu s pozvánkou na schůzku a také s podpůrnými dokumenty, které by se jim mohly hodit před schůzkou.

Klíčové součásti a úvahy o agendě zahajovací schůzky

Agenda zahajovací schůzky projektu by měla být cílená a stručná. Na zahajovací schůzce bude nepochybně potřeba probrat mnoho věcí, zejména pokud se jedná o rozsáhlý projekt. Zaměříte-li se na nejdůležitější témata, zabráníte tomu, aby se schůzka odklonila od tématu nebo se zahltila informacemi, které by v tuto chvíli nemusely být důležité.

Měli byste zajistit dostatek času na projití všech bodů programu a také mít vyhrazený další čas na dotazy. Pokud jste omezeni časem, například pokud si na schůzku můžete vyhradit pouze hodinu, ale myslíte si, že toho bude hodně k probrání, možná budete muset naplánovat následnou schůzku, kde se věci proberou podrobněji. Může to být výhodné, protože členové týmu budou mít více času na to, aby si ve svém volném čase prošli úvodní projektové zadání, a později mohou vznést dotazy a připomínky na vyhrazené schůzce.

Váš program by měl zahrnovat všechna oddělení, která budou zapojena, a dát jim možnost přispět. Měli byste být připraveni upravovat a měnit svůj program podle potřeb týmu - může se stát, že dokončíte původní program a pošlete ho týmu a někdo si všimne, že něco důležitého chybí. Pokud se tak stane, můžete jednoduše před schůzkou rozeslat verzi 2 programu.

Příklad programu úvodní schůzky

Každý program úvodní schůzky se bude mírně lišit v závislosti na podrobnostech konkrétního projektu. Úvodní schůzka by však měla obsahovat alespoň základní otázky: kdo, co, kde, kdy, proč a jak. Příklad programu úvodní schůzky by tedy mohl vypadat takto:

• Představení týmu
  • Každá zúčastněná strana se představí a stručně vysvětlí svou roli
• Jaké je pozadí je projekt
  • Uveďte kontext projektu
• Proč je projekt potřebný
  • Vysvětlete, které obchodní nedostatky nebo cíle bude projekt řešit
• Jaký je počáteční akční plán
  • Prodiskutujte počáteční nástin toho, jak bude projekt vypadat a jak bude probíhat
• Kdy musí být projekt dokončen
  • Stanovte požadovaný časový harmonogram projektu, včetně celkového termínu i termínů pro konkrétní části projektu
• Kdo bude za co zodpovědný
  • Každé zúčastněné straně bude přiřazen odpovědnosti, které budou v průběhu projektu kontrolovat
• Jak bude tým spolupracovat a komunikovat
  • Vysvětlete, jak bude tým spolupracovat, například pomocí konkrétních nástrojů a softwaru, a také zda budou vyžadovány pravidelné schůzky
• Jak budou řízena potenciální rizika
  • Určete potenciální rizika a prodiskutujte, jak je lze zmírnit, a také to, jakým způsobem mohou jednotlivci komunikovat o problémech v průběhu projektu
• Jak bude vypadat úspěch a jak se bude měřit
  • Prodiskutujte požadované výsledky a jak se budou shromažďovat údaje, aby se zjistilo, zda byl projekt úspěšný, či nikoli

Tipy pro úspěšný kick-zahajovací schůzky

Efektivní zahajovací schůzkou, která využívá praktické nástroje, můžete přispět k úspěchu svého projektu.

Využijte prezentační nástroje

Prezentace je skvělým doplňkem zahajovací schůzky projektu. Můžete si vytvořit prezentaci, která odpovídá programu úvodní schůzky, se slajdy, které nabízejí užitečné podpůrné informace ke každému bodu. Pro účastníky bude například užitečné, když budou jasně vidět data a časový harmonogram projektu, aby mohli diskutovat o tom, jak budou moci přispět.

Nobo má k dispozici různé projekční plátna na podporu vaší zahajovací schůzky. Naše projekční plátna poskytují ostrý a jasný obraz a jsou k dispozici v různých velikostech, aby vyhovovala všem zasedacím místnostem a potřebám projektu.

Po skončení schůzky můžete prezentaci poslat účastníkům, aby se k ní mohli vrátit a zjistit důležité informace.

Umožněte spolupráci

Během schůzky je důležité, aby bylo zastoupeno každé oddělení a mělo možnost se zapojit. Každá ze zúčastněných stran může mít o své části projektu jiné představy a obavy a je důležité, aby se na této úvodní schůzce řešily všechny relevantní faktory.

Kromě toho, že někdo pořídí zápis, můžete někoho pověřit, aby si nápady zaznamenával na tabuli nebo flipchart po celou dobu schůzky. Tím lze zajistit, že klíčové myšlenky zůstanou v popředí a bude možné se k nim v průběhu schůzky vracet. Pokud používáte flipchart, můžete stránky vyjmout a upevnit je na magnetickou tabuli, aby byly vždy viditelné. Společnost Nobo má v nabídce řadu bílých tabulí, flipchartů a příslušenství k tabuli včetně per a magnetů, které vám pomohou podpořit spolupráci na schůzkách.

Poskytněte nástroje pro plánování

Když pracujete na časovém plánu, je nezbytné, aby se lidé soustředili a drželi se plánu. Právě tady může přijít ke slovu plánovací tabule. Na úvodní schůzce můžete použít plánovací tabuli, abyste mohli stanovit data a termíny projektu za přispění celého týmu. V této fázi může být snadno nutné termíny přesouvat, takže použití plánovače na tabuli je nesmírně užitečné.

Jednotlivé členy týmu můžete podpořit také tím, že jim poskytnete jejich vlastní plánovací tabule, například stolní plánovač na tabuli. Termíny projektu se mohou zpozdit nebo posunout v kterékoli fázi projektu. Když mají lidé možnost vidět termíny v přehledném formátu a v případě potřeby rychle a plynule přesouvat termíny, mohou snadno zůstat organizovaní a soustředění.

Připraveni na zahajovací schůzku projektu?

Investováním času a úsilí do dobře naplánované zahajovací schůzky může vaše firma dosáhnout cílů projektu a přinést hodnotu zúčastněným stranám.

Společnost Nobo je připravena podpořit všechny vaše schůzky a nabízí řadu řešení pro pracoviště navržených tak, aby podporovaly společné porady, efektivní komunikaci a produktivní práci. Podívejte se na naši nabídku a zjistěte, co pro vás můžeme udělat.