V dnešním rychlém a neustále se měnícím podnikatelském prostředí vystřídala agilní metodika projektového managementu dřívější vodopádový, sekvenční (waterfall) přístup, zejm. kvůli větší flexibilitě a schopnosti řešit nové, ad-hoc vzniklé požadavky. Základem agilního přístupu řízení projektů je Scrum (viz níže) kladoucí důraz na spolupráci, flexibilitu a neustálé zlepšování. Scrum je termín pro pravidelné, ideálně každodenní krátké setkání, tzv. denní stand-up, který hraje klíčovou roli při podpoře komunikace a zvyšování produktivity týmu.

V tomto blogu se budeme věnovat charakteristice Scrum mítinku a zdůrazníme jeho výhody. Na konci blogu najdete také šablonu programu schůzky Scrum, kterou si můžete přizpůsobit a použít.

Proč scrum mítink/setkání?

Možná pojem "scrum" znáte spíš ze sportu - konkrétně z ragby. Nemýlíte se. V kontextu agilní metodiky řízení projektů vznikl pojem "scrum" v souvislosti s ragbyovou hrou, při níž se hráči seběhnou těsně k sobě a s hlavami skloněnými k nohám se snaží získat kontrolu nad míčem na zemi. Toto fyzické a úzce koordinované úsilí se stalo inspirací pro termín "scrum", kterým se dnes v agilní metodice označují každodenní týmové schůzky.

Co to tedy je každodenní schůzka Scrum?

Scrum mítink by měl být krátký, soustředěný a produktivní, podobně jako ragbyová skrumáž. Účastníci se pravidelně scházejí a střídají se ve sdílení témat, jako např.:

• Aktualizace pokroku v řízení a realizaci projektu
• Překážky a problémy
• Stanovení denního cíle/lů

Pokud se máte zúčastnit schůzky Scrum, připravte se na zodpovězení následujících otázek:

• Co jsem včera dělal/a?
• Co budu dnes dělat?
• Co mi stojí v cestě, existují/vyskytly se nějaké překážky?

Schůzky Scrum by měly maximálně podporovat spolupráci a komunikaci mezi členy týmu a zajistit že všichni pracují na stejných cílech.

Jaké jsou výhody každodenních schůzek Scrum?

Vše se odvíjí od důležitosti komunikace v agilních týmech. V průběhu životního cyklu projektu se mohou objevit různé složitosti, nové požadavky a termíny, které je třeba dodržet. Flexibilní přidávání/ubírání zainteresovaných stran do mixovaného týmu předpokládá účinnou a otevřenou komunikaci, aby byli všichni tzv. „na stejné vlně“, chápali svou roli a povinnosti a mohli spolupracovat na dosažení cíle.

Každodenní schůzka Scrum je příležitostí pro komunikaci a spolupráci členů týmu, sdílení aktuálních informací o pokroku a překážkách a sladění společného úsilí na dosažení stanoveného cíle/ů. Pokud si tým každý den vyhradí několik minut na kontrolu realizace projektu, může včas identifikovat problémy, provést potřebné úpravy a dodržet termíny.

Na individuální úrovni tyto krátké a pravidelné schůzky podporují pocit odpovědnosti a vlastnictví úkolu. Když se na schůzce zaměříte na to, aby každý člen týmu podal zprávu o svém pokroku a dalších krocích, je pravděpodobnější, že své závazky dodrží a převezme odpovědnost za dodržování termínů. To pomáhá budovat důvěru a respekt v týmu, což vede k pozitivnějšímu a produktivnějšímu pracovnímu prostředí.

Kromě zlepšení komunikace a týmové dynamiky podporují schůzky Scrum také agilní princip neustálého zlepšování. Díky každodenní kontrole pokroku a identifikaci oblastí, které je třeba rozvíjet, mohou projektové týmy provádět malé, ale smysluplné změny, které časem povedou k lepším výsledkům.

Nejlepší tipy pro úspěšný Scrum mítink

Scrum mítinky by se měly konat každý den ve stejný čas na stejném místě. Schůzky by měl vést Scrum Master (vedoucí schůzky) a měli by být přítomni všichni relevantní členové projektového týmu. Níže uvádíme několik dalších tipů, jak zlepšit schůzky Scrum.

Zkraťte ji

Schůzky Scrum mají být krátké a soustředěné, jejich délka nemá přesáhnout 15 minut. Časový limit pomáhá zajistit maximální soustředění a zapojení.

Buďte připraveni

Ujistěte se, že všichni účastníci schůzky jsou připraveni poskytnout skutečně aktuální informace a že mají mandát diskutovat o překážkách nebo problémech, se kterými se mohou potýkat. To může přispět k hladkému průběhu schůzky a zabránit jejímu protahování.

Zaměřte se na tým

Na scrum schůzce jde především o tým a jeho pokrok, takže se ujistěte, že má každý možnost promluvit a podělit se o své novinky. Podporujte otevřenou komunikaci a spolupráci mezi členy týmu.

Využijte vizuální pomůcky

Zvažte použití tabule nebo mobilní nástěnky, která vám pomůže sledovat pokrok a identifikovat překážky, které je třeba řešit. To může přispět k větší interaktivitě a efektivnosti schůzky.

Zachovejte pozitivní přístup

Schůzky Scrum by měly být pozitivní a motivační, zaměřte se na zdůraznění úspěchů a povzbuzení týmu, aby se stále posouval vpřed. Vyvarujte se dlouhému zabývání se negativními jevy nebo hledání viny.

Následné kroky

Po skončení schůzky nezapomeňte provést takové další kroky, které byly během diskuse stanoveny. To pomáhá zajistit kontinuitu pokroku i mezi schůzkami a sledování společné správné cesty.

Scrum schůzky hrají v agilní metodice řízení projektů důležitou roli. Díky podpoře komunikace, spolupráce, odpovědnosti a neustálého zlepšování představují ideální rámec pro práci na složitých projektech. Aktivním zapojením do každodenního Scrumu mohou agilní týmy dosahovat svých cílů efektivněji a účinněji.

Program schůzky Scrum

Schůzky Scrumu jsou sice krátké, ale musí být soustředěné. Zapojit celý agilní tým a pokrýt všechna témata během 15 minut není snadné. Níže je uveden typický program schůzky Scrum, který můžete použít v praxi.

Začněte rychlým úvodem

Scrum Master nebo facilitátor zahájí schůzku přivítáním všech účastníků a krátkým představením účelu schůzky.

Každý člen týmu informuje o vývoji od poslední! schůzky

Každý člen týmu se podělí o to, co se mu podařilo udělat od předchozí schůzky. Může proběhnout diskuse o případných problémech, kterým jednotlivci/týmy čelí, a o tom, jak je plánují řešit.

Identifikujte všechny překážky

Pokud člen týmu zmíní nějakou překážku nebo problém, tým o něm krátce diskutuje a určí případná řešení nebo kroky, které je třeba podniknout, pokud se účastníci zaseknou na plánu činnosti.

Stanovení denního cíle

Před ukončením schůzky si každý člen týmu stanoví cíle pro daný den. Uvede, na čem hodlá ten den pracovat a jak to souvisí s cíli projektu.

Ukončení schůzky

Scrum Master nebo facilitátor schůzku ukončí poděkováním všem za jejich příspěvky a připomene týmu nadcházející události nebo termíny.