En el acelerado y cambiante panorama empresarial actual, la metodología Agile se ha convertido en un popular enfoque de gestión de proyectos. El núcleo de Agile es el sistema Scrum, que hace hincapié en la colaboración, la flexibilidad y la mejora continua. Uno de los componentes clave de Scrum es la reunión daily de Scrum, también conocida como stand-up diario, que desempeña un papel fundamental en la promoción de la comunicación y el impulso de la productividad del equipo.

En este blog, profundizaremos en las reuniones Scrum y destacaremos sus ventajas. Al final, también habrá una plantilla de agenda de reunión Scrum para que la personalices y la uses.

¿Por qué se llama reunión Scrum?

Es posible que asocies el término "scrum" con el deporte del rugby, y estarías en lo cierto. En el contexto de la metodología Agile, "scrum" se creó en referencia a la jugada de rugby en la que los jugadores se agrupan estrechamente con las cabezas hacia abajo y luego intentan hacerse con el control de la pelota con los pies. Este esfuerzo físico y estrechamente coordinado inspiró el término "scrum" para describir las reuniones diarias del equipo en la metodología Agile actual.

¿Qué es una reunión Scrum diaria (daily Scrum)?

Las reuniones de Scrum están diseñadas para ser breves, centradas y productivas, muy parecidas a un scrum de rugby. Los asistentes se reúnen y se turnan para compartir:

• Información actualizada
• Obstáculos y problemas
• Objetivos del día

Si participas en una reunión diaria de Scrum (daily Scrum), prepárate respondiendo a las siguientes preguntas:

• ¿Qué hice ayer?
• ¿Qué voy a hacer hoy?
• ¿Qué se interpone en mi camino?

Las reuniones de Scrum se hacen para fomentar la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo y para garantizar que todos trabajan por los mismos objetivos.

¿Cuáles son los beneficios de las reuniones diarias de Scrum (daily Scrum)?

Todo se reduce a la importancia de la comunicación en los equipos Agile. A lo largo del ciclo de vida de un proyecto habrá diferentes complejidades, requisitos y plazos que habrá que superar. Si se añaden las partes interesadas, la comunicación eficaz es esencial para garantizar que todos estén de acuerdo, comprendan sus funciones y responsabilidades y puedan colaborar para alcanzar el objetivo.

La reunión diaria de Scrum ofrece a los miembros del equipo la oportunidad de comunicarse y colaborar, compartir información actualizada sobre los avances y obstáculos, y alinear sus esfuerzos hacia el objetivo del proyecto. Dedicando unos minutos al día a hacer la comprobación, los equipos Scrum pueden identificar los problemas con antelación, hacer los ajustes necesarios y mantener el rumbo para cumplir los plazos.

A nivel individual, las reuniones de Scrum también fomentan un sentido de responsabilidad y propiedad. Al centrarse en que cada miembro del equipo informe durante la reunión, detallando sus progresos y los siguientes pasos, es más probable que cumplan sus compromisos y asuman la responsabilidad de cumplir los plazos. Esto ayuda a generar confianza y respeto dentro del equipo, lo que conduce a un entorno de trabajo más positivo y productivo.

Por último, además de mejorar la comunicación y la dinámica del equipo, las reuniones de Scrum también apoyan el principio Agile de mejora continua. Mediante la revisión diaria de los progresos y la identificación de áreas de desarrollo, los equipos de proyecto pueden introducir pequeños cambios pero significativos que, con el tiempo, conducen a mejores resultados.

Mejores consejos para que una reunión de scrum sea un éxito

Las reuniones de Scrum deben celebrarse en el mismo lugar y a la misma hora todos los días. Deben ser facilitadas por un Scrum Master (el líder de la reunión) y todos los miembros relevantes del proyecto deben estar presentes. A continuación, encontrarás algunos consejos adicionales para mejorar tus reuniones Scrum.

Sé breve

Las reuniones de Scrum están pensadas para ser breves y enfocadas, así que intenta que duren 15 minutos o menos. Esto ayuda a garantizar que todo el mundo se mantenga concentrado y comprometido.

Prepárate

Asegúrate de que todos los asistentes a la reunión estén preparados/as con sus actualizaciones y dispuestos/as a discutir cualquier obstáculo o reto al que puedan enfrentarse. Esto puede ayudar a que la reunión se desarrolle sin problemas y evitar que se alargue.

Céntrate en el equipo

La reunión de scrum gira en torno al equipo y su progreso, así que asegúrate de que todos tengan la oportunidad de hablar y compartir sus actualizaciones. Fomenta la comunicación abierta y la colaboración entre los miembros del equipo.

Utiliza una ayuda visual

Considera la posibilidad de utilizar una pizarra o una pizarra móvil para controlar los progresos e identificar los obstáculos que haya que superar. Esto puede contribuir a que la reunión sea más interactiva y atractiva.

Mantente positivo

Las reuniones de Scrum deben ser positivas y optimistas, por lo que hay que centrarse en celebrar los éxitos y animar al equipo a seguir avanzando. Evita insistir en lo negativo o culpar a alguien.

Seguimiento

Después de la reunión, asegúrate de que se toman medidas o se dan los pasos siguientes que se identificaron durante el debate. Esto ayuda a garantizar que se sigue avanzando entre reuniones y que todo el mundo se mantiene en el buen camino.

Las reuniones Scrum desempeñan un papel importante en la gestión Agile de proyectos. Al fomentar la comunicación, la colaboración, la responsabilidad y la mejora continua, es el sistema ideal para trabajar en proyectos complejos. Al comprometerse activamente con el daily Scrum, los equipos Agile pueden alcanzar sus objetivos con mayor eficacia y eficiencia.

Orden del día de la reunión Scrum

Aunque las reuniones de Scrum son breves, deben estar focalizadas. Implicar a todo un equipo Agile y cubrir todos los temas en 15 minutos no es tarea fácil. A continuación, se muestra una agenda típica de reunión Scrum que puedes poner en práctica.

Comienza con una rápida introducción

El/la Scrum Master o mediador/a comienza la reunión dando la bienvenida a todos/as y haciendo una breve introducción sobre el propósito de la reunión.

Cada miembro del equipo comparte sus progresos desde la última reunión

A su vez, cada miembro del equipo comparte lo que ha conseguido desde la reunión Scrum del día anterior. También pueden hablar de los retos a los que se enfrentan y de cómo piensan abordarlos.

Identifica los obstáculos

Si un miembro del equipo menciona un obstáculo o problema, el equipo lo discute brevemente e identifica posibles soluciones o acciones a emprender si los asistentes están atascados para un plan de acción.

Establece objetivos para el día

Antes de acabar la reunión, cada miembro del equipo fija los objetivos del día. Deben indicar en qué piensan trabajar ese día y cómo se ajusta a los objetivos del proyecto.

Fin de la reunión

El/la Scrum Master o mediador/a concluye la reunión dando las gracias a todos por sus aportaciones y recordando al equipo los próximos eventos o plazos.