Si has facilitado o participado en reuniones largas, sin duda habrás tenido la vista puesta en el reloj. Incluso las reuniones más atractivas y productivas pueden estancarse, sobre todo cuando algunos puntos del orden del día no son aplicables a todos los asistentes.

Incluso si eres un profesional de las reuniones y tienes trucos y consejos para desenvolverte por ti mismo, las reuniones de trabajo pueden ser exactamente lo que necesites para desconectar y volver a centrarte. En este artículo explicamos qué son las reuniones de trabajo, los distintos tipos, sus ventajas y cómo puedes aplicarlas en tu próxima reunión o conferencia.

¿Qué es una reunión de trabajo?

Una reunión de trabajo es un debate o actividad en grupo reducido que se celebra en una reunión, conferencia o evento. Es una oportunidad para que los asistentes participen en debates interactivos y más centrados en el tema principal de la reunión o evento.

Desde unas pocas personas hasta varias docenas de participantes, el tamaño de una reunión de trabajo, no tiene límites y dependerá del tamaño de la reunión o conferencia, así como de las partes requeridas. Pueden estar dirigidas por un/a moderador/a que guía el debate y se asegura de que todos/as tengan la oportunidad de participar. Suelen ser una gran oportunidad para que los asistentes más tranquilos hagan oír su voz sin la intimidación de un público numeroso.

Las reuniones de trabajo suelen utilizarse en momentos en los que los asistentes buscan resolver problemas o intercambiar ideas con sus compañeros/as. Pueden estructurarse de diversas maneras, como mesas redondas, sesiones de lluvia de ideas, talleres interactivos y ejercicios en grupo.

Durante las reuniones de trabajo, el uso de una pizarra o una pizarra de conferencia para usar con blocs de rotafolios es una buena manera de tomar notas, ideas espontáneas y acciones de seguimiento. Son una herramienta de colaboración inestimable que fomenta la participación y facilita las aportaciones de todos los miembros del grupo.

5 ventajas de las reuniones de trabajo

Las reuniones de trabajo ofrecen varias ventajas, como la mejora de la participación de los asistentes, la profundización en los temas y el contenido específico para distintos grupos de asistentes. A continuación los destacamos en profundidad:

1. Mayor compromiso

Las reuniones de trabajo dan la palabra a los participantes para que aporten sus propias ideas y perspectivas. Las reuniones son menos formales y los grupos más reducidos, por lo que se da la palabra a los asistentes y se fomenta el debate en lugar de observar y absorber. Esto puede ayudar a mantener el interés de los asistentes, que saben que su voz será escuchada.

2. Aprendizaje a medida

En la mayoría de los casos, las reuniones de trabajo se estructuran en torno a temas específicos o áreas de interés. Por ejemplo, los participantes pueden dividirse por niveles de experiencia, departamentos o competencias. De este modo, los asistentes pueden personalizar su experiencia de aprendizaje y profundizar en temas específicos.

3. Oportunidades de establecer contactos

Especialmente útiles para reuniones de grandes empresas o eventos multiempresariales, las reuniones de trabajo pueden ofrecer a los asistentes la oportunidad de conectar entre sí, compartir sus experiencias y entablar relaciones. Esto puede ser especialmente valioso para las personas que buscan ampliar su red profesional o conectar con otras que comparten sus intereses.

4. Aprendizaje interactivo

Las reuniones de trabajo suelen incluir actividades interactivas, como debates en grupo o ejercicios prácticos, que permiten a los participantes aplicar lo aprendido de forma práctica. Esto puede ayudar a reforzar conceptos clave y hacer que la experiencia de aprendizaje sea más atractiva y memorable. Además, el elemento lúdico del aprendizaje interactivo se siente como un respiro, que puede ser muy bienvenido durante largas reuniones o conferencias.

5. Flexibilidad

Las reuniones de trabajo pueden estructurarse de diversas maneras, en función de las necesidades y los intereses de los participantes. Esto permite a los/las mediadores/as de reuniones adaptar y crear sesiones a medida para sus asistentes, creando una experiencia más significativa e impactante para todos.

4 ejemplos de reuniones de trabajo

Las reuniones de trabajo deben planificarse e incluirse en el evento o la reunión. Pueden estar relacionadas con el contenido de la reunión o ser una actividad independiente y divertida que ayude a los asistentes a conocerse o, simplemente, a disfrutar de un descanso. A continuación se ofrecen diversas ideas para las reuniones de trabajo.

Debate abierto

Los asistentes pueden participar en un debate estructurado y guiado con un/a anfitrión/a que actúa como mediador/a para discutir según el tema. Esta puede ser una forma eficaz de resolver problemas en una empresa y también una herramienta valiosa para ayudar al personal directivo a entender lo que los empleados sienten realmente sobre determinados temas.

Charlas relámpago

Breves y concisas, las charlas relámpago deben durar solo entre 5 y 10 minutos. Las charlas relámpago suelen centrarse en un único tema y pueden utilizarse con fines comerciales o para que los asistentes conozcan rápidamente a una persona.

Talleres de objetivos

Fantásticos para el desarrollo personal, los talleres de fijación de objetivos pueden utilizarse para asuntos personales o profesionales. Anima a los participantes a que escriban objetivos concretos para los próximos 5 días, 5 meses, 5 años y posibles formas de alcanzarlos. Considera la posibilidad de utilizar un set de sobremesa con pizarra de cristal o una pizarra de pared para anotar tus objetivos a corto y largo plazo como recordatorio diario y punto de referencia.

Taller de desarrollo de habilidades

Probar una nueva habilidad o mejorar un talento actual puede ser gratificante y desbloquea el potencial oculto de los empleados. ¿Hay algún empleado que quiera probar la edición de vídeo? ¿Tienes algún empleado junior con una pasión secreta por la programación? ¿Quieres simplemente romper la monotonía con un ejercicio de team building? Los talleres de desarrollo de habilidades pueden ser lo que tu quieras.

Plantilla para el orden del día de las reuniones de trabajo: organiza tu propia sesión

A continuación figura una plantilla de orden del día de las reuniones de trabajo. Sin embargo, esto puede adaptarse a las metas y objetivos de la sesión, así como al calendario. La mayoría de las reuniones de trabajo duran entre 30 minutos y 1 hora. Nuestra plantilla se basa en una reunión de 60 minutos.

Utilizar una herramienta visual, como una pizarra móvil o una pizarra caballete para blocs, para esbozar el orden del día y los objetivos de las reuniones de trabajo ayudará al grupo a mantenerse centrado y puntual. Como en cualquier reunión, es fácil perder de vista cuál es el objetivo. Cuando surjan ideas que se salgan del tema, anótalas en una sección de la pizarra como ideas sobre las que seguir trabajando más adelante.

Introducción - 10 minutos

Una oportunidad para dar la bienvenida al pequeño grupo y ofrecer una visión general de la reunión de trabajo. El/la moderador/a puede explicar la tarea o la presentación y animar a los participantes a presentarse si es necesario.

Presentación o actividad principal - 30 minutos

Se presenta el contenido principal de la sesión, como una mesa redonda, el análisis de un estudio de caso o un taller de desarrollo de habilidades. Puedes utilizar uno de nuestros 5 ejemplos de reuniones de trabajo o crear el tuyo propio.

Informe - 15 minutos

Cada pequeño grupo o individuo presenta sus conclusiones o ideas al grupo más amplio, seguido de un debate facilitado para explorar diferentes perspectivas y puntos de vista.

Conclusión - 5 minutos

El/la moderador/a aborda los puntos clave de la sesión e invita a los asistentes a hacer comentarios o preguntas.

Se puede concluir que las reuniones de trabajo son una forma eficaz de implicar a los participantes en una conferencia o reunión. Permiten a los asistentes interactuar entre sí, compartir ideas y debatir temas en un entorno más reducido y centrado.

Para garantizar el éxito de las reuniones de trabajo, es importante planificarlas cuidadosamente, dar instrucciones claras y establecer metas y objetivos. Los/las moderadores/as también deben estar capacitados para gestionar la dinámica de grupo y fomentar la participación.

Las reuniones de trabajo también pueden aportar beneficios más allá del propio taller o reunión. Pueden ayudar a establecer relaciones entre los asistentes, fomentar la colaboración y la innovación y ofrecer oportunidades de desarrollo profesional.

En general, las reuniones de trabajo son una herramienta valiosa para cualquier moderador/a de conferencias o reuniones que quiera crear un entorno atractivo y productivo.