Dans cet article de blog, nous expliquerons les erreurs les plus courantes commises concernant les ordres du jour, et comment rendre vos réunions plus efficaces – que vous soyez chef d’équipe, manager, chef de projet ou professionnel RH.
Les ordres du jour sont essentiels pour organiser des réunions efficaces. Non seulement un ordre du jour de réunion garantit que chaque participant est clair sur les sujets à aborder afin qu’il puisse arriver préparé, mais cela maintient aussi les choses sur la bonne voie et la conversation est productive. Il y a moins de risques que la réunion déborde, et cela favorise la responsabilité. Malgré cela, des recherches ont montré que seulement 37 %* des organisateurs disent toujours utiliser un agenda. Il peut aussi y avoir un manque de compréhension de ce que doit inclure un ordre du jour, ce qui peut entraîner une perte de temps et des participants désintéressés – ce qui n’est pas idéal !
Dans cet article de blog, nous expliquerons les erreurs les plus courantes commises concernant les ordres du jour, et comment rendre vos réunions plus efficaces – que vous soyez chef d’équipe, manager, chef de projet ou professionnel RH.
La chose la plus importante à considérer lors de la planification d’une réunion est le résultat escompté de la session. Sans cela, votre rencontre pourrait très facilement s’effondrer – ce qui n’est pas le résultat que personne souhaite ! L’absence d’objectifs définis peut non seulement entraîner de la confusion sur le but de la réunion, mais aussi faire perdre beaucoup de temps – et soyons honnêtes, notre temps est plus précieux que jamais.
La solution ? Soyez concis, en veillant à ce que chaque point de discussion soit précis et facile à comprendre. Les supports visuels, comme les tableaux blancs, sont un excellent moyen de présenter votre agenda et des objectifs de réunion clairement définis. Non seulement cet outil de communication sans papier est simple mais puissant, mais il existe aussi une large gamme pour différents types d’espaces de bureau, allant de grands tableaux blancs muraux aux options portables plus petites.
Il est facile de se sentir dépassé ou fatigué quand on a trop de points à l’ordre du jour – notre cerveau ne peut vraiment se concentrer que sur un certain nombre de choses à la fois. De plus, vous avez beaucoup plus de chances de manquer de temps si vous essayez de couvrir plus de sujets que ce que vous pouvez raisonnablement intégrer dans la durée de votre réunion.
Nous suggérons de limiter votre agenda à 3 à 5 sujets clés pour aider tout le monde à rester sur la bonne voie et pour avoir les conversations productives dont vous avez vraiment besoin au sein de votre entreprise. Si vous avez plus à discuter, une réunion de suivi serait une meilleure solution. De cette façon, vous pouvez laisser de l’espace pour explorer en profondeur vos sujets importants et maintenir l’engagement de tous dans la pièce.
Vous manquez constamment de temps et vous courez à travers les derniers points de votre agenda ? Tu n’es pas le seul. La gestion du temps est l’un des facteurs les plus importants lors de la planification d’un programme. En plus du fait que cela peut retarder la fin de votre réunion (ce qui signifie des collègues mécontents), vous risquez de manquer des informations importantes.
Notre conseil ? Regardez les sujets que vous souhaitez aborder lors de votre réunion et réfléchissez à la durée pendant laquelle vous souhaitez parler de chacun d’eux. Vous n’avez pas forcément besoin de répartir le temps dont vous disposez également entre les sujets, mais ayez un plan. Ensuite, si les conversations s’intensifiquent, vous pouvez simplement les noter et relancer après la réunion. Donner du temps à chaque point de l’ordre du jour signifie que vous et votre équipe pouvez être plus minutieux. Bien sûr, rester flexible et adapter l’ordre du jour en fonction du déroulement de la discussion est aussi important, il faudra donc trouver un équilibre.
Sans visibilité de l’ordre du jour avant la réunion, vos employés risquent de se sentir mal préparés et beaucoup moins enclins à s’impliquer dans les discussions. Vous risquez de passer à côté de contributions précieuses, surtout de la part de membres du personnel qui performent mieux quand ils peuvent planifier à l’avance – rappelez-vous, tout le monde n’est pas doué pour réagir rapidement et c’est normal.
Envoyer votre agenda à l’avance aide vos participants à se sentir prêts avec tous les faits, chiffres et mises à jour dont ils ont besoin, afin qu’ils soient prêts à participer et à s’engager. Et une fois attaché, écris-le quelque part que tout le monde puisse voir pendant la réunion, comme un grand tableau à feuilles ou un tableau blanc, pour rappeler à tout le monde ce qui est couvert dès qu’ils entrent dans la pièce. Si vos participants savent à quoi s’attendre, ils sont plus susceptibles de participer à des discussions en groupe et à des séances de brainstorming. Si ces éléments seront présents lors de votre réunion, n’oubliez pas de venir préparé avec tous les accessoires nécessaires pour que chacun puisse s’engager et participer efficacement.
Ne pas attribuer les rôles à votre réunion peut finir en catastrophe. Au minimum, du temps perdu, pendant que vous décidez qui fera quoi au début de la réunion. C’est une façon infaillible de déloger tout le monde dès le tout début.
Il est important de savoir à l’avance qui va animer, prendre des notes, tenir le temps, suivre (et tout autre rôle important pour votre réunion), car ce n’est pas quelque chose que vous souhaitez décider au début de votre séance. Cela donne à chacun un but clair et une compréhension de qui est responsable de quoi – et ils se sentiront bien plus organisés et productifs. Conseil : celui qui s’occupe des notes bénéficierait d’un bloc-notes de bonne qualité, avec suffisamment d’espace pour prendre des notes et assez grand pour que tout le monde puisse le voir.
Prêt à rédiger votre agenda ? Voici nos éléments clés pour un programme de réunion réussi. Couvrez tous ces points et profitez d’une réunion efficace et productive.
· Nom clair de la réunion
· Date, heure et lieu, que ce soit un lieu physique ou en ligne
· Objectif ou but global
· Liste des points de discussion avec allocation de temps pour chacun
· Décider qui est responsable de mener chaque point
· Liste des participants
La clé d’une réunion réussie est un ordre du jour complet. Non seulement cela facilite le bon déroulement de la réunion et évite qu’elle ne déborde pas, mais cela permet aussi à vos participants de se préparer à l’avance et de contribuer efficacement. Agenda fixe des attentes claires afin que tout le monde sache non seulement ce qui est abordé, mais aussi ce qui est attendu d’eux, et cela aide à éviter que les conversations ne dévient du sujet. Vous pourriez même constater que votre entreprise aura moins de réunions, car les réunions que vous aurez seront bien plus efficaces !
Essaie de jeter un œil aux réunions que tu as prévues dans les prochaines semaines. Ont-ils tous un agenda ? Sinon, prends cela comme un signe pour commencer à planifier.