Dans l'environnement professionnel actuel, qui évolue rapidement, les réunions sont un élément essentiel de la vie professionnelle. Quel que soit le secteur, les réunions sont l'occasion pour les membres d'une équipe de se rencontrer, de partager des idées et de prendre des décisions. Cependant, sans ordre du jour précis, les réunions peuvent facilement devenir désorganisées et improductives.

Dans cet article de blog, Nobo explique pourquoi un ordre du jour de réunion est important et comment il peut contribuer à améliorer l'efficacité des réunions dans le cadre professionnel. Nous vous fournirons également un modèle d'ordre du jour pour vous aider à démarrer.

Aide à l'organisation de la réunion

La première et la plus évidente raison pour laquelle un ordre du jour de réunion est important est qu'il permet de maintenir la réunion sur la bonne voie. Un ordre du jour bien conçu garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde et sait quels sujets seront abordés. Cela permet de maintenir la fluidité de la réunion et d'éviter qu'elle ne s'éloigne du sujet. Cela peut s'avérer particulièrement important pour les réunions plus importantes avec plusieurs participants, où il peut être difficile de gérer les contributions de chacun et de faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

Par exemple, lors d'une réunion d'évaluation de projet, l'ordre du jour peut comprendre des points tels que des mises à jour sur l'état d'avancement du projet, des discussions sur les problèmes ou les obstacles, et la planification de la phase suivante du projet. Ce type d'ordre du jour fournit une structure claire pour la réunion, ce qui permet à chacun de rester concentré et de ne pas perdre de temps.

Augmentation de la productivité

Lorsque les participants à une réunion ont une idée claire de ce qui sera discuté, ils peuvent se préparer avec des informations pertinentes et être prêts à participer activement. Les réunions peuvent ainsi être plus productives et plus efficaces. Sans ordre du jour, les participants risquent d'arriver sans préparation, ce qui entraîne une certaine confusion et un manque de progrès.

Imaginez une séance de brainstorming marketing : tout le monde est réuni autour d'un tableau blanc mobile Move & Meet qui fourmille d'idées. L'ordre du jour peut comprendre des points tels que l'identification de nouvelles opportunités de marketing, la discussion des campagnes en cours et l'examen des résultats des efforts de marketing précédents. Avec un ordre du jour, les participants peuvent se préparer avec des idées, des données et des idées structurées, ce qui permet à la réunion d'être plus productive et plus efficace.

Gain de temps

Avec un ordre du jour clair, les participants peuvent arriver préparés et prêts à contribuer. Les ordres du jour doivent être envoyés par courrier électronique aux participants avant la date prévue pour leur permettre de se préparer. Cela peut conduire à des réunions plus courtes, à la réduction du temps passé en réunion et à la libération de plus de temps pour d'autres tâches. Cela peut s'avérer particulièrement important dans des environnements de travail très chargés, où le temps est une denrée précieuse.

Par exemple, lors d'une réunion de l'équipe de vente, l'ordre du jour peut inclure des points tels que l'examen du pipeline de vente, la discussion des contrats en cours et l'identification de nouvelles opportunités de vente. Grâce à cet ordre du jour, les participants peuvent se concentrer sur les sujets les plus importants, ce qui permet de raccourcir la durée de la réunion et de la rendre plus efficace.

Améliore la communication

Le fait de disposer d'un cadre commun à partir duquel chacun peut travailler peut rendre la communication plus claire et plus efficace. L'ordre du jour d'une réunion permet également de s'assurer que chacun a la possibilité de s'exprimer et que tous les points importants sont abordés. Cela peut s'avérer particulièrement important lors de réunions avec de nombreux participants, où il peut être difficile de gérer les contributions et d'encourager ceux qui sont habituellement plus silencieux à avoir la possibilité de s'exprimer.

Un ordre du jour est particulièrement efficace pour les réunions multi-services. Les points clés de l'ordre du jour peuvent comprendre l'examen de l'avancement d'un projet commun, l'identification des difficultés ou des complexités, la présentation des réussites et la planification de la phase suivante du projet. Grâce à cet ordre du jour, les participants des différents services peuvent communiquer efficacement, en veillant à ce que tous les points importants soient abordés et à ce que chacun ait des actions à entreprendre.

Améliore la prise de décision

Un ordre du jour de réunion bien structuré peut faciliter la prise de décision en exposant clairement les sujets à discuter, en identifiant les questions clés et en permettant aux participants de concentrer leur attention sur les points les plus importants. Cela peut être particulièrement important dans les réunions où des décisions importantes doivent être prises.

Les réunions du conseil d'administration nécessitent souvent des discussions sur des sujets clés tels que les finances, les investissements et l'orientation de l'entreprise. Grâce à un ordre du jour rigoureux, les participants peuvent se concentrer sur les questions les plus importantes, ce qui permet de prendre des décisions plus efficaces.

Envisagez-vous d'établir un ordre du jour pour votre prochaine réunion ?

La mise en place d'un ordre du jour de réunion présente un certain nombre d'avantages. Considérez l'agenda comme un outil, au même titre qu'une présentation numérique ou un tableau de conférence. Votre agenda vous aidera à organiser vos futures réunions et à les rendre productives, efficaces et efficientes.

Une structure claire permet d'éviter les pertes de temps, les participants peuvent arriver préparés et les points importants peuvent être cochés lors de la discussion. En outre, un ordre du jour bien conçu permet de gagner du temps, d'améliorer la communication et de faciliter la prise de décision. En utilisant un ordre du jour, vous vous assurez que vos réunions d'affaires sont une bonne utilisation du temps de chacun et qu'elles contribuent à la réalisation des objectifs de l'entreprise.

Modèle d'ordre du jour de réunion

Vous trouverez ci-dessous un modèle de réunion universel qui peut être adapté à votre réunion. Nombreux sont ceux qui préfèrent le planifier dans un carnet ou sur un tableau blanc avant de s'y engager par le biais d'une invitation à une réunion ou d'un document à distribuer. Vous pouvez ajouter des éléments supplémentaires et adapter la formulation au ton de l'entreprise.

Ordre du jour de la réunion

Date :

Le temps :

Localisation :

Participants :

• Nom
• Nom
• Nom

Points de l'ordre du jour :

• Bienvenue et présentations
• Présenter les nouveaux participants
• Examiner l'ordre du jour
• Examen des procès-verbaux des réunions précédentes
• Discuter des actions en cours
• Réexaminer les décisions prises

Principaux points de l'ordre du jour

• Thème 1
• Thème 2
• Thème 3

Autres affaires

• Toute autre question devant être discutée

Points d'action

• Identifier les éventuelles actions de suivi
• Attribuer des actions à des participants spécifiques
• Fixer des délais d'exécution

Date et heure de la prochaine réunion

• Fixer la date et l'heure de la prochaine réunion

Clôture de la réunion

• Remercier les participants pour leur participation
• Fin de la réunion