Votre département est-il submergé par des réunions hebdomadaires qui perturbent leur productivité ? Selon une étude d’Atlassian, 78 %* des personnes se sentent dépassées par le nombre de réunions auxquelles elles doivent assister, et 51 %* finissent par faire des heures supplémentaires pour gérer la surcharge des réunions. Le message est clair : nous passons trop de temps en réunion.
Que vous soyez chef d’équipe, manager, chef de projet, professionnel RH ou chef de département, vous n’êtes pas étranger à la réunion hebdomadaire d’équipe. Et nous serions surpris que vous ne rencontriez pas de plaintes concernant le trop grand nombre de réunions, compte tenu des statistiques ci-dessus. Mais vous devez organiser des réunions hebdomadaires, non ? Sinon, comment vos employés pourraient-ils rester informés ?
Dans cet article de blog, nous allons explorer les avantages de passer à des réunions bihebdomadaires. Cette idée gagne en popularité et constitue un moyen de maintenir une communication efficace sans perturbations inutiles. Ce guide vous aidera à déterminer si les réunions toutes les deux semaines seront plus efficaces pour votre équipe que les réunions hebdomadaires ou mensuelles, et à tirer le meilleur parti du temps que vous passez avec vos collaborateurs.
Pourquoi envisager des réunions bihebdomadaires ?
Nous sommes une entreprise, et nous comprenons – les réunions régulières sont l’un des meilleurs moyens d’aider vos employés à rester informés et connectés. Vous pouvez envoyer tous les mémos et bulletins que vous souhaitez, mais rien ne vaut les rencontres en face à face pour garantir que les messages sont bien reçus et compris. C’est une opportunité de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde en termes de projets, d’objectifs et de résultats, et c’est la plateforme idéale pour que vos collaborateurs partagent idées et préoccupations.
Pour certaines équipes, les réunions hebdomadaires sont tout simplement trop lourdes. Lorsque la charge de travail est élevée et que les emplois du temps sont chargés, les réunions hebdomadaires peuvent sembler n’être qu’une corvée, voire même un désagrément. Vous courez le risque que les gens aient du mal à se concentrer pendant les réunions d’équipe, car ils s’inquiètent des échéances et priorités à venir. Ils pourraient même refuser la réunion complètement.
Et pourtant, une réunion mensuelle peut ne pas sembler tout à fait appropriée non plus – tant de choses peuvent se passer en quatre semaines, et un mois de mises à jour peut être beaucoup à livrer et à assimiler en une seule réunion.
Avantages des réunions bihebdomadaires
Une réunion bihebdomadaire peut fournir des mises à jour structurées similaires, permettant aux membres de partager leurs progrès sur les projets et initiatives, tout en tenant tout le monde informé de tout changement ou mise à jour importante.
Les réunions d’équipe bihebdomadaires sont un excellent moyen d’encourager la collaboration, de réfléchir à des idées et d’expliquer de nouveaux concepts, et une façon efficace de le faire est via un tableau blanc. Cet outil de communication sans papier est simple mais efficace, que vous optiez pour une grande option murale ou une option portable plus petite pour votre bureau.
Organiser une réunion d’équipe toutes les deux semaines au lieu d’une semaine peut aider à alléger la pression temporelle sur votre personnel, leur permettant de passer plus de temps à poursuivre leurs objectifs. Et opter pour des réunions bihebdomadaires plutôt que des réunions mensuelles garantit que vos employés reçoivent toujours des informations essentielles en temps voulu, sans risquer que les nouvelles soient presque à quatre semaines d'intervalles.
Comment organiser efficacement une réunion bihebdomadaire
Maintenant que nous avons évoqué les avantages, comment pouvons-nous garantir que ces réunions soient productives ?
Si vous passez de la semaine à une semaine sur deux, vous transmettrez plus d’informations dans un délai similaire, donc rester concentré est essentiel. Et ne ressentez pas le besoin de prolonger la durée de la réunion simplement parce qu’elle arrive moins souvent – c’est contre-productif. Visez un maximum de 60 minutes – mieux encore, 30 à 45 minutes. Préparez-vous avec les bons outils pour garder tout le monde concentré, comme un grand chevalet de conférence de bonne qualité. C’est essentiel pour suivre visuellement les délais et les tâches des projets.
Les réunions d’équipe ont souvent lieu dans différents bureaux, donc utiliser une solution portable comme le chevalet mobile Nobo Move & Meet permet une flexibilité, vous permettant de vous déplacer facilement entre les bureaux et les salles de réunion.
Selon la nature de votre réunion d’équipe, il peut être important de prendre le temps de réfléchir, et les blocs papier sont un moyen utile de le faire. Et n’oubliez pas de faire un suivi en récapitulant les points clés et en recyclant les notes et points d’action.
Meilleures pratiques pour organiser efficacement des réunions bihebdomadaires
Si vous optez pour des réunions bihebdomadaires, vous devrez bien utiliser votre temps, donc l’organisation est cruciale. Venez préparé avec un ordre du jour, écrit sur un support visuel comme un tableau blanc ou un chevalet de conférence, afin que chaque participant comprenne pourquoi il est là et ce qu’il va apprendre pendant la réunion. Certaines personnes apprenent visuellement, tandis que d’autres sont plus axées sur l’ouïe, il est donc préférable de couvrir les deux bases pour améliorer la compréhension tout en s’adressant à des types d’apprenants divers.
Restez concentré et respectez votre agenda – cela montre que vous respectez le temps précieux de chacun et vos emplois du temps chargés. Avoir un agenda clair (et visible) vous aidera à rester responsable de la discussion et à assurer le bon déroulement des choses. Nous savons tous à quel point il est frustrant quand une réunion déborde – pire encore, quand c’est une réunion récurrente !
Pour ces réunions d’équipe plus longues, gardez tout le monde engagé et remontez l’énergie dans la salle en incluant des activités de groupe avec des outils interactifs, comme le sac d’accessoires Nobo. Avec des éléments pratiques tels que des marqueurs pour tableau blanc multicolores, des aimants, des carrés magnétiques, du ruban, des mini-tableaux blancs et des mini-marqueurs pour tableau, il est parfait pour encourager un travail d’équipe productif – ce qui se traduit souvent par un excellent résultat.
Votre entreprise devrait-elle instaurer des réunions bihebdomadaires ?
Si vous souhaitez tenir vos employés informés sans mettre de pression sur leur temps, la réponse est un grand oui. Avec des avantages tels que le maintien d’une communication efficace sans interruption inutile et la possibilité d’offrir une plateforme régulière pour que vos collaborateurs puissent partager leurs idées et préoccupations, nous sommes convaincus qu’une approche bihebdomadaire est un moyen efficace pour vous et votre équipe de rester connectés.
Pourquoi ne pas prendre le temps d’évaluer la dynamique de votre équipe et vos besoins en communication ? Vous constaterez peut-être que se réunir toutes les deux semaines est la solution dont votre entreprise a besoin pour améliorer la communication et la performance sans risquer l’épuisement.
Toujours incertain ? Envisagez une période d’essai de réunions bihebdomadaires pour voir comment votre équipe réagit. Rassemblez vos retours et ajustez-vous en conséquence pour répondre aux besoins de chacun. Vous aurez bientôt votre réponse.
