In questo articolo del blog spiegheremo gli errori più comuni che si commettono nella preparazione dell’agenda e come rendere le riunioni più efficienti, che tu sia un team leader, un manager, un project manager o un professionista HR.
Le agende sono fondamentali per organizzare riunioni efficaci. Non solo un’agenda di meeting garantisce che tutti i partecipanti abbiano chiari gli argomenti da trattare e possano quindi arrivare preparati, ma aiuta anche a mantenere il focus e a rendere la conversazione produttiva. Riduce il rischio che la riunione si prolunghi oltre il previsto e contribuisce a promuovere il senso di responsabilità. Nonostante ciò, le ricerche dimostrano che solo il 37%* degli organizzatori afferma di utilizzare sempre un’agenda. Spesso manca anche una chiara comprensione di cosa dovrebbe includere un’agenda di riunione, il che può portare a perdite di tempo e a partecipanti poco coinvolti – due aspetti tutt’altro che ideali!
In questo articolo del blog spiegheremo gli errori più comuni che si commettono nella gestione delle agende e come rendere le tue riunioni più efficienti, che tu sia un team leader, un manager, un project manager o un professionista HR.
La prima cosa da considerare quando si pianifica una riunione è il risultato che si vuole ottenere. Senza un obiettivo definito, il meeting può facilmente andare fuori controllo – e non è certo ciò che si desidera! La mancanza di obiettivi chiari può non solo creare confusione sullo scopo della riunione, ma anche portare a una grande perdita di tempo e, ammettiamolo, oggi il tempo è più prezioso che mai.
La soluzione? Sii conciso e assicurati che ogni punto di discussione sia specifico e facile da comprendere. Gli strumenti visivi, come le lavagne bianche, sono un ottimo modo per presentare l’agenda e gli obiettivi del meeting in modo chiaro. Oltre a essere una soluzione di comunicazione paperless semplice ma efficace, esiste un’ampia gamma di opzioni adatte a diversi spazi d’ufficio, dalle grandi lavagne a parete a quelle più piccole e portatili.
È facile sentirsi sopraffatti o affaticati quando l’agenda include troppi argomenti: il nostro cervello può concentrarsi solo su un numero limitato di cose alla volta. Inoltre, è molto più probabile sforare con i tempi se si cerca di coprire più temi di quanti ne possano realisticamente rientrare nella durata della riunione.
Ti consigliamo di limitare l’agenda a 3–5 argomenti chiave per aiutare tutti a rimanere focalizzati e per favorire conversazioni davvero produttive all’interno dell’azienda. Se gli argomenti sono di più, una riunione di follow-up rappresenta una soluzione migliore. In questo modo, potrai dedicare il giusto spazio ai temi più importanti ed evitare cali di attenzione, mantenendo tutti i partecipanti coinvolti.
Ti capita spesso di arrivare alla fine della riunione senza tempo e di dover affrontare di fretta gli ultimi punti dell’agenda? Non sei l’unico. La gestione del tempo è uno degli aspetti più importanti nella pianificazione di un’agenda. Oltre al fatto che può ritardare la conclusione del meeting (con conseguenti colleghi poco soddisfatti), c’è anche il rischio di tralasciare informazioni importanti.
Il nostro consiglio? Esamina gli argomenti che desideri discutere e valuta quanto tempo dedicare a ciascuno. Non è necessario suddividere il tempo in modo equo tra tutti i punti, ma è fondamentale avere un piano. In questo modo, se una discussione si prolunga, potrai semplicemente prenderne nota e approfondirla in un secondo momento. Dare a ogni punto dell’agenda il giusto spazio permette a te e al tuo team di essere più approfonditi. Naturalmente, è importante anche mantenere una certa flessibilità e adattare l’agenda in base all’andamento della discussione: trovare il giusto equilibrio è la chiave.
Senza avere visibilità dell’agenda prima della riunione, i dipendenti rischiano di sentirsi impreparati e molto meno propensi a partecipare attivamente alle discussioni. Questo può portare a perdere contributi preziosi, soprattutto da parte di chi lavora meglio quando ha il tempo di prepararsi – ricordiamo che non tutti sono a proprio agio nell’improvvisare, ed è del tutto normale.
Inviare l’agenda in anticipo aiuta i partecipanti a presentarsi preparati, con dati, informazioni e aggiornamenti utili, pronti a intervenire e a contribuire. Una volta definita, è utile anche renderla visibile durante il meeting, ad esempio su un grande foglio da flipchart o su una lavagna, per ricordare a tutti gli argomenti trattati fin dal loro ingresso in sala. Sapere cosa aspettarsi rende le persone più inclini a partecipare a discussioni di gruppo e sessioni di brainstorming. Se queste attività sono previste, non dimenticare di avere a disposizione tutti gli accessori necessari per favorire un coinvolgimento efficace.
Non definire ruoli specifici per la riunione può trasformarsi in un vero disastro. Come minimo, si rischia di perdere tempo all’inizio del meeting cercando di capire chi deve fare cosa: un modo sicuro per far calare l’attenzione fin dai primi minuti.
È importante stabilire in anticipo chi si occuperà di facilitare la riunione, prendere appunti, tenere il tempo, gestire i follow-up (e qualsiasi altro ruolo rilevante). Non è qualcosa da decidere all’inizio dell’incontro. In questo modo, tutti hanno uno scopo chiaro e sanno di cosa sono responsabili, sentendosi più organizzati e produttivi. Consiglio extra: chi si occupa di prendere appunti trarrà grande beneficio da un blocco per flipchart di buona qualità, con spazio sufficiente per scrivere in modo chiaro e visibile a tutti.
Pronto a scrivere la tua agenda? Ecco gli elementi chiave per un’agenda di meeting efficace. Coprendo tutti questi punti, potrai contare su una riunione efficiente e produttiva.
· Titolo chiaro della riunione
· Data, ora e luogo, che sia una sede fisica o online
· Obiettivo o finalità generale
· Elenco dei punti di discussione con il tempo assegnato a ciascuno
· Decidere chi è responsabile di guidare ogni punto
· Elenco dei partecipanti
La chiave per una riunione di successo è un’agenda ben strutturata. Non solo aiuta il meeting a svolgersi in modo fluido ed evita di sforare con i tempi, ma permette anche ai partecipanti di prepararsi in anticipo e di contribuire in modo efficace. Un’agenda definisce aspettative chiare: tutti sanno quali temi verranno affrontati, cosa ci si aspetta da loro e si riduce il rischio che la conversazione divaghi fuori tema. Potresti persino scoprire di avere bisogno di meno riunioni, perché quelle che organizzi saranno molto più efficienti!
Prova a dare un’occhiata alle riunioni in programma nelle prossime settimane: hanno tutte un’agenda? In caso contrario, prendilo come un segnale per iniziare subito a pianificare.