Probabilmente l'hai già notato, il modo in cui il tuo cervello reagisce in modo diverso quando sei in una sala riunioni fisica rispetto a una call su Teams o Zoom. Alcune persone danno il meglio di sé nel brusio degli spazi condivisi; altre riescono a pensare meglio con il microfono disattivato.

In entrambi i casi, il rischio di affaticamento da riunione è sempre presente. Che si tratti dell’“ansia da specchio” nel vedersi continuamente sullo schermo, della mancanza di movimento o di un organizzatore che parla ininterrottamente. Il passaggio mentale tra attività, luoghi e persone può essere faticoso. È importante progettare le riunioni con intenzionalità e prevedere del tempo cuscinetto per una passeggiata, uno spuntino o semplicemente qualche minuto lontano dallo schermo.

Con il lavoro ibrido ormai consolidato, è il momento di smettere di chiederci quale tipo di riunione sia “migliore” e iniziare a chiederci perché ci sembrano così diverse – e come far funzionare entrambi i formati per tutti. Detto ciò, le riunioni in presenza continuano a offrire benefici umani unici, difficili da replicare virtualmente, soprattutto in termini di fiducia, collaborazione e creatività.

1. Il ruolo dell'ambiente nella concentrazione e nella connessione

Le riunioni in presenza coinvolgono tutti i sensi. Si percepiscono cambiamenti di energia, linguaggio del corpo o esitazioni prima che qualcuno parli. Questi micro-indizi favoriscono la connessione e aiutano a cogliere le sfumature – soprattutto nelle conversazioni complesse o emotive.

Per altri, però, lo stesso input sensoriale può risultare eccessivo. Le riunioni virtuali offrono un ambiente più tranquillo, con meno distrazioni e maggiore controllo. Funzionalità come il microfono disattivato o la chat possono aiutare i membri più riservati del team a sentirsi più sicuri nel contribuire. Per i colleghi neurodivergenti in particolare, le videochiamate possono favorire una migliore concentrazione e comfort.

Tuttavia, c'è una ricchezza negli ambienti fisici che le call virtuali non possono replicare del tutto, soprattutto nelle riunioni ad alto impatto o creative. La possibilità di abbozzare idee insieme su una lavagna condivisa o di riunirsi attorno a un punto focale centrale, come una lavagna mobile Nobo Move & Meet con Bacheca, può migliorare la concentrazione, la memoria e la partecipazione.

2. Differenza nelle aspettative generazionali

I Baby Boomers e la Generazione X spesso percepiscono le riunioni dal vivo come un segno di rispetto e coinvolgimento. Molti associano il tempo in presenza alla produttività, alla capacità di leggere l’atmosfera, creare rapporti e dimostrare disponibilità reciproca.

I Millennials e la Generazione Z, invece, tendono a preferire flessibilità ed efficienza. Sono più inclini a considerare le riunioni come funzionali, non come una performance. Una videochiamata che finisce in anticipo è, per loro, un successo.

Queste differenze generazionali riflettono approcci diversi al lavoro e alla comunicazione, ma suggeriscono anche una sfida più ampia: come combinare flessibilità ed efficacia? Incontrarsi di persona non deve significare perdere tempo. Con gli strumenti giusti e una configurazione pensata, le riunioni fisiche possono essere altrettanto efficienti e spesso molto più stimolanti e utili per costruire relazioni.

3. Collaborazione Vs Contemplazione

Alcune delle riunioni più stimolanti avvengono in presenza: le idee rimbalzano, le lavagne si riempiono, le persone si alimentano a vicenda con la propria energia. Questi momenti di collaborazione spontanea spesso portano a intuizioni brillanti  e sono molto più facili in presenza, soprattutto quando si hanno strumenti come la borsa del kit di accessori Nobo per supportare il pensiero visivo.

Ma nello stesso scenario, i pensatori più riservati potrebbero faticare a trovare spazio per contribuire.

Le riunioni virtuali possono livellare il campo. Funzioni come la chat, i sondaggi e la turnazione strutturata aiutano a far emergere più voci, in particolare quelle che hanno bisogno di un momento di riflessione prima di intervenire.

In entrambe le modalità, è importante accogliere tutti gli stili di pensiero. Quando possibile, invia le domande in anticipo e inserisci delle pause per permettere la riflessione. È anche utile invitare a fornire contributi scritti dopo la fine della riunione. Detto ciò, c’è qualcosa di straordinariamente potente nel vedere le idee prendere vita nella stanza, sulla parete, in tempo reale – ed è lì che le riunioni in presenza hanno un vantaggio.

4. Rituali, senso di appartenenza e collaborazione

Il senso di comunità può nascere da piccoli rituali d’ufficio, come prendere un caffè prima di una riunione, uscire insieme dalla sala o condividere una battuta nel corridoio. Questi momenti non sono semplici riempitivi, costruiscono fiducia e rapporti tra colleghi. Le riunioni in presenza creano naturalmente lo spazio per queste micro-connessioni.

Anche il lavoro da remoto ha i suoi rituali: scrivere a un collega dopo una riunione per fare il punto, condividere un meme o una reazione per alleggerire la tensione o mostrare supporto. Queste abitudini digitali contribuiscono comunque alla cultura aziendale, semplicemente in modo diverso. È importante creare spazio per queste connessioni informali. Un check-in di 5 minuti all’inizio di ogni riunione può fare una grande differenza.

Tuttavia, le interazioni in presenza tendono a generare legami di team più forti e duraturi nel tempo, soprattutto quando si può collaborare attorno a strumenti fisici condivisi come una lavagna o un blocco note, invece che solo attraverso uno schermo.

A colpo d'occhio:

Vantaggi delle riunioni in presenza

• Puoi “leggere la stanza”: questo aiuta a gestire con più intuizione le sfumature, le tensioni e l’energia
• Collaborazione spontanea
• Costruzione di relazioni
• Meno distrazioni digitali
• Coinvolgimento tattile – con strumenti come la lavagna Nobo Move & Meet per stimolare il pensiero visivo

 

Vantaggi delle riunioni virtuali

• Si adattano a diversi stili di lavoro
• Collaborazione efficiente e attenta ai tempi
• Strumenti digitali per dare voce anche ai più riservati
• Portata globale e inclusione
• Registrazione integrata e possibilità di rivedere la riunione

 

Progetta in base al momento, non alla consuetudine

La vera domanda non è se sia meglio organizzare riunioni di persona o virtuali. È di cosa ha più bisogno questo momento, questo compito e questo team?

Le riunioni di persona sono ideali per:

• Kick-off strategici
• Attività di team building
• Check-in individuali o argomenti delicati
• Decisioni complesse
• Workshop, sprint creativi o sessioni di problem solving, soprattutto quando si utilizzano strumenti visivi come le lavagne mobili

 

Le riunioni virtuali sono efficaci per:

• Aggiornamenti rapidi sullo stato dei lavori
• Collaborazione tra sedi diverse 
• Documentazione delle decisioni

 

Le riunioni virtuali rimangono una parte preziosa dell'ambiente di lavoro moderno, soprattutto per la collaborazione tra sedi diverse, gli aggiornamenti rapidi e il supporto ai colleghi che preferiscono un ambiente più tranquillo e strutturato. Per molti, partecipare da uno spazio familiare li aiuta a sentirsi più a proprio agio, concentrati e liberi di contribuire secondo i propri tempi.

Detto ciò, quando si tratta di costruire rapporti, stimolare la creatività e affrontare sfide complesse, le riunioni in presenza offrono ancora qualcosa di unico. La possibilità di “leggere la stanza”, far rimbalzare le idee in modo spontaneo e generare slancio in tempo reale è difficile da replicare online. Con strumenti come la lavagna mobile Nobo Move & Meet e il kit di accessori, i team possono sfruttare appieno il potenziale della collaborazione faccia a faccia, catturando visivamente le idee, adattandosi al volo e mantenendo tutti coinvolti.

Man mano che il lavoro ibrido continua a evolversi, impariamo a valorizzare entrambe le modalità. Ma quando l’obiettivo è creare connessioni profonde, pensiero creativo o vero allineamento, niente batte l’essere insieme nella stessa stanza, con gli strumenti giusti per trasformare le idee in azione.