Il tuo reparto è sopraffatto dalle riunioni settimanali che compromettono la produttività?
Secondo uno studio di Atlassian, il 78%* delle persone si sente sopraffatto dal numero di riunioni a cui è tenuto a partecipare e il 51%* finisce per lavorare oltre l’orario per far fronte al sovraccarico di meeting. Il messaggio è chiaro: passiamo troppo tempo in riunione.
Che tu sia un team leader, un manager, un project manager, un professionista HR o un responsabile di reparto, le riunioni settimanali di team ti saranno sicuramente familiari. E, considerando le statistiche sopra citate, non ci sorprenderebbe se nel tuo ruolo di leadership ti fossi già imbattuto in lamentele legate all’eccesso di riunioni.
Ma le riunioni settimanali sono davvero indispensabili? Altrimenti, come farebbero i dipendenti a restare informati?
In questo articolo del blog esploreremo i vantaggi di passare a riunioni bisettimanali. Questa pratica sta diventando sempre più popolare ed è un modo per mantenere una comunicazione efficace senza interruzioni inutili. Questa guida ti aiuterà a capire se le riunioni a settimane alterne possono essere più efficaci per il tuo team rispetto a quelle settimanali o mensili e a sfruttare al meglio il tempo a disposizione con i membri del tuo staff
Perché considerare le riunioni bisettimanali?
Siamo un’azienda e lo sappiamo bene: le riunioni regolari sono uno dei modi migliori per aiutare i dipendenti a restare informati e connessi. Puoi inviare tutte le comunicazioni e le circolari che vuoi, ma nulla è paragonabile agli incontri faccia a faccia per garantire che i messaggi siano recepiti e compresi chiaramente.
È un’occasione per assicurarsi che tutti siano allineati su progetti, obiettivi e risultati ed è la piattaforma ideale per permettere ai collaboratori di condividere idee e preoccupazioni.
Per alcuni team, però, le riunioni settimanali sono semplicemente troppe. Quando i carichi di lavoro sono elevati e le agende fitte, i meeting settimanali possono sembrare solo un obbligo, se non addirittura un fastidio. C’è il rischio che le persone facciano fatica a concentrarsi durante la riunione perché preoccupate da scadenze e priorità imminenti. In alcuni casi, potrebbero persino rifiutare l’invito.
D’altra parte, anche una riunione mensile potrebbe non essere la soluzione ideale: in quattro settimane possono accadere molte cose e concentrare un mese di aggiornamenti in un solo incontro può risultare difficile sia da esporre sia da assimilare.
Vantaggi delle riunioni bisettimanali
Una riunione bisettimanale può offrire aggiornamenti strutturati simili, consentendo ai membri del team di condividere i progressi su progetti e iniziative e mantenendo tutti informati su eventuali cambiamenti o aggiornamenti importanti.
Le riunioni di team bisettimanali sono anche un ottimo modo per favorire la collaborazione, fare brainstorming e spiegare nuovi concetti. Un metodo efficace per farlo è l’utilizzo di una lavagna: uno strumento di comunicazione senza carta, semplice ma potente, sia nella versione da parete sia in quella portatile per l’ufficio.
Organizzare le riunioni ogni due settimane anziché ogni settimana può aiutare ad alleviare la pressione sul tempo dei dipendenti, permettendo loro di dedicarsi maggiormente al raggiungimento dei propri obiettivi. Inoltre, scegliere riunioni bisettimanali invece che mensili garantisce che le informazioni essenziali vengano condivise tempestivamente, senza il rischio che le notizie diventino obsolete dopo quasi quattro settimane.
Come gestire una riunione bisettimanale efficace
Ora che abbiamo visto i vantaggi, come possiamo assicurarci che queste riunioni siano davvero produttive?
Se stai passando da riunioni settimanali a bisettimanali, dovrai trasmettere più informazioni in un arco di tempo simile, quindi restare focalizzati è fondamentale. Non sentire il bisogno di allungare la durata dell’incontro solo perché si svolge meno spesso: sarebbe controproducente. Punta a non superare i 60 minuti, o meglio ancora 30–45 minuti.
Preparati con gli strumenti giusti per mantenere alta l’attenzione, come un flipchart grande e di buona qualità, indispensabile per visualizzare tempistiche e attività di progetto.
Le riunioni di team spesso si svolgono in spazi diversi, quindi utilizzare una soluzione portatile come il Nobo Move & Meet Mobile Magnetic Flipchart Easel consente grande flessibilità, permettendo di spostarsi facilmente tra uffici e sale riunioni.
A seconda della natura dell’incontro, può essere utile dedicare del tempo alla riflessione, e i blocchi per flipchart sono ideali per questo scopo. E non dimenticare il follow-up: riepiloga i punti chiave e condividi nuovamente appunti e azioni concordate.
Best pactice per riunioni bisettimanali efficaci
Se scegli le riunioni bisettimanali, è essenziale usare bene il tempo a disposizione, quindi l’organizzazione è fondamentale. Arriva preparato con un ordine del giorno, scritto su un supporto visivo come una lavagna o un flipchart, così che ogni partecipante sappia chiaramente perché è presente e cosa apprenderà durante la riunione.
Alcune persone apprendono meglio visivamente, altre in modo più uditivo: coprire entrambi gli aspetti aiuta a migliorare la comprensione e a rispondere alle diverse modalità di apprendimento.
Resta focalizzato e rispetta l’agenda: dimostra rispetto per il tempo prezioso e gli impegni di tutti. Un’agenda chiara (e visibile) aiuta a mantenere la discussione sotto controllo e a far procedere l’incontro in modo fluido. Tutti sappiamo quanto sia frustrante quando una riunione si prolunga oltre il previsto, soprattutto se è ricorrente.
Per le riunioni più lunghe, mantieni alto il coinvolgimento e l’energia includendo attività di gruppo con strumenti interattivi, come il Nobo Whiteboard Accessories Kit Bag. Completo di pennarelli multicolore, magneti, riquadri magnetici scrivibili, nastro per griglie, mini lavagne e mini pennarelli, è ideale per stimolare un lavoro di squadra produttivo, che spesso si traduce in risultati eccellenti.
La tua azienda dovrebbe introdurre riunioni bisettimanali?
Se vuoi mantenere i dipendenti aggiornati senza gravare sul loro tempo, la risposta è decisamente sì. Con vantaggi come una comunicazione efficace senza interruzioni inutili e una piattaforma regolare per condividere idee e preoccupazioni, siamo convinti che l’approccio bisettimanale sia un modo efficiente per restare connessi come team.
Perché non prenderti del tempo per valutare le dinamiche del tuo team e le esigenze di comunicazione? Potresti scoprire che incontrarsi a settimane alterne è la soluzione giusta per migliorare comunicazione e performance, riducendo il rischio di burnout.
Hai ancora dubbi? Valuta un periodo di prova con riunioni bisettimanali per vedere come reagisce il tuo team. Raccogli feedback e adatta il formato di conseguenza, così da soddisfare le esigenze di tutti. La risposta arriverà presto.
