I dette blogindlæg forklarer vi de mest almindelige fejl, der begås i forhold til dagsordener, og hvordan du får dine møder til at forløbe mere effektivt – uanset om du er teamleder, leder, projektleder eller HR-professionel.
Dagsordener er afgørende for at afvikle effektive møder. En mødeagenda sikrer ikke kun, at alle deltagere er klar over de emner, der skal diskuteres, så de kan møde op forberedte, men den holder også tingene på sporet og holder samtalen produktiv. Der er mindre risiko for, at mødet trækker ud, og det hjælper med at fremme ansvarlighed. På trods af dette har forskning vist, at kun 37%* af arrangørerne siger, at de altid bruger en dagsorden. Der kan også være mangel på forståelse for, hvad en mødeagenda bør indeholde, hvilket kan føre til tidsspild og uengagerede deltagere – hvilket ikke er ideelt!
I dette blogindlæg forklarer vi de mest almindelige fejl, der begås i forhold til dagsordener, og hvordan du får dine møder til at forløbe mere effektivt – uanset om du er teamleder, leder, projektleder eller HR-professionel.
Det vigtigste at overveje, når man planlægger et møde, er det ønskede resultat af sessionen. Uden dette kan dit møde ret let falde fra hinanden – hvilket ikke er det resultat, nogen ønsker! Mangel på definerede mål kan ikke kun føre til forvirring om formålet med mødet, men kan også spilde meget tid – og lad os være ærlige, vores tid er mere værdifuld end nogensinde.
Løsningen? Vær kortfattet, og sørg for, at hvert diskussionspunkt er specifikt og let at forstå. Visuelle hjælpemidler, som whiteboards, er en fremragende måde at præsentere din dagsorden og klart definerede mødemål på. Dette papirløse kommunikationsværktøj er ikke kun enkelt, men kraftfuldt, men der findes også et enormt udvalg af forskellige typer kontorlokaler, fra store vægmonterede whiteboards til mindre bærbare muligheder.
Det er let at blive overvældet eller træt, når man har for mange punkter på dagsordenen – vores hjerner kan kun fokusere på så meget ad gangen. Derudover er der langt større sandsynlighed for, at du løber tør for tid, hvis du prøver at dække flere emner, end der rimeligt kan passe ind i mødets varighed.
Vi foreslår, at du begrænser din dagsorden til 3-5 nøgleemner for at holde alle på sporet og for at have de produktive samtaler, du virkelig har brug for i din virksomhed. Hvis du har mere at tale om, ville et opfølgende møde være en bedre løsning. På den måde kan du give dine vigtige emner plads til grundig udforskning og holde alle i rummet engagerede.
Løber du konstant tør for tid og haster igennem de sidste punkter på din dagsorden? Du er ikke den eneste. Tidsstyring er en af de vigtigste faktorer, når man planlægger en dagsorden. Bortset fra at det kan forsinke afslutningen på dit møde (hvilket betyder utilfredse kolleger), risikerer du også at gå glip af vigtig information.
Vores råd? Tag et kig på de emner, du vil diskutere under dit møde, og tænk over, hvor lang tid du vil bruge på at tale om hvert enkelt. Du behøver ikke nødvendigvis at fordele den tid, du har, ligeligt mellem emnerne, men lav en plan. Hvis samtalerne så eskalerer, kan du blot notere det og følge op efter mødet. At give hvert punkt på dagsordenen tid til at skinne betyder, at du og dit team kan være mere grundige. Selvfølgelig er det også vigtigt at være fleksibel og tilpasse dagsordenen efter diskussionens flow, så du skal finde en balance.
Uden at have overblik over dagsordenen før mødet, vil dine medarbejdere sandsynligvis føle sig uforberedte og langt mindre tilbøjelige til at blive involveret i diskussioner. Du risikerer at gå glip af værdifuld input, især fra medarbejdere, der præsterer bedre, når de kan planlægge fremad – husk, ikke alle er dygtige til at tænke hurtigt, og det er helt i orden.
At sende din dagsorden på forhånd hjælper dine deltagere med at føle sig forberedte med de fakta, tal og opdateringer, de har brug for, så de er klar til at deltage og engagere sig. Og når det er bundet fast, skriv det et sted, som alle kan se under mødet, som et stort flipchart eller whiteboard, for at minde alle om, hvad der bliver dækket fra det øjeblik, de træder ind i rummet. Hvis dine deltagere ved, hvad de kan forvente, er de mere tilbøjelige til at engagere sig i breakout-diskussioner og brainstormingssessioner. Hvis disse skal være med i dit møde, så glem ikke at være forberedt med alle de tilbehør, du har brug for, for at alle kan engagere sig og deltage effektivt.
Hvis du ikke tildeler roller til dit møde, kan det ende i katastrofe. I det mindste spildt tid, mens du beslutter, hvem der skal lave hvad i starten af mødet. Det er en sikker måde at få alle til at trække sig fra fra starten.
Det er vigtigt at vide, hvem der skal facilitere, tage noter, holde styr på tiden, følge op (og andre roller, der er vigtige for dit møde), på forhånd, da det ikke er noget, du ønsker at beslutte i starten af din session. Det giver alle et klart formål og forståelse af, hvem der er ansvarlig for hvad – og de vil føle sig langt mere organiserede og produktive som følge heraf. Toptip: Den, der har ansvaret for notattagningen, vil have gavn af en flipoverblok af god kvalitet, med masser af plads til at skrive noter og stor nok til, at alle kan se den.
Klar til at skrive din dagsorden? Her er vores nøglekomponenter for en vellykket mødedagsorden. Dæk alle disse punkter, og nyd et effektivt og produktivt møde.
· Klart mødenavn
· Dato, tid og sted, uanset om det er fysisk eller online
· Overordnet mål eller del-mål
· Liste over diskussionspunkter med tidsfordeling for hver
· Beslut hvem der har ansvaret for at lede hvert point
· Deltagerliste
Nøglen til et vellykket møde er en grundig dagsorden. Det hjælper ikke kun med at mødet løber uden problemer og forhindrer, at det trækker ud, men det giver også dine deltagere mulighed for at forberede sig på forhånd og bidrage effektivt. Dagsordenen sætter klare forventninger, så alle ikke kun ved, hvad der bliver taget op, men også hvad der forventes af dem, og det hjælper med at forhindre, at samtaler afviger fra emnet. Du kan endda opleve, at din virksomhed ender med færre møder som følge heraf, fordi de møder, du har, vil være langt mere effektive!
Prøv at kigge på de møder, du har i de kommende uger. Har de alle en dagsorden? Hvis ikke, så tag det som dit tegn til at begynde at planlægge.