Er din afdeling overvældet af ugentlige møder, der forstyrrer deres produktivitet? Ifølge en undersøgelse fra Atlassian føler 78%* af folk sig overvældede af antallet af møder, de forventes at deltage i, og 51%* ender med at arbejde overtid for at imødekomme mødeoverbelastningen. Budskabet er klart: vi bruger for meget tid i møder.
Uanset om du er teamleder, leder, projektleder, HR-professionel eller afdelingsleder, er du ikke fremmed for det ugentlige teammøde. Og vi ville blive overraskede, hvis du ikke er stødt på klager over overbelastning af møder under din tid i en lederrolle, givet ovenstående statistikker. Men du skal jo have ugentlige møder, ikke? Ellers, hvordan skal dine medarbejdere ellers holde sig informerede?
I dette blogindlæg vil vi udforske fordelene ved at skifte til møder hver anden uge. Denne idé bliver mere og mere populær og er en måde at opretholde effektiv kommunikation uden unødvendige forstyrrelser. Denne guide vil hjælpe dig med at afgøre, om møder hver anden uge vil være mere succesfulde for dit team end ugentlige eller månedlige møder, og få mest muligt ud af den tid, du har med dine medarbejdere.
Hvorfor overveje møder hver anden uge?
Vi er en virksomhed, og vi forstår det – regelmæssige møder er en af de bedste måder at hjælpe dine medarbejdere med at holde sig informerede og forbundne. Du kan sende alle de notater og bulletiner, du vil, men der er ikke noget som ansigt-til-ansigt kommunikation for at sikre, at budskaber bliver modtaget og forstået tydeligt. Det er en mulighed for at sikre, at alle er enige om projekter, mål og resultater, og det er den perfekte platform for dine medarbejdere til at dele idéer og bekymringer.
For nogle teams er ugentlige møder simpelthen for meget. Når arbejdsbyrden er høj og skemaerne fyldte, kan ugentlige afdelingsmøder virke som intet andet end en pligt, måske endda en ulejlighed. Du risikerer, at folk får svært ved at koncentrere sig og fokusere under teammøder, fordi de bekymrer sig om kommende deadlines og prioriteter. De kan endda afslå mødet helt.
Og alligevel kan et månedligt møde heller ikke virke helt rigtigt – der kan ske så meget på fire uger, og en måneds opdateringer kan være meget at levere og absorbere på ét møde.
Fordele ved møder hver anden uge
Et møde hver anden uge kan give lignende strukturerede opdateringer, så medlemmerne kan dele deres fremskridt på projekter og initiativer og holde alle andre informeret om eventuelle ændringer eller vigtige opdateringer.
Teammøder med to ugers mellemrum er en god måde at fremme samarbejde, brainstorme idéer og forklare nye koncepter, og en effektiv måde at gøre dette på er via et whiteboard. Dette papirløse kommunikationsværktøj er enkelt, men kraftfuldt, uanset om du vælger en stor vægmonteret eller en mindre bærbar løsning til dit kontor.
At arrangere dit teammøde hver anden uge i stedet for ugentligt kan hjælpe med at lette tidspresset på dine medarbejdere og frigøre dem til at bruge mere tid på at nå deres mål. Og ved at vælge møder hver anden uge frem for månedlige møder sikrer det, at dine medarbejdere stadig hører vigtig information rettidigt, uden risiko for, at nyhederne er næsten fire uger forældede.
Sådan afholder du et effektivt møde hver anden uge
Nu hvor vi har dækket fordelene, hvordan kan vi sikre, at disse møder er produktive?
Hvis du skifter fra ugentligt til hver anden uge, vil du levere mere information inden for en lignende tidsramme, så det er vigtigt at holde sig på sporet. Og føl ikke behov for at forlænge mødetiden, bare fordi det sker sjældnere – det er kontraproduktivt. Sigt efter højst 60 minutter – endnu bedre, 30-45 minutter. Vær forberedt med de rette værktøjer til at holde alle fokuserede, såsom en stor, god kvalitets flipover. Dette er essentielt for visuelt at kunne følge projekttidslinjer og opgaver.
Teammøder foregår ofte i forskellige kontorlokaler, så brugen af en bærbar løsning som Nobo Move & Meet mobile magnetisk flipover giver fleksibilitet, så du nemt kan skifte mellem kontorlokaler og mødelokaler.
Afhængigt af typen af dit teammøde kan det være vigtigt at tage sig tid til at reflektere, og flipoverblokke er en nyttig måde at gøre dette på. Og glem ikke at følge op ved at opsummere nøglepunkter og recirkulere noter og aktionspunkter.
Bedste praksis for at afholde effektive møder hver anden uge
Hvis du vælger møder hver anden uge, skal du bruge din tid godt, så organisering er afgørende. Kom forberedt med en dagsorden, skrevet på et visuelt hjælpemiddel som en whiteboard eller flipover, så hver deltager forstår, hvorfor de er der, og hvad de vil lære under mødet. Nogle mennesker er visuelle lærende, mens andre er mere auditivfokuserede, så det er bedst at have begge aspekter dækket for at øge forståelsen samtidig med, at man imødekommer forskellige typer personer.
Hold dig til sporet og hold dig til din dagsorden – det viser, at du respekterer alles dyrebare tid og travle kalendere. At have en klar (og synlig) dagsorden vil hjælpe dig med at forblive ansvarlig for diskussionen og sikre, at tingene kører gnidningsfrit. Vi ved alle, hvor frustrerende det er, når et møde trækker ud – endnu værre, når det er et tilbagevendende møde!
Til de længere teammøder kan du holde alle engagerede og løfte energien i rummet ved at inkludere gruppeaktiviteter med interaktive værktøjer, som Nobo whiteboard tilbehørssættaske. Udstyret med praktiske elementer som flerfarvede whiteboard markere, magneter, magnetiske skriveplader, gittertape, mini-whiteboards og mini-whiteboard markere, er det perfekt til at fremme produktivt teamwork – hvilket ofte giver fremragende output.
Bør din virksomhed indføre møder hver anden uge?
Hvis du vil holde dine medarbejdere opdaterede uden at lægge pres på deres tid, er svaret et rungende ja. Med fordele som at opretholde effektiv kommunikation uden unødvendige forstyrrelser og tilbyde en fast platform for dine medarbejdere til at dele idéer og bekymringer, er vi sikre på, at en tilgang med møder hver anden uge er en effektiv måde for dig og dit team at holde kontakten på.
Hvorfor ikke tage dig tid til at evaluere dine egne teamdynamikker og kommunikationsbehov? Du kan opleve, at det at mødes hver anden uge er løsningen, din virksomhed har brug for for at forbedre kommunikation og præstation uden at risikere udbrændthed.
Er du stadig usikker? Overvej en prøveperiode med møder hver anden uge for at se, hvordan dit team reagerer. Indsaml feedback og tilpas derefter for at sikre, at du opfylder alles behov. Du får snart dit svar.
