Dans le monde d'aujourd'hui, les réunions sont omniprésentes dans la vie professionnelle. Qu'elles soient virtuelles ou en personne, les réunions sont des forums essentiels pour la collaboration, le brainstorming, la prise de décision et le partage d'informations. Cependant, il n'est pas rare que certains participants dominent les discussions alors que d'autres peinent à se faire entendre. Pour que les réunions soient productives et inclusives, il est essentiel de pratiquer une étiquette qui permette à tous les participants de s'exprimer. Dans ce blog, nous explorerons les stratégies et les techniques permettant d'atteindre cet équilibre.

Fixer des objectifs clairs

La première étape pour s'assurer que la voix de chacun est entendue est de fixer des objectifs clairs pour la réunion. Déterminez à l'avance l'objectif, les résultats souhaités et l'ordre du jour afin de les communiquer aux participants. Cela leur permettra de se présenter préparés et prêts à aborder leur rôle dans la discussion. En ayant un objectif commun, il est plus facile de maintenir la réunion sur la bonne voie et de s'assurer que toutes les voix sont pertinentes pour le sujet.

Limiter la taille de la réunion

Vous devez réfléchir attentivement à la taille de votre réunion. Bien que vous ne puissiez pas imposer le nombre de participants, les petits groupes sont souvent plus propices à des discussions inclusives. Lorsque les participants sont moins nombreux, il est plus facile pour chacun de contribuer et de s'engager activement. Les réunions plus importantes ont tendance à créer un environnement dans lequel certaines voix sont plus susceptibles d'être noyées ou négligées. Si un grand groupe est nécessaire, envisagez de le diviser en sous-groupes plus petits ou d'utiliser des sessions en petits groupes pour encourager une participation plus ciblée.

Créer un environnement inclusif

Pour permettre à toutes les voix de s'exprimer, il est essentiel de favoriser un environnement de réunion sûr et inclusif. Il s'agit d'établir des règles de base pour une communication respectueuse, telles que :

• Ne pas interrompre
• Respecter les opinions
• Encourager la participation
• Utiliser un langage inclusif

L'établissement de ces règles de base au début de la réunion peut contribuer à créer une atmosphère respectueuse où chacun se sentira à l'aise pour s'exprimer. Envisagez d'utiliser un chevelat de conférence pour consigner ces règles de base afin qu'elles soient accessibles à tous au cours de la réunion.

Faites tourner le rôle de facilitateur

Si vous êtes souvent la personne qui dirige la réunion, vous aurez expérimenté de première main l'influence significative que vous exercez sur qui peut parler et pendant combien de temps. Pour répartir cette responsabilité de manière plus équitable, envisagez de faire tourner le rôle de facilitateur parmi les autres membres de l'équipe. D'autres employés peuvent avoir des styles et des priorités différents des vôtres, ce qui peut contribuer à faire entendre un plus grand nombre de voix au fil du temps.

Utilisez un ordre de parole

Pour vous assurer que tous les participants à votre réunion ont la possibilité de s'exprimer, établissez un ordre de parole. Il peut s'agir simplement de dresser une liste qui fait partie de l'ordre du jour ou de faire le tour de la salle virtuelle ou physique dans une certaine direction. Par ailleurs, pour les réunions à distance, les participants peuvent utiliser une "main levée" numérique qui est courante sur les principales plateformes de communication. Cette méthode garantit que la conversation se déroule sans heurts et que chacun a la possibilité de s'exprimer.

Fixer des limites de temps

Lors de réunions plus longues, il peut être difficile de maintenir l'engagement et de donner à chacun la possibilité de s'exprimer. La mise en place de limites de temps pour les contributions individuelles peut être utile. Par exemple, vous pouvez donner à chaque participant deux minutes pour exprimer ses idées dans un premier temps, puis les commentaires ultérieurs peuvent être limités à une minute. Cette approche encourage les contributions concises et ciblées, évitant ainsi qu'une seule voix ne domine la conversation.

Encouragez l'écoute active

L'écoute active est une composante essentielle d'une communication efficace. Encouragez les participants à s'engager activement avec chaque intervenant en :

• maintenant un contact visuel pendant les réunions en personne
• évitant les distractions, telles que la consultation du téléphone ou le multitâche
• posant des questions de clarification pour montrer leur compréhension et leur intérêt.
• Prendre des notes pour saisir les points et les idées clés.

Utilisez la technologie à bon escient

A l'ère du numérique, la technologie peut être à la fois une bénédiction et une malédiction dans les réunions. Toutefois, il peut être utilisé à bon escient pour renforcer les voix plutôt que de les réduire au silence. Pour les réunions virtuelles, assurez-vous que tous les participants ont accès aux outils nécessaires et à une connexion internet stable afin qu'ils puissent apporter leur contribution. Fournissez des instructions claires sur la manière d'utiliser les fonctions numériques, telles que le partage d'écran ou les fonctions de chat, afin de vous assurer qu'elles améliorent plutôt qu'elles n'entravent leurs efforts de communication.

Encouragez les contributions écrites

Parfois, les gens se sentent plus à l'aise pour exprimer leurs pensées par écrit que verbalement au cours d'une réunion. Vous pouvez encourager les participants à soumettre des contributions écrites avant ou pendant la réunion. Cela peut s'avérer particulièrement utile dans les grandes réunions où les possibilités de s'exprimer peuvent être limitées ou intimidantes. Veillez à ce que vous (ou la personne qui dirige) lisiez ces contributions à haute voix ou les affichiez sur un écran ou tableau d'affichage afin de vous assurer qu'elles sont incluses dans la discussion.

Accorder un temps de réflexion

Après des discussions ou des décisions importantes prises lors d'une réunion, il est utile d'accorder un temps de réflexion avant de finaliser les conclusions. Cela peut aider les participants les plus calmes de votre réunion à rassembler leurs idées et à contribuer plus efficacement. Encouragez les participants à faire une pause ou à se réunir plus tard pour revenir sur le sujet. Cette approche garantit que toutes les voix ont une chance d'être entendues et que les décisions sont mûrement réfléchies.

Demander un retour d'information

Une fois la réunion terminée, demandez aux participants un retour d'information sur le processus de réunion lui-même. Demandez des commentaires sur la manière d'améliorer l'inclusivité et l'efficacité de la réunion. Cela vous permet non seulement d'affiner votre étiquette en réunion, mais aussi de démontrer votre engagement en faveur de l'amélioration continue et de l'autonomisation de toutes les voix au sein de votre équipe ou de votre entreprise.

Les réunions efficaces ne se limitent pas à la réalisation d'objectifs ; elles visent également à favoriser la collaboration, à encourager la diversité des points de vue et à donner la parole à toutes les personnes concernées. En mettant en œuvre ces stratégies d'étiquette en réunion, vous pouvez créer un environnement de réunion plus inclusif et productif où la voix de chacun est non seulement entendue mais aussi valorisée. N'oubliez pas que la clé de la réussite d'une réunion est de faire en sorte que chaque participant se sente vu, entendu et respecté dans la discussion, ce qui permet en fin de compte de prendre de meilleures décisions et de renforcer la cohésion de l'équipe.