Vous l’avez probablement remarqué : la façon dont votre cerveau se sent différent lorsque vous êtes dans une salle de réunion physique par rapport à un appel Teams ou Zoom. Certaines personnes s’épanouissent dans le bourdonnement des espaces partagés ; D’autres réfléchissent mieux en sourdine.

Dans les deux cas, la fatigue des réunions court toujours son risque. Qu’il s’agisse de « l’anxiété du miroir » de se voir à l’écran, d’un mouvement limité ou d’un monologue de l’organisateur. Le basculement mental entre les tâches, les lieux et les personnes. Il est important que les réunions soient conçues avec intention et qu’un temps tampon soit prévu pour une promenade, une collation ou quelques instants loin de l’écran.

Le travail hybride étant là pour rester, il est temps d’arrêter de se demander quel type de réunion est « le meilleur » et de commencer à se demander pourquoi ils sont si différents et comment faire en sorte que les deux formats fonctionnent pour tout le monde. Cela dit, les réunions en personne continuent d’offrir des avantages humains uniques qui sont difficiles à reproduire virtuellement, surtout lorsqu’il s’agit de confiance, de collaboration et de créativité.

1. Le rôle de l’environnement dans l’attention et la connexion

Les réunions en personne font appel à tous les sens. Vous pouvez détecter les changements d’énergie, le langage corporel ou l’hésitation de quelqu’un avant qu’il ne parle. Ces micro-indices établissent des liens et aident à nuancer, en particulier lors de conversations complexes ou émotionnelles.

Pour d’autres, cette même entrée sensorielle peut être écrasante. Les réunions virtuelles offrent un environnement plus calme, avec moins de distractions et plus de contrôle. Des fonctionnalités telles que les boutons de sourdine et les fonctions de chat peuvent aider les membres de l’équipe plus silencieux à se sentir plus en sécurité lorsqu’ils contribuent. Pour les collègues neurodivergents en particulier, les appels vidéo peuvent favoriser une meilleure concentration et un meilleur confort.

Pourtant, les environnements physiques sont riches en ressources que les appels virtuels ne peuvent pas tout à fait égaler, en particulier dans les réunions créatives ou à enjeux élevés. La possibilité d’esquisser des idées ensemble sur un tableau partagé ou de se rassembler autour d’un point central central, comme un tableau blanc et un tableau d’affichage mobiles Nobo Move & Meet, peut améliorer la concentration, la mémoire et la participation.

2. Différence dans les attentes générationnelles

Les baby-boomers et les membres de la génération X perçoivent souvent les réunions en personne comme un signe de respect et d’engagement. Beaucoup associent le temps passé en face à face à la productivité pour lire la pièce, établir des relations et se montrer les uns pour les autres.

Cependant, les milléniaux et la génération Z préfèrent souvent la flexibilité et l’efficacité. Ils sont plus susceptibles de considérer les réunions comme fonctionnelles et non performatives. Un appel vidéo qui se termine tôt est une victoire dans leurs livres.

Ces différences générationnelles reflètent des attitudes différentes à l’égard du travail et de la communication, mais elles font également allusion à un défi plus large : comment combiner flexibilité et efficacité ? En personne ne signifie pas nécessairement une perte de temps. Avec les bons outils et une configuration intentionnelle, les réunions physiques peuvent être tout aussi efficaces, et souvent beaucoup plus énergisantes et relationnelles.

3. Collaboration Vs Contemplation

Certaines des réunions les plus énergisantes se déroulent en personne : les idées ricochent, les tableaux blancs se remplissent, les gens rebondissent sur l’énergie des autres. Ces moments de collaboration spontanée mènent souvent à une pensée révolutionnaire, et ils sont beaucoup plus faciles à animer en face à face, surtout lorsque vous disposez d’outils tactiles comme le kit d’accessoires Nobo pour soutenir la pensée visuelle.

Mais dans ce même scénario, les penseurs plus calmes pourraient avoir du mal à trouver de l’espace pour contribuer.

Les réunions virtuelles peuvent égaliser les règles du jeu. Les fonctions de chat, les sondages et la prise de parole structurée aident davantage de voix à être entendues, en particulier celles qui ont besoin d’un moment pour réfléchir avant de contribuer.

Dans les deux formats, essayez d’accueillir tous les styles de pensée. Le cas échéant, envoyez les questions à l’avance et prévoyez des pauses pour laisser le temps à la réflexion. C’est aussi une bonne idée de solliciter des commentaires écrits après la fin de la réunion. Pourtant, il y a quelque chose d’unique et puissant à voir les idées prendre vie dans la pièce, sur le mur, en temps réel, et c’est là que les réunions physiques ont l’avantage.

4. Rituels, appartenance et collaboration

La communauté se retrouve dans les rituels de bureau comme prendre un café avant une réunion d’équipe, sortir d’une réunion ensemble, partager une blague dans le couloir après. Ces moments sont plus qu’un remplissage – ils renforcent la confiance et les relations entre collègues. Les réunions en personne créent naturellement de l’espace pour ces micro-connexions.

Le travail à distance est également à l’origine de ses propres rituels : envoyer un message à un collègue pour faire un débriefing, partager un mème ou une réaction pour apaiser les tensions ou montrer son soutien. Ces habitudes numériques créent toujours la culture, mais différemment. Il est important de faire de la place pour ces liens informels. Un enregistrement de 5 minutes au début de chaque réunion peut faire une grande différence.

Mais les interactions en personne ont tendance à créer des liens d’équipe plus forts et plus durables au fil du temps, en particulier lorsque vous pouvez collaborer autour d’outils physiques partagés comme un tableau blanc ou un bloc-notes, au lieu d’un simple écran.

En un coup d’œil :

Avantages des réunions en personne

• Vous pouvez lire la pièce. Cela aide à naviguer plus intuitivement dans les nuances, la tension et l’énergie
• Collaboration spontanée
• Établissement de relations
• Moins de distractions numériques
• Engagement tactile – avec des outils tels que le tableau Nobo Move & Meet pour améliorer la pensée visuelle

 

Avantages des réunions virtuelles

• S’adapte à différents styles de travail
• Une collaboration efficace et soucieuse du temps
• Des outils numériques pour amplifier les voix plus douces
• Portée mondiale et inclusion
• Valeur d’enregistrement et de relecture intégrée

 

Concevez pour le moment, pas pour le défaut

La vraie question n’est pas de savoir si les réunions en personne ou virtuelles sont meilleures. C’est de quoi ce moment, cette tâche et cette équipe ont-ils le plus besoin ?

Les réunions en personne sont idéales pour :

• Lancement de la stratégie
• Consolidation d’équipe
• Contrôles individuels ou sujets sensibles
• Prise de décision complexe
• Ateliers, sprints créatifs ou sessions de résolution de problèmes, en particulier lorsque vous utilisez des outils visuels tels que des tableaux blancs mobiles

 

Les réunions virtuelles sont efficaces pour :

• Mises à jour rapides de l’état
• Collaboration inter-sites
• Documenter les décisions

 

Les réunions virtuelles restent un élément précieux de l’espace de travail moderne, en particulier pour la collaboration entre les sites, les mises à jour rapides et le soutien aux collègues qui préfèrent un environnement plus calme et plus structuré. Pour beaucoup, le fait de se joindre à partir d’un espace familier les aide à se sentir plus à l’aise, concentrés et capables de contribuer selon leurs propres conditions.

Cela dit, lorsqu’il s’agit d’établir des liens, de favoriser la créativité et de résoudre des défis complexes, les réunions en personne offrent toujours quelque chose d’unique. La capacité de lire la salle, de faire rebondir des idées spontanément et de créer une dynamique en temps réel est difficile à reproduire en ligne. Avec des outils tels que la planche Nobo Move & Meet et le sac d’accessoires, les équipes peuvent exploiter tout le potentiel de la collaboration en face à face, en capturant les idées visuellement, en s’adaptant à la volée et en gardant tout le monde engagé.

Alors que le travail hybride continue d’évoluer, tirons le meilleur parti des deux formats. Mais lorsque l’objectif est une connexion profonde, une pensée créative ou un alignement réel, rien ne vaut d’être dans la pièce ensemble, avec les bons outils pour transformer les idées en actions.