Dans le paysage économique actuel, qui évolue rapidement et constamment, la méthodologie Agile s'est imposée comme une approche populaire dans la gestion d’un projet. Au cœur de l'Agile se trouve le cadre Scrum, qui met l'accent sur la collaboration, la flexibilité et l'amélioration continue. L'un des éléments clés du Scrum est une réunion quotidienne, également connue sous le nom de "daily stand-up", qui joue un rôle essentiel dans la promotion de la communication et la productivité de l'équipe.

Dans ce blog, nous allons examiner les « Scrum Meetings » en profondeur et mettre en évidence leurs avantages. A la fin, vous trouverez également un modèle d'ordre du jour de réunion Scrum que vous pourrez personnaliser et utiliser.

Pourquoi appelle-t-on cela un « Scrum Meeting » ?

Vous associez peut-être le terme "mêlée" au rugby, et vous avez raison. Dans le contexte de la méthodologie Agile, le terme "mêlée" a été inventé en référence au jeu de rugby où les joueurs se serrent les uns contre les autres, tête baissée, et tentent ensuite de prendre le contrôle du ballon avec leurs pieds. Cet effort physique et étroitement coordonné a inspiré le terme "scrum" pour décrire les réunions quotidiennes de l'équipe dans la méthodologie Agile d'aujourd'hui.

Qu'est-ce qu'une réunion Scrum quotidienne ?

Les réunions Scrum sont conçues pour être courtes, ciblées et productives, à l'image d'une mêlée de rugby. Les participants se réunissent et partagent à tour de rôle des sujets tels que :

• Etat d'avancement
• Obstacles et problèmes
• Objectifs de la journée

Si vous participez à une réunion quotidienne « Scrum », préparez-vous en répondant aux questions suivantes :

• Qu'ai-je fait hier ?
• Que vais-je faire aujourd'hui ?
• Qu'est-ce qui me gêne ?

Les « Scrum Meetings » sont conçue pour encourager la collaboration et la communication entre les membres de l'équipe et pour s'assurer que tout le monde travaille pour atteindre les mêmes objectifs.

Quels sont les avantages d’un « Scrum Meeting » quotidien ?

Tout se résume à l'importance de la communication dans les équipes Agile. Tout au long du cycle de vie d'un projet, il y aura différentes complexités, exigences et échéances qu'il faudra gérer. Si l'on ajoute les parties prenantes, une communication efficace est essentielle pour s'assurer que tout le monde soit sur la même longueur d'onde et comprenne son rôle et ses responsabilités.

Un « Scrum Meeting » quotidien permet aux membres de l'équipe de communiquer et de collaborer, de faire le point sur les progrès et les obstacles, et d'aligner leurs efforts sur l'objectif du projet. En prenant quelques minutes chaque jour pour faire le point, les équipes Scrum peuvent identifier les problèmes rapidement, faire les ajustements nécessaires et rester sur la bonne voie pour respecter les délais.

Au niveau individuel, les réunions Scrum favorisent également un sentiment de responsabilité et d'appropriation. En mettant l'accent sur le fait que chaque membre de l'équipe présente un rapport au cours de la réunion, détaillant ses progrès et les prochaines étapes, il est plus probable que les membres de l'équipe respectent leurs engagements et assument la responsabilité du respect des délais. Cela permet d'instaurer la confiance et le respect au sein de l'équipe, ce qui conduit à un environnement de travail plus positif et plus productif.

Enfin, en plus d'améliorer la communication et la dynamique d'équipe, les réunions Scrum soutiennent également le principe Agile d'amélioration continue. En examinant quotidiennement les progrès accomplis et en identifiant les domaines à développer, les équipes de projet peuvent apporter des changements mineurs mais significatifs qui conduisent à de meilleurs résultats au fil du temps.

Les meilleurs conseils pour une réunion scrum réussie

Les « Scrum Meeting » doivent se tenir tous les jours au même endroit et à la même heure. Elles doivent être animées par un Scrum Master (le responsable de la réunion) et tous les membres concernés du projet doivent être présents. Vous trouverez ci-dessous d'autres conseils pour améliorer vos réunions Scrum.

Soyez bref

Les réunions Scrum sont censées être brèves et ciblées, il faut donc s'efforcer de les limiter à 15 minutes ou moins. Cela permet de s'assurer que tout le monde reste concentré et engagé.

Se préparer

Veillez à ce que toutes les personnes présentes à la réunion soient préparées avec leurs mises à jour et prêtes à discuter des obstacles ou des défis auxquels elles peuvent être confrontées. Cela peut permettre à la réunion de se dérouler sans heurts et d'éviter qu'elle ne s'éternise.

Se concentrer sur l'équipe

La réunion scrum est consacrée à l'équipe et à ses progrès, aussi veillez-vous à ce que chacun ait la possibilité de s'exprimer et de faire part de ses mises à jour. Encourager la communication ouverte et la collaboration entre les membres de l'équipe.

Utiliser une aide visuelle

Envisagez l'utilisation d'un tableau blanc ou d'un tableau mobile pour vous aider à suivre les progrès accomplis et à identifier les obstacles à surmonter. Cela peut contribuer à rendre la réunion plus interactive et plus engageante.

Restez positif

Les réunions Scrum doivent être positives et optimistes. Il faut donc se concentrer sur la célébration des réussites et encourager l'équipe à aller de l'avant. Évitez de vous attarder sur les aspects négatifs ou d'attribuer des responsabilités.

Suivi

Après la réunion, veillez à assurer le suivi des actions ou des prochaines étapes qui ont été identifiées au cours de la discussion. Cela permet de s'assurer que les progrès se poursuivent entre les réunions et que tout le monde reste sur la bonne voie.

Les réunions Scrum jouent un rôle important dans la gestion de projet Agile. En favorisant la communication, la collaboration, la responsabilité et l'amélioration continue, il constitue le cadre idéal pour travailler sur des projets complexes. En s'engageant activement dans la mêlée quotidienne, les équipes Agile peuvent atteindre leurs objectifs de manière plus efficace et efficiente.

Ordre du jour d’un « Scrum Meeting »

Bien que les réunions Scrum soient courtes, elles doivent être ciblées. Impliquer toute une équipe Agile et couvrir tous les sujets en 15 minutes n'est pas une mince affaire. Vous trouverez ci-dessous un ordre du jour type d'une réunion Scrum que vous pouvez mettre en pratique.

Commencez par une présentation rapide

Le Scrum Master ou le facilitateur commence la réunion en souhaitant la bienvenue à tous et en présentant brièvement l'objet de la réunion.

Chaque membre de l'équipe fait part de ses progrès depuis la dernière réunion

À tour de rôle, chaque membre de l'équipe fait part de ce qu'il a accompli depuis la réunion Scrum de la veille. Ils peuvent également discuter des difficultés rencontrées et de la manière dont ils comptent les surmonter.

Identifier les obstacles éventuels

Si un membre de l'équipe mentionne un obstacle ou un problème, l'équipe en discute brièvement et identifie les solutions potentielles ou les actions à entreprendre si les participants ne parviennent pas à trouver un plan d'action.

Fixer des objectifs pour la journée

Avant de clore la réunion, chaque membre de l'équipe se fixe des objectifs pour la journée. Ils doivent indiquer ce sur quoi ils prévoient de travailler ce jour-là et comment cela s'inscrit dans les objectifs du projet.

Fin de la réunion

Le Scrum Master ou le facilitateur conclut la réunion en remerciant chacun pour sa contribution et en rappelant à l'équipe les événements ou les échéances à venir.