Egy új projekt elindítása izgalmas időszak minden vállalkozás és csapat számára. A sikerhez azonban elengedhetetlen, hogy mindenki a kezdetektől fogva összehangolt, tájékozott és motivált legyen. A projektindító értekezletnek itt van létfontosságú szerepe.

Az indító értekezlet az a pillanat, amikor az érdekeltek összejöhetnek, hogy közös jövőképet alakítsanak ki, tisztázzák a célokat, és megteremtsék az együttműködés alapjait. A sikeres projektindító értekezlet kulcsa egy világos és tömör napirend, amely segít a megbeszélések irányításában, és biztosítja, hogy minden lényeges pontról szó essen.

Ebben az útmutatóban a tökéletes projektindító értekezlet napirendjének összeállításához szükséges alapvető lépéseket mutatjuk be. A cselekvési terv kidolgozásától kezdve a megbeszélések strukturálásán át az időgazdálkodásig mindent megtárgyalunk, amit tudnia kell egy sikeres projektet elindító, hatékony megbeszélés lebonyolításához.

Miért van projektindító megbeszélés?

A projektindító megbeszélés minden projekt elengedhetetlen része. A célok tisztázásával, az érdekeltek összehangolásával, az erőforrások meghatározásával és a csapat együttműködésének kiépítésével segít megteremteni a sikeres projekt alapjait. Lehetőséget ad az egyéneknek arra is, hogy azonosítsák a lehetséges kockázatokat és kihívásokat, és meghatározzák a lehetséges megoldásokat és vészhelyzeti terveket.

A projektindító értekezlet végső célja, hogy a csapat minden résztvevő tagja tudja, mit várnak el tőlük. Ez azt is lehetővé teszi, hogy az egyes személyek találkozzanak a csapat többi tagjával, és megállapítsák, ki miért felelős. Megnyitja a kommunikációs vonalakat, amelyek aztán a projekt során folytatódhatnak.

Hogyan készüljünk fel a projektindító értekezletre

A sikeres projektindító értekezlet gondos tervezést igényel. Először is meg kell határoznia, hogy kik vesznek részt a projektben, és kinek kell részt vennie az indító megbeszélésen. Megállapíthatja, hogy nem minden csapattagnak, aki hozzá fog járulni a projekthez, kell részt vennie a megbeszélésen. Például hatékonyabb lehet, ha csak az osztályvezetőket hívja meg, mint az egész osztályvezetői csoportokat. Az osztályvezetők ezután közölhetik a csapatukkal, hogy mire van szükség.

Ezután olyan időpontot kell kitűznie, amikor minden érintett érdekelt fél részt tud venni. El kell döntenie, hogy a megbeszélésre személyesen vagy videohíváson keresztül kerüljön sor. A személyes megbeszélések gyakran előnyösebbek a közös munka szempontjából, de előfordulhat, hogy a távmunkásoknak is alkalmazkodniuk kell. Néha az a legjobb megoldás, ha fizikai megbeszélést tartunk azoknak, akik részt tudnak venni, és megkérjük a távmunkásokat, hogy telefonon vagy videón tárcsázzanak be.

Miután véglegesítettük a résztvevők listáját és kitűztük az időpontot, összeállíthatjuk a nyitó megbeszélés napirendjét. Ha elkészült a napirend, elküldheti azt a résztvevőknek a meghívóval együtt, valamint minden olyan dokumentumot, amely hasznos lehet számukra a megbeszélés előtt.

A projektindító megbeszélés napirendjének fő összetevői és szempontjai

A projektindító megbeszélés napirendjének célzottnak és tömörnek kell lennie. Kétségtelenül sok megbeszélnivaló lesz a nyitó megbeszélésen, különösen, ha egy nagy projektről van szó. Ha a napirendet csak a legfontosabb témákra összpontosítja, megakadályozza, hogy a megbeszélés elkalandozzon, vagy olyan információkkal ragadjon le, amelyek ebben a pillanatban talán nem is fontosak.

Biztosítania kell, hogy elegendő idő álljon rendelkezésre a napirend minden pontjának átbeszélésére, és hogy a kérdésekre is legyen elegendő idő. Ha időbeli korlátok közé szorul, például ha csak egy órát tud a megbeszélésre szánni, de úgy gondolja, hogy sok mindent kell majd megbeszélni, akkor lehet, hogy be kell iktatnia egy utólagos megbeszélést, hogy részletesebben megbeszélhessük a dolgokat. Ez előnyös lehet, mivel a csapattagoknak több idejük lesz arra, hogy a saját idejükben átnézzék a kezdeti projektismertetést, és később egy külön erre a célra szervezett megbeszélésen feltehetik kérdéseiket és aggályaikat.

A napirendnek ki kell terjednie minden érintett részlegre, és lehetőséget kell adnia nekik a hozzászólásra. Fel kell készülnie arra, hogy a csapat igényei alapján kiigazítsa és módosítsa a napirendet - előfordulhat, hogy az eredeti napirendet véglegesíti és elküldi a csapatnak, és valaki észreveszi, hogy valami fontos hiányzik belőle. Ha ez megtörténik, egyszerűen szétküldheti a napirend 2. változatát az ülés előtt.

Példa a nyitó megbeszélés napirendjére

Minden egyes nyitó megbeszélés napirendje némileg eltér az Ön konkrét projektjének részleteitől függően. Az indító megbeszélésnek azonban legalább a ki, mit, hol, mikor, miért és hogyan alapvető kérdéseit kell tartalmaznia. Így egy példa az indító megbeszélés napirendjére a következőképpen nézhet ki:

• A csapat bemutatkozása
  • Minden érdekelt fél bemutatkozik, és röviden elmagyarázza szerepét
• Mi a háttere a a projekt háttere
  • A projekt hátterének ismertetése
• Miért van szükség a projektre
  • Magyarázza el, hogy milyen üzleti hiányosságok vagy célok vannak a projekt céljai
• Mi a kezdeti cselekvési terv
  • Beszélje meg a projekt kezdeti vázlatát hogyan fog kinézni és hogyan fog megvalósulni
• Mikorra kell befejezni a projektet
  • Határozza meg a projekt kívánt ütemezését, beleértve az általános határidőt, valamint a projekt egyes részeire vonatkozó határidőket
• Ki miért lesz felelős
  • Minden érdekelt félnek ki lesz jelölve felelősségi köröket, amelyeknek a projekt során az irányítást kell átvenniük
• Hogyan fog a csapat együttműködni és kommunikálni
  • Magyarázza el, hogyan fog a csapat együtt dolgozni, például speciális eszközök és szoftverek használata, valamint az, hogy szükség lesz-e rendszeres találkozókra
• Hogyan fogják kezelni a lehetséges kockázatokat
  • Határozza meg a lehetséges kockázatokat, és beszélje meg, hogyan lehet azokat csökkenteni, valamint azt, hogy az egyének hogyan kommunikálhatják a problémákat a projekt során
• Hogyan fog kinézni a siker és hogyan fogják mérni
  • Beszéljék meg a kívánt eredményeket és azt, hogy hogyan fognak adatokat gyűjteni annak megállapítására, hogy a projekt sikeres volt-e vagy sem

Tippek a sikeres projektindításhozoff meeting

Egy hatékony, gyakorlatias eszközöket alkalmazó kick-off meetinggel segítheti a projekt sikerét.

Prezentációs eszközök használata

A prezentáció nagyszerű kiegészítője a projektindító értekezletnek. Létrehozhat egy olyan prezentációt, amely megfelel az indító megbeszélés napirendjének, és amelynek diái minden egyes ponthoz hasznos, alátámasztó információkat nyújtanak. A résztvevők számára például hasznos lesz, ha világosan látják a projekt dátumait és ütemtervét, hogy megvitathassák, hogyan tudnak majd hozzájárulni a projekthez.

A Nobo számos vetítővászon vetítővásznat kínál a projektindító megbeszélés támogatására. Kivetítőnk éles és tiszta képet biztosít, és többféle méretben kapható, hogy megfeleljen minden tárgyalóteremnek és projektigénynek.

A megbeszélés után elküldheti a prezentációt a résztvevőknek, hogy a lényeges információkért visszalapozhassanak rá.

Lehetővé teszi a közös munkát

A megbeszélés során fontos, hogy minden részleg képviseltesse magát, és lehetőséget kapjon a részvételre. Minden érdekelt félnek eltérő elképzelései és aggályai lehetnek a projekt saját részével kapcsolatban, és létfontosságú, hogy ezen a kezdeti megbeszélésen minden lényeges tényezővel foglalkozzanak.

A jegyzőkönyvvezetés mellett érdemes lehet megbízni valakit, hogy jegyezze le az ötleteket egy whiteboard vagy flipchart a megbeszélés során. Ez biztosíthatja, hogy a legfontosabb gondolatok a figyelem középpontjában maradjanak, és hogy a megbeszélés előrehaladtával vissza lehessen térni rájuk. Ha flipchartot használ, akkor az oldalakat eltávolíthatja és rögzítheti a mágneses tábla oldalon, hogy mindig láthatóak legyenek. A Nobo fehér táblák, flipchartok és fehér tábla tartozékok, beleértve a tollakat és mágneseket, amelyek segítik a közös munkát a megbeszéléseken.

Tervezési eszközök biztosítása

Amikor az idővonalon dolgozik, elengedhetetlen, hogy az emberek koncentráltak és a pályán maradjanak. Itt jöhet szóba a <> tervezőtáblák /a . A kezdeti megbeszélésen használhat tervezőtáblát, így az egész csapat közreműködésével meghatározhatja a dátumokat és a projekt határidejét. Ebben a szakaszban könnyen előfordulhat, hogy a dátumokat át kell helyezni, ezért a táblán lévő tervező használata rendkívül hasznos.

Az egyes csapattagokat úgy is támogathatja, hogy saját tervezőtáblával látja el őket, például egy asztali táblatervezővel. A projektidőpontok a projekt bármely szakaszában késhetnek vagy előrehozhatók. Ha az emberek áttekinthető formában látják a dátumokat, és szükség esetén gyorsan és zökkenőmentesen áthelyezhetik a határidőket, könnyebben tudnak szervezettek és koncentráltak maradni.

Készen áll a projektindító értekezletre?

Ha időt és energiát fektet egy jól megtervezett indító értekezletbe, vállalkozása elérheti a projektcélokat, és értéket biztosíthat az érdekeltek számára.

A Nobo készen áll arra, hogy támogassa minden megbeszélését, a munkahelyi megoldások választékával, amelyet úgy terveztek, hogy támogassa az együttműködő üléseket, a hatékony kommunikációt és a produktív munkavégzést. Tekintse meg termékkínálatunkat még ma, hogy megnézze, mit tehetünk az Ön számára.