Valószínűleg észrevette – ahogy az agya másképp érzi magát, amikor egy fizikai tárgyalóteremben van, mint egy Teams- vagy Zoom-hívásban. Vannak, akik a közös terek zümmögésében boldogulnak; mások a némításon gondolkodnak a legjobban.

Mindkét forgatókönyv esetén a találkozó fáradtsága mindig kockázatot jelent. Legyen szó "tükörszorongásról", ha önmagadat látod a képernyőn, korlátozott mozgásról vagy a szervező monológjáról. A mentális váltás a feladatok, a helyszínek és az emberek között. Fontos, hogy a megbeszéléseket szándékosan tervezzék meg, és pufferidőt építsenek be egy sétára, uzsonnára vagy néhány pillanatra a képernyőtől távol.

Mivel a hibrid munkavégzés itt marad, itt az ideje, hogy ne kérdezzük, melyik típusú értekezlet a "jobb", és elkezdjük kérdezni, miért érzik magukat annyira másnak, és hogyan lehet mindkét formátumot mindenki számára működőképessé tenni. Ennek ellenére a személyes találkozók továbbra is egyedülállóan emberi előnyöket kínálnak, amelyeket nehéz virtuálisan megismételni, különösen, ha a bizalomról, az együttműködésről és a kreativitásról van szó.

1. A környezet szerepe a fókuszban és a kapcsolatban

A személyes találkozók minden érzékszervet lekötnek. Észreveheted az energiaeltolódásokat, a testbeszédet vagy valakinek a habozását, mielőtt megszólalna. Ezek a mikrojelek kapcsolatot építenek és segítenek az árnyalatokban – különösen összetett vagy érzelmes beszélgetések során.

Mások számára ugyanez az érzékszervi bemenet elsöprő lehet. A virtuális értekezletek nyugodtabb környezetet kínálnak, kevesebb zavaró tényezővel és nagyobb irányítással. Az olyan funkciók, mint a némító gombok és a csevegési funkciók, segíthetnek abban, hogy a csendesebb csapattagok nagyobb biztonságban érezzék magukat. Különösen a neurodivergens kollégák számára a videohívások támogathatják a jobb összpontosítást és kényelmet.

Ennek ellenére a fizikai környezet gazdagsága olyan gazdagságot mutat, amellyel a virtuális hívások nem igazán tudnak megfelelni – különösen a nagy téttel járó vagy kreatív találkozókon. Az ötletek közös felvázolása egy közös táblán, vagy egy központi fókuszpont, például a Nobo Move & Meet mobil tábla és üzenőtábla köré gyűlés javíthatja a fókuszt, a memóriát és a részvételt.

2. Különbség a generációs elvárásokban

A Baby Boomerek és az X generációsok gyakran a személyes találkozókat a tisztelet és az elkötelezettség jeleként érzékelik. Sokan a személyes időt a termelékenységgel társítják, hogy olvassák a szobát, kapcsolatot építsenek ki és megjelenjenek egymás mellett.

Az ezredfordulósok és a Z generáció azonban gyakran a rugalmasságot és a hatékonyságot részesíti előnyben. Nagyobb valószínűséggel tekintik az értekezleteket funkcionálisnak, nem pedig performatívnak. A korán véget érő videohívás győzelem a könyveikben.

Ezek a generációs különbségek a munkához és a kommunikációhoz való eltérő hozzáállást tükrözik – de egy szélesebb körű kihívásra is utalnak: hogyan kombinálhatjuk a rugalmasságot a hatékonysággal? A személyes jelenlétnek nem kell időpazarlást jelentenie. A megfelelő eszközökkel és a szándékos beállítással a fizikai megbeszélések ugyanolyan hatékonyak lehetnek – és gyakran sokkal energikusabbak és kapcsolatépítőbbek.

3. Együttműködés vs elmélkedés

A legenergikusabb találkozók némelyike személyesen zajlik: az ötletek pattognak, a táblák megtelnek, az emberek egymás energiájából pattognak. A spontán együttműködés ezen pillanatai gyakran áttörést jelentő gondolkodáshoz vezetnek – és sokkal könnyebb megkönnyíteni őket a személyes kapcsolattartásban, különösen, ha olyan tapintható eszközökkel rendelkezik, mint a Nobo kiegészítő készlettáska a vizuális gondolkodás támogatására.

De ugyanebben a forgatókönyvben a csendesebb gondolkodók nehezen találnak helyet a hozzájáruláshoz.

A virtuális találkozók kiegyenlíthetik a játékteret. A csevegési funkciók, a szavazások és a strukturált sorfelvétel segít abban, hogy több hangot halljanak – különösen azoknak, akiknek szükségük van egy pillanatra az elmélkedésre, mielőtt hozzájárulnának.

Mindkét formátumban próbáljon meg minden gondolkodási stílust üdvözölni. Adott esetben előre küldje el a kérdéseket, és építsen be szüneteket, hogy legyen ideje az elmélkedésre. Az is jó ötlet, ha az értekezlet befejezése után írásbeli észrevételeket kér. Mégis, van valami egyedülállóan erőteljes abban, hogy az ötletek életre kelnek a szobában, a falon, valós időben – és ez az, ahol a fizikai találkozóknak van előnyük.

4. Rituálék, összetartozás és együttműködés

A közösség megtalálható az irodai rituálékban, mint például egy kávé megivása egy csapatmegbeszélés előtt, közös kisétálás egy megbeszélésről, egy vicc megosztása a folyosón. Ezek a pillanatok többek, mint töltelék – bizalmat és kapcsolatot építenek a kollégák között. A személyes találkozók természetesen teret adnak ezeknek a mikrokapcsolatoknak.

A távmunka is felszínre hozza a saját rituáléit – üzenetküldés egy kollégának, hogy eligazítson, egy mém vagy reakció megosztása a feszültség enyhítésére vagy a támogatás kifejezésére. Ezek a digitális szokások még mindig kultúrát teremtenek – csak másképp. Fontos, hogy teret adjunk ezeknek az informális kapcsolatoknak. Egy 5 perces bejelentkezés minden megbeszélés elején nagy változást hozhat.

A személyes interakciók azonban idővel erősebb, tartósabb csapatkapcsolatokhoz vezetnek, különösen akkor, ha a képernyő helyett megosztott fizikai eszközök, például tábla vagy jegyzettömb körül működhet együtt.

Áttekintés:

A személyes találkozók előnyei

• Olvashatja a szobát. Ez segít intuitívabban eligazodni az árnyalatokban, a feszültségben és az energiában
• Spontán együttműködés
• Kapcsolatépítés
• Kevesebb digitális zavaró tényező
• Tapintható elkötelezettség – olyan eszközökkel, mint a Nobo Move & Meet tábla a vizuális gondolkodás javítására

 

A virtuális találkozók előnyei

• Különböző munkastílusokhoz igazodik
• Hatékony, időtudatos együttműködés
• Digitális eszközök a halkabb hangok felerősítésére
• Globális elérés és befogadás
• Beépített felvételi és visszajátszási érték

 

Tervezés a pillanatra, nem az alapértelmezettre

Az igazi kérdés nem az, hogy a személyes vagy a virtuális találkozók jobbak-e. Mire van szüksége leginkább ennek a pillanatnak, ennek a feladatnak és ennek a csapatnak?

A személyes találkozók ideálisak:

• Stratégiai kezdőrúgások
• Csapatépítés
• Személyes bejelentkezések vagy kényes témák
• Komplex döntéshozatal
• Workshopok, kreatív sprintek vagy problémamegoldó foglalkozások – különösen vizuális eszközök, például mobil táblák használata esetén

 

A virtuális értekezletek a következőkre hatékonyak:

• Gyors állapotfrissítések
• Helyszínek közötti együttműködés
• Döntések dokumentálása

 

A virtuális értekezletek továbbra is értékes részét képezik a modern munkahelynek – különösen a helyszínek közötti együttműködés, a gyors frissítések és a csendesebb, strukturáltabb környezetet kedvelő kollégák támogatása érdekében. Sokak számára az ismerős térből való csatlakozás segít abban, hogy kényelmesebbnek, koncentráltabbnak érezzék magukat, és a saját feltételeik szerint tudjanak hozzájárulni.

Ennek ellenére, ha a kapcsolatépítésről, a kreativitás előmozdításáról és az összetett kihívások megoldásáról van szó, a személyes találkozók még mindig valami egyedit kínálnak. A szoba olvasásának, az ötletek spontán ugrálásának és a valós idejű lendület felkeltésének képességét nehéz online megismételni. Az olyan eszközökkel, mint a Nobo Move & Meet deszka és kiegészítők készlettáskája, a csapatok kiaknázhatják a személyes együttműködésben rejlő lehetőségeket – vizuálisan rögzíthetik az ötleteket, menet közben alkalmazkodhatnak, és mindenkit leköthetnek.

Ahogy a hibrid munkavégzés folyamatosan fejlődik, hozzuk ki a legtöbbet mindkét formátumból. De ha a cél a mély kapcsolat, a kreatív gondolkodás vagy a valódi összehangolás, semmi sem jobb, mint együtt lenni a szobában – a megfelelő eszközökkel, hogy az ötleteket tettekre váltsák.