Ebben a blogbejegyzésben elmagyarázzuk a leggyakoribb hibákat a napirentek esetében, és hogyan tehetjük hatékonyabbá a megbeszéléseid – legyen szó csapatvezetőről, menedzserről, projektmenedzserről vagy HR-szakemberről.
A napirendek kulcsfontosságúak a hatékony megbeszélések lebonyolításához. A találkozó napirendje nemcsak biztosítja, hogy minden résztvevő tisztában legyen a megvitatandó témákkal, így felkészülten érkezhessenek, hanem a dolgok a rendben tartják a dolgokat és eredményessé teszik a beszélgetést. Kisebb az esélye, hogy a találkozó túlhúzódik, és ez elősegíti a felelősségvállalást. Ennek ellenére a kutatások kimutatták, hogy a szervezők mindössze 37%-a mondja, hogy mindig napirendet használ. Az is előfordulhat, hogy nem értjük meg, mit kell tartalmaznia egy találkozó napirendin, ami időpazarláshoz és elvonult résztvevőkhöz vezethet – egyik sem ideális!
Ebben a blogbejegyzésben elmagyarázzuk a leggyakoribb hibákat a napirentek esetében, és hogyan tehetjük hatékonyabbá a megbeszéléseid – legyen szó csapatvezetőről, menedzserről, projektmenedzserről vagy HR-szakemberről.
A legfontosabb dolog, amit figyelembe kell venni egy találkozó tervezésekor, az a szekció tervezett eredménye. Enélkül a találkozód könnyen széteshet – ami nem az eredmény, amit bárki is szeretné! A meghatározott célok hiánya nemcsak a találkozó célját illető zavart okozhat, hanem sok időt is pazarolhat – és valljuk be, az időnk értékesebb, mint valaha.
A megoldás? Légy tömör, ügyelve arra, hogy minden vitapont konkrét és könnyen érthető legyen. A vizuális segédeszközök, mint például a fehértáblák, kiváló módjai annak, hogy bemutasd a napirended és a célok világosan meghatározott céljait. Ez a papírmentes kommunikációs eszköz nemcsak egyszerű, mégis hatékony, hanem hatalmas választékban áll rendelkezésre különböző irodai helyiségekhez, a nagy falra szerelt tábláktól vagy kisebb hordozható lehetőségektől.
Könnyű túlterheltté vagy fáradttá válni, ha túl sok napirend van – az agyunk egyszerre csak bizonyos sokra tud koncentrálni. Ráadásul sokkal nagyobb eséllyel fogy ki az időd, ha több témát próbálsz lebonyolítani, mint amennyit ésszerűen belefér a találkozó időtartamába.
Javasoljuk, hogy korlátozd a napirend 3-5 kulcsfontosságú témára, hogy mindenki a helyes úton maradjon, és hogy a vállalkozásodon belül valóban szükséges termékeny beszélgetéseket folytass. Ha több témád van, egy utólagos találkozó jobb megoldás lenne. Így teret adhatsz a fontos témáidnak, hogy alaposan feltárhassák, és mindenkit a teremben leköthetsz.
Folyamatosan fogy az idő, és végigfutsz az utolsó néhány ponton a programodban? Nem vagy egyedül. Az időgazdálkodás az egyik legfontosabb tényező a napirend megtervezésekor. Azon túl, hogy ez késleltetheti a találkozó végét (ami elégedetlen kollégákat jelent), de fennáll a veszélye, hogy fontos információkat hagysz le.
Mi a tanácsunk? Nézd meg, milyen témákat szeretnél megvitatni a megbeszélésen, és gondold át, mennyi időt szeretnél mindegyikről beszélni. Nem feltétlenül kell az idődet egyenlően osztanod a témák között, de legyen egy terved. Ha a beszélgetések elfokozódnak, egyszerűen feljegyezheted, és a megbeszélés után követheted tovább. Ha minden napirendre időt adsz a kiemelkedésre, azt jelenti, hogy te és a csapatod alaposabbak lehettek. Természetesen a rugalmasság és a napirend a beszélgetés menetéhez igazítása is fontos, ezért egyensúlyt kell találnod.
Ha nincs látható a napirendről a találkozó előtt, az alkalmazottaid valószínűleg felkészületlennek érzik magukat, és sokkal kevésbé vesznek részt a beszélgetésekben. Fennáll a veszélye, hogy kimaradsz értékes visszajelzésekről, különösen azoktól a munkatársaktól, akik jobban teljesítenek, ha előre tudnak tervezni – ne feledd, nem mindenki képes gyorsan gondolkodni, és ez rendben van.
Ha előre elküldöd a napirend el, segíti a résztvevők felkészültnek érezni magukat minden szükséges tényre, adatra és frissítésre, így készen állnak a részvételre és a részvételre. És ha lekötötted, írd fel valahová, ahol mindenki láthatja a megbeszélés során, például egy nagy flipchartot vagy fehértáblát, hogy emlékeztesd mindenkit, mi van a fedés a szobába lépés pillanatától kezdve. Ha a résztvevők tudják, mire számíthatnak, nagyobb eséllyel vesznek részt a breakout beszélgetésekben és ötletbörzékben. Ha ezek szerepelnek a találkozódon, ne felejts el felkészülni minden szükséges kiegészítővel, hogy mindenki hatékonyan részt vehessen és részt vehessen.
Ha nem osztanak ki szerepeket a találkozón, katasztrófával végződhet. Legalábbis időt pazarol, amíg te döntöd el, ki mit csinál a megbeszélés elején. Ez egy biztos módja annak, hogy mindenkit már az elejétől elvonjanak.
Fontos előre tudni, ki fog szervezni, jegyzetelni, időt tartani, nyomon követni (és bármilyen más feladatot, ami fontos a megbeszélésed szempontjából), mert ezt nem szeretnéd már a szekció elején eldönteni. Ez mindenkinek világos célt és megértést ad arról, ki felelős miért – és ennek eredményeként sokkal szervezettebbnek és produktívabbnak érzi magukat. Legjobb tipp: aki a jegyzetelésért felelős, az egy jó minőségű flipchart padot kap, amely bőven van helyen jegyzeteléshez és elég nagy ahhoz, hogy mindenki lássa.
Készen állsz arra, hogy leírd a napirendedet? Íme a kulcsfontosságú elemeink a sikeres ülési napirendhez. Tárgyalj mindezekről a szempontokról, és élvezd a hatékony és eredményes megbeszélést.
· Tiszta a találkozó neve
· Dátum, időpont és helyszín, akár fizikai vagy online helyszín
· Általános cél vagy cél
· A vitapontok listája az egyes időkiosztásokkal
· Döntsd el, ki felelős az egyes pontok vezetéséért
· Résztvevők listája
A sikeres találkozó kulcsa egy alapos napirend kialakítása. Ez nemcsak a megbeszélés zökkenőmentességét segíti, és megakadályozza, hogy túlhúzódjon, hanem lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy előre felkészüljenek és hatékonyan hozzájáruljanak. A napirend világos elvárásokat határoz meg, így mindenki nemcsak tudja, miről van szó, hanem mit is várnak el tőle, és segít megakadályozni, hogy a beszélgetések eltérjenek a témától. Lehet, hogy az üzletednek kevesebb megbeszélése lesz, mert a megbeszélések sokkal hatékonyabbak lesznek!
Próbáld meg megnézni a következő hetekben zajló megbeszéléseiteket. Mindegyiknek van valami célja? Ha nem, ezt vegyék jelzésnek, hogy elkezdheted tervezni.