Túlterhelt a részleged heti megbeszélések, amelyek megzavarják a termelékenységüket? Az Atlassian tanulmánya szerint az emberek 78%-a* túlterheltnek érzi magát a várható találkozók száma miatt, és 51%-* túlóráz, hogy kezelje a találkozók túlterhelését. Az üzenet világos: túl sok időt töltünk megbeszéléseken.
Akár csapatvezető, menedzser, projektmenedzser, HR szakember vagy osztályvezető vagy, nem ismeretlen a heti csapatmegbeszélés. És meglepődnénk, ha nem találkoztál panaszokkal a vezetői szereped során végzett túlterhelésről szóló panaszokkal, figyelembe véve a fent említett statisztikákat. De biztosan heti megbeszéléseid vannak, ugye? Egyébként hogyan maradnának tájékoztatva az alkalmazottai?
Ebben a blogbejegyzésben megvizsgáljuk, milyen előnyei vannak annak, ha kéthetente tartó találkozókra váltunk. Ez az elképzelés egyre népszerűbb, és egy módja annak, hogy hatékony kommunikációt fenntartsunk felesleges zavarások nélkül. Ez az útmutató segít eldönteni, hogy a kéthetente-ente megbeszélések sikeresebbek lesznek-e a csapatod számára, mint a heti vagy havi megbeszélések, és hogy a legtöbbet hozd ki a munkatársaiddal töltött időből.
Miért érdemes kéthetente megbeszélni?
Mi egy vállalkozás vagyunk, és értjük – a rendszeres megbeszélések az egyik legjobb módja annak, hogy segítsenek alkalmazottaid tájékozottak és kapcsolódóak maradni. Küldhetsz ki minden emlékeztetőt és közleményt, amit csak szeretnél, de nincs jobb személyi, személyes találkozó, hogy az üzenetek egyértelműen megérkeznek és érthetőek legyenek. Ez egy lehetőség arra, hogy mindenki ugyanazon az oldalon legyen a projektek, célok és eredmények tekintetében, és tökéletes platform a munkatársaidnak ötleteik és aggodalmak megosztására.
Néhány csapat számára a heti megbeszélések egyszerűen túl sokak. Amikor a munkaterhelés nagy és a beosztás zsúfolt, a heti bepótlási találkozók csak tehernek tűnhetnek, akár kellemetlenségnek is. Fennáll a veszélye, hogy az emberek nehezen tudnak koncentrálni és koncentrálni a csapatmegbeszéléseken, mert a közelgő határidők és prioritások miatt aggódnak. Akár akár a találkozót is elutasítják.
És mégis, egy havi megbeszélés sem tűnhet teljesen jónak – annyi minden történhet négy hét alatt, és egy hónapnyi frissítés sok mindent jelenthet egy megbeszélésen keresztül.
Kéthetente tartó találkozók előnyei
Egy kétheti találkozó hasonló strukturált frissítéseket adhat, lehetővé téve a tagok számára, hogy megosszák a projektek és kezdeményezések terén elért előrehaladásaikat, és mindenki mást tájékoztathatnak minden változásról vagy fontos frissítésről.
A kéthetente megbeszélések remek lehetőséget adnak az együttműködés ösztönzésére, ötletelés és új koncepciók elmagyarázására, és hatékony módja ennek a fehértábla segítségével. Ez a papírmentes kommunikációs eszköz egyszerű, mégis hatékony, akár nagy, falra szerelt vagy kisebb hordozható megoldást választ az irodai helyiséghez.
Ha a csapattalálkozót kéthetente szervezzük meg heti helyett, az segíthet enyhíteni a csapatod időbeli nyomását, így felszabadíthatja őket arra, hogy több időt töltsenek céljaik elérésére. És ha kéthetente választjuk a havi találkozók helyett, az alkalmazottaid továbbra is időben hallják a fontos információkat, anélkül, hogy a hírek majdnem négy héttel járnának el.
Hogyan lehet hatékonyan kétheti találkozót tartani
Most, hogy átbeszéltük az előnyöket, hogyan biztosíthatjuk, hogy ezek a találkozók eredményesek legyenek?
Ha heti rendszerről kéthetente váltasz, hasonló időn belül több információt fogsz továbbítani, ezért a helyes úton maradás kulcsfontosságú. És ne érezd szükségét, hogy meghosszabbítsd a találkozó idejét csak azért, mert ritkábban fordul elő – ez kontraproduktív. Ne legyen cél legfeljebb 60 percet – még jobb, 30-45 percet. Készülj fel a megfelelő eszközökkel, hogy mindenki fókuszban maradjon, például egy nagy, jó minőségű flipcharttal. Ez elengedhetetlen a projekt idővonalainak és feladatok vizuálisan történő követéséhez.
A csapatmegbeszélések gyakran különböző irodai helyiségekben zajlanak, így egy hordozható megoldás, mint a Nobo Move & Meet Mobile Magnetic Flipchart Awards használata rugalmasságot biztosít, lehetővé téve az irodák és tárgyalóterek közötti könnyedén átalakulást.
A csapatmegbeszélés jellegétől függően fontos lehet időt szánni az átgondolásra, és a flipchart padok hasznosak erre. És ne felejts el utánpótolni a kulcsfontosságú pontok összefoglalásával, valamint a jegyzetek és cselekvési pontok újrahasznosításával.
Legjobb gyakorlatok a hatékony kéthetente megbeszélések lebonyolításához
Ha kéthetente választod a találkozókat, jól kell kihasználnod az idődet, ezért a szervezés kulcsfontosságú. Készülj fel egy napirendre, amelyet egy vizuális segédeszközre, például táblára vagy flipchartra írnak, hogy minden résztvevő tisztában legyen azzal, miért van ott, és mit fognak megtanulni a találkozó során. Vannak, akik vizuális tanulók, míg mások inkább hallásra fókuszálóak, ezért a legjobb, ha mindkét alapot lefedjük, hogy javítsuk a megértést, miközben a különböző típusú tanulókat is kiszolgáljuk.
Maradj a helyes úton, és tartsd magad a programodhoz – ez azt mutatja, hogy tiszteletben tartod mindenki értékes idejét és elfoglalt időbeosztását. Ha világos (és látható) napirendet tart, az segít felelősségteljes maradni a beszélgetésért, és zökkenőmentesen menni a dolgokat. Mindannyian tudjuk, mennyire frusztráló, ha egy megbeszélés elhúzódik – még rosszabb, ha visszatérő találkozóról van szó!
A hosszabb csapatmegbeszéléseken mindenkit leköthetsz, és növeld az energiát a teremben azzal, hogy csoportos tevékenységeket is beépítsünk interaktív eszközökkel, például a Nobo Whiteboard Kiegészítő Kit Bag-vel. Olyan hasznos elemekkel, mint a többszínű fehértábla tollak, mágnesek, mágneses írónégyzetek, rácsszalag, mini fehértáblák és mini fehértábla tollak, tökéletes a produktív csapatmunka ösztönzésére – ami gyakran kiváló eredményt jelent.
Be kellene vezetnie a cégnek kéthetente tartó találkozókat?
Ha szeretnéd naprakészen tartani az alkalmazottaidat anélkül, hogy nyomást gyakorolnának az idejükre, akkor a válasz határozott igen. Az olyan előnyökkel, mint a hatékony kommunikáció fenntartása fölösleges zavarások nélkül, valamint rendszeres platformot biztosítva a munkatársak számára ötletek és aggályok megosztására, biztosak vagyunk benne, hogy a kéthetente végzett megközelítés hatékony módja annak, hogy Ön és csapata kapcsolatot tartson fenn.
Miért ne szánnál időt arra, hogy felmérd a saját csapatdinamikáid és kommunikációs igényeidet? Lehet, hogy a kéthetente találkozók az a megoldás, amire a vállalkozásod szüksége van a kommunikáció és teljesítmény javításához anélkül, hogy kiégés veszélye lenne.
Még mindig bizonytalan? Fontold meg egy kéthetente találkozók próbaidőszakát, hogy megnézd, hogyan reagál a csapatod. Gyűjts visszajelzést, és igazíts hozzá, hogy mindenki igényeit kielégítsd. Hamarosan megkapod a választ.
