Nel mondo di oggi, caratterizzato da ritmi frenetici, le riunioni sono una parte onnipresente della vita professionale. Che siano virtuali o di persona, le riunioni sono un forum essenziale per la collaborazione, il brainstorming, il processo decisionale e la condivisione delle informazioni. Tuttavia, non è raro che alcuni partecipanti dominino le discussioni mentre altri faticano a far sentire la propria voce. Per garantire riunioni produttive e inclusive, è fondamentale praticare un galateo delle riunioni che dia potere a tutti i partecipanti e dia loro voce. In questo blog esploreremo strategie e tecniche per raggiungere questo equilibrio.

Stabilire obiettivi chiari

Il primo passo per garantire che la voce di tutti sia ascoltata è stabilire obiettivi chiari per la riunione. Stabilite in anticipo lo scopo, i risultati desiderati e l'ordine del giorno, in modo da poterlo condividere con i partecipanti. Questo permetterà loro di arrivare preparati e pronti ad affrontare il loro ruolo nella discussione. Se si ha un obiettivo condiviso, è più facile mantenere la riunione in carreggiata e assicurarsi che tutte le voci siano pertinenti all'argomento.

Limitare le dimensioni della riunione

È necessario considerare attentamente le dimensioni della riunione. Sebbene non si possa imporre il numero, i gruppi più piccoli sono spesso più favorevoli a discussioni inclusive. Quando i partecipanti sono meno numerosi, è più facile per tutti contribuire e impegnarsi attivamente. Le riunioni più grandi tendono a creare un ambiente in cui alcune voci hanno maggiori probabilità di essere soffocate o trascurate. Se è necessario un gruppo numeroso, considerate la possibilità di suddividerlo in sottogruppi più piccoli o di utilizzare sessioni di breakout per incoraggiare una partecipazione più mirata.

Creare un ambiente inclusivo

Per dare potere a tutte le voci, è fondamentale promuovere un ambiente di riunione sicuro e inclusivo. Ciò significa stabilire regole di base per una comunicazione rispettosa, come ad esempio:

• Non interrompere
• Rispettare le opinioni
• Incoraggiare la partecipazione
• Utilizzare un linguaggio inclusivo

Stabilire queste regole di base all'inizio della riunione può aiutare a creare un'atmosfera rispettosa in cui tutti si sentano a proprio agio nel parlare. Prendete in considerazione l'utilizzo di Lavagna a fogli mobili per catturare queste regole di base in modo che siano visibili a tutti durante la riunione.

Ruotare il ruolo di facilitatore

Se siete spesso la persona che conduce la riunione, avrete sperimentato in prima persona la notevole influenza che avete su chi può parlare e per quanto tempo. Per distribuire questa responsabilità in modo più equo, considerate la possibilità di far ruotare il ruolo di facilitatore tra gli altri membri del team. Altri dipendenti potrebbero avere stili e priorità diversi dai vostri, il che potrebbe contribuire a garantire che nel tempo venga ascoltata una gamma più ampia di voci.

Utilizzate un ordine di parola

Per garantire che tutti i partecipanti alla riunione abbiano la possibilità di parlare, stabilite un ordine di parola. Questo può essere semplice come avere un elenco che fa parte dell'ordine del giorno o girare intorno alla stanza virtuale o fisica in una certa direzione. In alternativa, per le riunioni a distanza, i partecipanti possono utilizzare una "mano alzata" digitale, comune sulle principali piattaforme di comunicazione. Questo metodo garantisce che la conversazione scorra senza intoppi e che tutti abbiano l'opportunità di contribuire.

Implementare i limiti di tempo

Nelle riunioni più lunghe, può essere difficile mantenere il coinvolgimento e dare a tutti l'opportunità di parlare. L'introduzione di limiti temporali per i contributi individuali può essere d'aiuto. Per esempio, potreste concedere a ogni partecipante due minuti per esprimere i propri pensieri inizialmente, e poi i commenti successivi potrebbero essere limitati a un minuto. Questo approccio incoraggia contributi concisi e mirati, evitando che una sola voce domini la conversazione.

Incoraggiare l'ascolto attivo

L'ascolto attivo è una componente vitale della comunicazione efficace. Incoraggiate i partecipanti a impegnarsi attivamente con ciascun oratore:

• Mantenendo il contatto visivo durante le riunioni di persona
• Evitando distrazioni, come controllare il telefono o il multitasking
• Ponendo domande chiarificatrici per dimostrare comprensione e interesse.
• Prendere appunti per catturare punti e idee chiave.

Usate la tecnologia con saggezza

Nell'era digitale di oggi, la tecnologia può essere sia una benedizione che una maledizione nelle riunioni. Tuttavia, può essere usata con saggezza per potenziare le voci anziché metterle a tacere. Per le riunioni virtuali, assicuratevi che tutti i partecipanti abbiano accesso agli strumenti necessari e a una connessione Internet stabile per poter dare il proprio contributo. Fornire istruzioni chiare su come utilizzare qualsiasi funzionalità digitale, come la condivisione dello schermo o le funzioni di chat, per garantire che migliorino piuttosto che ostacolare gli sforzi di comunicazione.

Incoraggiare i contributi scritti

A volte, le persone possono sentirsi più a loro agio nell'esprimere i propri pensieri per iscritto piuttosto che verbalmente durante una riunione. Potreste incoraggiare i partecipanti a presentare contributi scritti prima o durante la riunione. Questo può essere particolarmente utile nelle riunioni più grandi, dove le opportunità di parlare possono essere limitate o intimidatorie. Assicuratevi che voi (o chi conduce) leggiate questi contributi ad alta voce o li visualizziate su uno schermo o bacheca per assicurarvi che siano inclusi nella discussione.

Lasciare il tempo di riflettere

Dopo aver preso importanti discussioni o decisioni in una riunione, è utile lasciare il tempo di riflettere prima di finalizzare le conclusioni. Questo può aiutare i partecipanti più silenziosi a raccogliere i loro pensieri e a contribuire in modo più efficace. Incoraggiate i partecipanti a fare una pausa o a riunirsi di nuovo in un secondo momento per rivedere l'argomento. Questo approccio garantisce che tutte le voci abbiano la possibilità di essere ascoltate e che le decisioni siano ben ponderate.

Cercare un feedback

Dopo la conclusione della riunione, cercate di ottenere un feedback dai partecipanti sul processo della riunione stessa. Chiedere suggerimenti su come migliorare l'inclusività e l'efficacia della riunione. Questo non solo aiuta a perfezionare il galateo delle riunioni, ma dimostra anche l'impegno a migliorare continuamente e a dare potere a tutte le voci del team o dell'azienda.

Le riunioni efficaci non servono solo a raggiungere gli obiettivi, ma anche a promuovere la collaborazione, a incoraggiare prospettive diverse e a dare potere a tutte le voci. Implementando queste strategie di galateo delle riunioni, è possibile creare un ambiente di riunione più inclusivo e produttivo, in cui la voce di tutti non solo viene ascoltata ma anche valorizzata. Ricordate che la chiave del successo delle riunioni è garantire che ogni partecipante si senta visto, ascoltato e rispettato nella discussione, il che porta a un migliore processo decisionale e a una maggiore coesione del team.