Hvordan møterommet er sattopp kan ha stor innvirkning på hvor mye deltakerne vil være engasjert i møtet. Men hva som er riktig oppsett vil avhenge av hva formålet med møtet er. Nedenfor ser vi på hvorfor møteromsoppsettet kan legge til rette for engasjement, noen av de forskjellige oppsettet for møterom som er tilgjengelige for deg, og hvordan du velger det som er best for ditt møte.

Hvorfor er møteromsoppsettet så viktig?

Det er mange grunner til at utformingen av møterom er viktig. Riktig layout vil hjelpe teamet til å føle seg mer engasjert og i stand til å bidra til møtet. Det kan bidra til å legge til rette for ideer og diskusjoner, om igjen kan føre til et mer produktivt møte.

Å bruke et annet møteromsoppsett enn det som forventes kan være en god måte å rokke ved det litt satte og forutbestemte. Det kan hjelpe folk til å bryte ut av sine vanlige vaner og være åpne for nye ideer og opplevelser.

Hva bør du vurdere når du skal utforme møteromet?

Når du skal sette opp et møterom er det noen få faktorer du må vurdere og ta hensyn til:

• Antall deltakere

Hvor mange personer vil delta på møtet ditt? Dette vil ha stor betyding for hvilken løsning du bør velge. Noen alternativer vil ikke være passende for store grupper, og andre vil ikke fungere for mindre antall.

• Tilgjengelighet

Møteromsoppsettet ditt må overholde helse- og sikkerhetsreglene. Du må sørge for åpne tilganger til nødutganger, og sørge for rullestoltilgang om nødvendig.

• Størrelse på møterom

Størrelsen på møterommet kan begrense alternativene for oppsett av møteromet. Hvis rommet lite, har du kanskje få alternativer for hvordan du kan innrede rommet. Det vil imidlertid fortsatt være engasjerende alternativer som vi vil gå nærmere inn på nedenfor.

• Visuelle verktøy

Hva slags visuelle verktøy vil du bruke i møtet? Trenger du et lerret? Har du planer om å samarbeide med whiteboards? Verktøyene du skal bruke er med på å avgjør hva som er det beste møteromsoppsettet for dine behov.

• Deltakerutstyr

Hvilket utstyr vil deltakerne bruke? Hvis de har bærbare datamaskiner, må møterommet ditt ha plass til dette og nok kontakter for å kunne lade, slik at folk kan fortsette å jobbe uten avbrudd, men det er også vitkig å forsøke å unngå at man snubler i kabler.

• Ekstra 

Når du bestemmer deg for utformingen av møterom, må du også vurdere eventuelle ekstra ting. For eksempel, hvis du skal spise i møterommet, må du inkludere en plass for mat. Hvis te og kaffe skal være tilgjengelig gjennom hele møte trenger du en plass til dette i rommet, eller kan man ha et "pauserom" der man kan spise og drikke.

• Mål 

Til slutt, men kanskje viktigst, må du vurdere hva du ønsker å oppnå i møtet. Dette vil ha størst innvirkning på det beste møteromsoppsettet for å fremme maksimalt engasjement. Er møtet ditt for å videreformidle informasjon? Er det å samarbeide og komme med ideer? Er det å undervise og utdanne? Hvert møteromslayout vil ha fordeler og ulemper, så målene dine for møtet bør være klare.

Utforming av møterom

U-form

U-form for møterom er kanskje en av de vanligste layoutene, spesielt når du har et sentralt fokuspunkt, for eksempel en presentasjon eller en foredragsholder. Med U-form oppsettet setter du opp bordene i en hesteskoform. I den åpne enden kan du ha en tavle, projeksjonsskjerm eller høyttaler (eller alle de ovennevnte, hvis møtet krever det).

Du kan også sette opp en U-form uten bord hvis det er et møte der man skal har mer interaktivitet og deltakerene trenger ikke å bruke en PC. I dette tilfellet kan du ganske enkelt plassere stoler i en U-form slik at alle kan se fokuspunktet.

U-formen gir bedre kommunikasjon mellom deltakerne, siden de alle kan se hverandre. Samtidig kan deltakerne alle enkelt se foredragsholderen og/eller presentasjonen, så det er lett for dem å holde seg engasjert. Når man har bord kan deltakerne enkelt gjøre notater på sine bærbare datamaskiner eller på papir.

En ulempe med U-form-oppsettet er at flertallet av deltakerne vil se fokuspunktet fra siden. Dette kan bli ubehagelig hvis møtet skal vare over lang tid.

U-formen er heller ikke den beste hvis du har store grupper. Hvis U-formen er for stor vil folk ikke være i stand til å kommunisere og kan slite med å se fokuspunktet. Du må også vurdere om U-formen bruker plassen mest effektivt, mindre møterom kan kanskje ikke tilpasses oppsettet.

Styrermøte

Dette styrermøteoppsett er et annet populært møteromsoppsett. Med denne stilen vil du vanligvis ha ett stort rektangulært bord med stoler rundt. Denne layouten fungerer best for møter som er fokusert på en agenda i stedet for en presentasjon, med informasjon og potensielle ideer som deles.

Fordelene med denne løsningen er at den lar alle deltakere kommunisere og samarbeide, da alle kan se hverandre direkte. Bordet gir god plass til bærbare datamaskiner, notatbøker, dokumenter, samt drikke og til og med mat.

En av ulempene med denne layouten er at det ikke er så bra hvis mans skal dele en presentasjon alle skal se. Vanligvis vil noen mennesker måtte snu seg på plass hvis det må være ett fokuspunkt.

En annen ulempe er at deltakerne kan bli distrahert hvis de har de bærbare datamaskinene foran seg. I dette tilfellet er det viktig å kommunisere at e-poster og annet arbeid bør vente til etter møtet, eller i en pause. 

En annen potensiell ulempe med styrerommets møteoppsett er at folk i den ytterste enden av bordene kan føle seg isolert. Noen ganger kan det fungere utmerket å ha en eller to personer i endene hvis du har en møteleder eller leder som bør være i fokus. Hvis du gjennomfører et møte der alle skal være på lik linje, kan bruk av et sirkulært eller firkantet bord bidra til å balansere ting.

Teater

Teatrets møteroms oppsett er perfekt for svært store grupper der formålet med møte er å formidle informasjon eller utdanne. Her setter du opp stoler på rader, som i et teater, alle vendt mot ett fokuspunkt. Ofte vil fokuspunktet inkludere et lerret eller en tavle, eller begge deler.

En av fordelene med dette layoutalternativet er at du enkelt kan ta imot store grupper av mennesker. Uten bord kan du få plass til flere stoler samtidig som du har enkel tilgang. Deltakerne vil være fullstendig fokusert på foredragsholderen og/eller presentasjonen, ettersom de alle enkelt vil kunne se den og ikke har bærbare datamaskiner eller noe annet foran seg som kan forårsake distraksjon.

Dette møteromsoppsett vil ikke være best hvis møtet krever samarbeid mellom deltakerne. Det kan være en viss mulighet til å invitere til diskusjoner mellom de som sitter ved siden av hverandre hvis det er nødvendig, men generelt bør fokus være på foredragsholderen, og å ta inn informasjon.

Det kan være vanskelig i dette oppsettet for deltakerne å ta notater. Du kan bruke seter i universitetsstil som inkluderer et lite, festet bord for å ta notater. Eller du kan sørge for at presentasjonen sendes ut til deltakerne etter møtet, slik at de kan oppdatere seg på hva som ble sagt.

Klasserom

Klasserommets oppsett er likt teaterstilen, men her blir det bord. Så rommet vil bli satt opp som et klasserom, med bord og stoler i rader vendt mot fronten av rommet. Denne layouten er flott hvis du har en presentasjon og/eller høyttaler, men krever også at deltakerne bruker bærbare datamaskiner eller andre enheter. Bordene gir mulighet for ekstra plass til å notere, men det gir også plass for at og drikke ved behov.

I likhet med teaterstilen innbyr ikke dette layoutalternativet samarbeid mellom deltakerne, så det må man tenke på før man evt. velger dette alternativet. 

Noen ganger kan klasseromsoppsettet bety at de som er plasert ytterst på radene synes det er vanskelig å se fokuspunktet. Å ordne radene i vinkler, slik at de er i en vinkel i forhold til brennpunktet, kan bidra til å dempe dette.

Kabaret

Kabaretmøterommet er flott når du trenger deltakere til å se et sentralt fokuspunkt, men også samarbeide i mindre grupper. Det vil bestå av en rekke mindre, runde bord. Setene vil bli arrangert i en halvmåne rundt den ene halvdelen av bordet, med en åpen plass rundt den andre halvdelen vendt mot fokuspunktet.

Kabaret-møteromslayoutstiler gir maksimalt engasjement siden deltakerne vil ha en klar sikt av foredragsholderen og/eller presentasjonen. Samtidig vil de kunne diskutere og kommunisere med hverandre, i sine små grupper på hvert bord. Dette alternativet er perfekt for presentasjoner som krever gruppearbeid underveis.

En potensiell ulempe med sitteplasser i kabaretstil er at det kan oppmuntre til prat mellom deltakerne når det ikke er relevant eller ikke rett tid. En engasjerende presentasjon vil bidra til å unngå dette.

Banquet

Banquet-møteromsoppsettet ligner på kabaret ved at det består av en rekke mindre, runde bord. Men med sitteplasser i bankettstil vil stoler bli arrangert rundt hele bordet.

Bankettoppsettet er perfekt når hovedmålet med møtet er gruppesamarbeid eller nettverksbygging. Det muliggjør enkel kommunikasjon mellom deltakerne, og bordet gir god plass til å bruke bærbare datamaskiner, ta notater og ha forfriskninger.

En ulempe med sitteplasser i bankettstil er at det kan være vanskelig for nettverksbygging mellom andre grupper. Du kan inkludere mingling i møtet ditt, dvs. be deltakerne bevege seg rundt bordene og bytte plass i løpet av møte.

Bankettmøteromsoppsettet gjør det mer vanskelgi hvis man skal vise en presentasjon til alle, man mangler et felles fokuspunkt. Lyden kan også være krevende hvis man noen skal holde en presentasjon, da bør man vurdere bruk av mikrofoner og høyttalere plassert rundt i rommet, samt at den som holder presentasjonen kan beveges seg rundt i rommet for økt engasjement med møtedeltakerene. Hvis du har en presentasjon, kan det være bedre å bruke et alternativt møteromsoppsett, for eksempel kabaret, slik at folk slipper å snu seg i stolene for å se den.

Hva er det beste møteromoppsettet for ditt møtet?

Det beste møteromsoppsettet vil avhenge av målene for møtet. Hver stil har forskjellige fordeler for å maksimere deltakernes engasjement.

Hvis du har en liten gruppe og formålet med møtet er å utveksle informasjon, kan styreromstilen fungere best.

Hvis du har en liten til middels gruppe og du ønsker at deltakerne skal se en presentasjon eller et sentralt fokuspunkt mens de fortsatt kan kommunisere med hverandre, kan U-stilen være det beste.

Hvis du du har en middels til stor gruppe og krever at deltakerne skal se en presentasjon eller foredragsholder med lite eller ingen samarbeid, kan teater- eller klasseromsoppsett være de beste alternativene.

Hvis du har en middels til stor gruppe der man legger opp til gruppeoppgaver dere må samarbeide med hverandre vil bankett- eller kabaretstilene fungere best.