Är din avdelning överväldigad av veckovisa möten som stör deras produktivitet? Enligt en studie från Atlassian känner 78 %* av människor sig överväldigade av antalet möten de förväntas delta i, och 51 %* slutar med att arbeta övertid för att hantera mötesöverbelastningen. Budskapet är tydligt: vi spenderar för mycket tid på möten.
Oavsett om du är teamledare, chef, projektledare, HR-specialist eller avdelningschef, är du inte främmande för det veckovisa teammötet. Och vi skulle bli förvånade om du inte har stött på klagomål om överbelastning av möten under din tid i en ledarroll, med tanke på statistiken ovan. Men du måste ju ha veckovisa möten, eller hur? Annars, hur ska dina anställda annars hålla sig informerade?
I det här blogginlägget kommer vi att utforska fördelarna med att byta till möten varannan vecka. Denna idé blir allt mer populär och är ett sätt att upprätthålla effektiv kommunikation utan onödiga störningar. Denna guide hjälper dig att avgöra om möten varannan vecka kommer att vara mer framgångsrika för ditt team än veckovisa eller månatliga möten, och få ut det mesta av den tid du har med dina medarbetare.
Varför överväga möten varannan vecka?
Vi är ett företag, och vi förstår det – regelbundna möten är ett av de bästa sätten att hjälpa dina anställda att hålla sig informerade och uppkopplade. Du kan skicka ut alla meddelanden och bulletiner du vill, men det finns inget som slår ansikte-mot-ansikte-uppdateringar för att säkerställa att meddelanden tas emot och förstås tydligt. Det är en möjlighet att säkerställa att alla är överens om projekt, mål och resultat, och det är den perfekta plattformen för dina medarbetare att dela idéer och funderingar.
För vissa team är veckomöten helt enkelt för mycket. När arbetsbördan är hög och scheman fullspäckade kan veckovisa återkommande möten kännas som inget annat än en syssla, kanske till och med en olägenhet. Du riskerar att folk får svårt att koncentrera sig och fokusera under teammöten, eftersom de oroar sig för kommande deadlines och prioriteringar. De kan till och med tacka nej till mötet helt.
Och ändå kan ett månatligt möte inte heller kännas helt rätt – så mycket kan hända under en fyraveckorsperiod, och en månads uppdateringar kan vara mycket att leverera och ta in på ett möte.
Fördelar med möten varannan vecka
Ett möte varannan vecka kan ge liknande strukturerade uppdateringar, vilket gör det möjligt för medlemmar att dela sina framsteg med projekt och initiativ och hålla alla andra informerade om eventuella förändringar eller viktiga uppdateringar.
Tvåveckors teammöten är ett utmärkt sätt att uppmuntra samarbete, brainstorma idéer och förklara nya koncept, och ett effektivt sätt att göra detta är via en whiteboard. Detta papperslösa kommunikationsverktyg är enkelt men kraftfullt, oavsett om du väljer ett stort väggmonterat eller ett mindre portabelt alternativ för ditt kontor.
Att organisera ditt teammöte varannan vecka istället för varje vecka kan hjälpa till att minska tidspressen för personalen och frigöra dem att lägga mer tid på att sträva efter sina mål. Och att välja tvåveckorsmöten istället för månatliga möten säkerställer att dina anställda fortfarande får höra viktig information i rätt tid, utan risken att nyheterna blir nästan fyra veckor föråldrade.
Hur man genomför ett effektivt möte varannan vecka
Nu när vi har gått igenom fördelarna, hur kan vi säkerställa att dessa möten blir produktiva?
Om du byter från veckovis till varannan vecka kommer du att leverera mer information inom en liknande tidsram, så att hålla sig på rätt spår är avgörande. Och känn inte behov av att förlänga mötestiden bara för att det sker mer sällan – det är kontraproduktivt. Sikta på högst 60 minuter – ännu bättre, 30–45 minuter. Var förberedd med rätt verktyg för att hålla alla fokuserade, som till exempel en stor, kvalitativ blädderblock. Detta är avgörande för att visuellt följa projekttidslinjer och uppgifter.
Teammöten hålls ofta i olika kontorslokaler, så att använda en portabel lösning som Nobo Move & Meet Mobile Magnetic Flipchart Easel ger flexibilitet, vilket gör att du enkelt kan byta mellan kontorsutrymmen och mötesrum.
Beroende på hur ditt teammöte är kan det vara viktigt att ta sig tid att reflektera, och plattblocken är ett användbart sätt att göra detta. Och glöm inte att följa upp med att sammanfatta viktiga punkter och återcirkulera noter och handlingspunkter.
Bästa praxis för att hålla effektiva tvåveckorsmöten
Om du väljer möten varannan vecka behöver du använda din tid väl, så organisation är avgörande. Kom förberedd med en agenda, nedskriven på ett visuellt hjälpmedel som en whiteboard eller en flipchart, så att varje deltagare förstår varför de är där och vad de kommer att lära sig under mötet. Vissa är visuella lärande, medan andra är mer auditivt fokuserade, så det är bäst att ha båda aspekterna täckta för att öka förståelsen samtidigt som man tillgodoser olika typer av elever.
Håll dig till rätt spår och håll dig till din agenda – det visar att du respekterar allas dyrbara tid och hektiska scheman. Att ha en tydlig (och synlig) agenda hjälper dig att hålla dig ansvarig för diskussionen och se till att allt flyter på smidigt. Vi vet alla hur frustrerande det är när ett möte drar ut på tiden – ännu värre, när det är ett återkommande möte!
För de längre teammötena, håll alla engagerade och höj energin i rummet genom att inkludera gruppaktiviteter med interaktiva verktyg, som Nobo Whiteboard Accessories Kit Bag. Med praktiska inslag som flerfärgade whiteboardpennor, magneter, magnetiska skrivrutor, rutnätstejp, mini-whiteboards och miniwhiteboardpennor är den perfekt för att uppmuntra produktivt lagarbete – vilket ofta ger utmärkt resultat.
Bör ditt företag införa möten varannan vecka?
Om du vill hålla dina anställda uppdaterade utan att sätta press på deras tid, är svaret ett rungande ja. Med fördelar som att upprätthålla effektiv kommunikation utan onödiga störningar och erbjuda en regelbunden plattform för dina medarbetare att dela idéer och funderingar, är vi övertygade om att en tvåveckorsmetod är ett effektivt sätt för dig och ditt team att hålla kontakten.
Varför inte ta dig tid att utvärdera din egen teamdynamik och kommunikationsbehov? Du kan upptäcka att möten varannan vecka är lösningen ditt företag behöver för att förbättra kommunikation och prestation utan att riskera utbrändhet.
Fortfarande osäker? Överväg en provperiod med möten varannan vecka för att se hur ditt team reagerar. Samla in feedback och justera därefter för att säkerställa att du uppfyller allas behov. Du kommer snart att få ditt svar.
