I det här blogginlägget kommer vi att förklara de vanligaste misstagen som görs när det gäller agendor, och hur du kan få dina möten att fungera mer effektivt – oavsett om du är teamledare, chef, projektledare eller HR-proffs.
Dagordningar är avgörande för att genomföra effektiva möten. En mötesagenda säkerställer inte bara att varje deltagare är tydlig med vilka ämnen som ska diskuteras så att de kan komma förberedda, utan den håller också allt på rätt spår och samtalet är produktivt. Det är mindre risk att mötet drar ut på tiden, och det hjälper till att främja ansvarstagande. Trots detta har forskning visat att endast 37%* av arrangörerna säger att de alltid använder en agenda. Det kan också finnas en brist på förståelse för vad en mötesagenda bör innehålla, vilket kan leda till tidsfördrivna och oengagerade deltagare – vilket inte är optimalt!
I det här blogginlägget kommer vi att förklara de vanligaste misstagen som görs när det gäller agendor, och hur du kan få dina möten att fungera mer effektivt – oavsett om du är teamledare, chef, projektledare eller HR-proffs.
Det viktigaste att tänka på när man planerar ett möte är det avsedda resultatet av sessionen. Utan detta kan ditt möte ganska lätt falla samman – vilket inte är det resultat någon vill ha! Brist på tydliga mål kan inte bara leda till förvirring kring syftet med mötet, utan också slösa mycket tid – och låt oss vara ärliga, vår tid är mer värdefull än någonsin.
Lösningen? Var kortfattad och se till att varje diskussionspunkt är specifik och lätt att förstå. Visuella hjälpmedel, som whiteboards, är ett utmärkt sätt att presentera din agenda och tydligt definierade mötesmål. Detta papperslösa kommunikationsverktyg är inte bara enkelt men kraftfullt, utan det finns också ett enormt utbud av olika typer av kontorsutrymmen, från stora väggmonterade whiteboards till mindre portabla alternativ.
Det är lätt att bli överväldigad eller trött när man har för många punkter på dagordningen – våra hjärnor kan egentligen bara fokusera på så mycket åt gången. Dessutom är det mycket mer sannolikt att tiden tar slut om du försöker täcka fler ämnen än vad som rimligen kan rymmas i mötets längd.
Vi föreslår att du begränsar din agenda till 3–5 nyckelämnen för att hjälpa alla att hålla sig på rätt spår och för att ha de produktiva samtal du verkligen behöver ha inom ditt företag. Om du har mer att prata om är ett uppföljande möte en bättre lösning. På så sätt kan du ge dina viktiga ämnen utrymme att utforskas grundligt och hålla alla i rummet engagerade.
Att ständigt få slut på tid och rusa igenom de sista punkterna på din agenda? Du är inte den enda. Tidsplanering är en av de viktigaste faktorerna när man planerar en agenda. Förutom att det kan försena slutet på ditt möte (vilket innebär missnöjda kollegor), riskerar du att missa viktig information.
Vårt råd? Titta på vilka ämnen du vill diskutera under mötet och fundera på hur länge du vill ägna åt att prata om varje ämne. Du behöver inte nödvändigtvis dela upp tiden du har lika mellan ämnena, men ha en plan. Om samtalen eskalerar kan du helt enkelt anteckna det och följa upp efter mötet. Att ge varje punkt på agendan tid att glänsa betyder att du och ditt team kan vara mer noggranna. Självklart är det också viktigt att vara flexibel och anpassa agendan efter diskussionens flöde, så du måste hitta en balans.
Utan att ha insyn i agendan före mötet kommer dina anställda sannolikt att känna sig oförberedda och mycket mindre benägna att delta i diskussioner. Du riskerar att missa värdefull input, särskilt från personal som presterar bättre när de kan planera i förväg – kom ihåg att inte alla är skickliga på att tänka snabbt och det är okej.
Att skicka din agenda i förväg hjälper dina deltagare att känna sig förberedda med alla fakta, siffror och uppdateringar de behöver, så att de är redo att delta och engagera sig. Och när det är fastbundet, skriv upp det någonstans där alla kan se det under mötet, som på en stor blädderplatta eller whiteboard, för att påminna alla om vad som täcks från det ögonblick de kliver in i rummet. Om dina deltagare vet vad de kan förvänta sig är de mer benägna att engagera sig i gruppdiskussioner och brainstormingsessioner. Om dessa kommer att vara med på ditt möte, glöm inte att komma förberedd med alla tillbehör du behöver för att alla ska kunna delta och delta effektivt.
Att inte tilldela roller för mötet kan sluta i katastrof. Minst av allt bortkastad tid medan du bestämmer vem som ska göra vad i början av mötet. Det är ett säkert sätt att koppla bort alla från allra första början.
Det är viktigt att veta vem som kommer att facilitera, anteckna, hålla tid, följa upp (och andra roller som är viktiga för mötet) i förväg, eftersom detta inte är något du vill bestämma i början av din session. Detta ger alla ett tydligt syfte och förståelse för vem som ansvarar för vad – och de kommer att känna sig mycket mer organiserade och produktiva som resultat. Topptips: den som ansvarar för anteckningarna skulle ha nytta av ett bra blad av hög kvalitet, med gott om plats att skriva anteckningar och tillräckligt stort för att alla ska kunna se det.
Redo att skriva din agenda? Här är våra nyckelkomponenter för en framgångsrik mötesagenda. Täck alla dessa punkter och njut av ett effektivt och produktivt möte.
· Tydligt mötesnamn
· Datum, tid och plats, oavsett om det är en fysisk eller online-plats
· Övergripande mål eller mål
· Lista över diskussionspunkter med tidsfördelning för varje
· Bestäm vem som ansvarar för att leda varje poäng
· Deltagarlista
Nyckeln till ett framgångsrikt möte är en noggrann agenda. Det hjälper inte bara mötet att flyta på smidigt och förhindrar att det drar ut på saken, utan det gör också att dina deltagare kan förbereda sig i förväg och bidra effektivt. Agendan sätter tydliga förväntningar så att alla vet inte bara vad som tas upp, utan också vad som förväntas av dem, och det hjälper till att förhindra att samtalen spårar ur ämnet. Du kan till och med upptäcka att ditt företag får färre möten som ett resultat, eftersom de möten du har blir mycket mer effektiva!
Försök att titta på de möten du har kommande veckor. Har de alla en agenda? Om inte, ta detta som din signal att börja planera.